Формы, отчеты

Форма — это объект БД, предназначенный для ввода и отображения информации. Формы позволяют выпол­нить проверку корректности данных при вводе, прово­дить вычисления, обеспечивают доступ к данным в свя­занных таблицах с помощью подчиненных форм.

Работа с формами может происходить в трех режи­мах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Кон­структора. Выбрать режим работы можно при помощи кнопки Вид панели инструментов Конструктор форм либо с помощью команды меню Вид.

В режимах Формы и Таблицы можно осуществлять до­бавление, удаление и редактирование записей в таблице или в запросе, являющемся источником данных для форм.

В режиме Конструктора можно производить измене­ние внешнего вида формы, добавление и удаление эле­ментов управления, разработку.

Отчет — это объект базы данных, который предназна­чен для вывода информации из баз данных, прежде все­го на принтер. Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на эк­ране. Источником данных для отчета может служить таб­лица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, напри­мер, итоговые суммы

Запросы

Запросы — это объект базы данных, который служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов со­стоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу. Применение запросов позволяет избежать дублирования данных в таб­лицах и обеспечивает максимальную гибкость при поис­ке и отображении данных в базе данных

Все запросы делятся на две группы: запросы-выбор­ки, запросы-действия.

Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями. К этой группе запросов относятся следующие.

• Запрос к связанным таблицам — позволяет произ­водить выборку данных из связанных таблиц.

• Перекрестный запрос — отображает итоговые дан­ные с группировкой их по горизонтали и вертикали, вы­водя результаты их обработки в виде таблиц.

• Запрос с параметром — позволяет пользователю за­дать критерий отбора, введя нужный параметр при вызо­ве запроса.

• Запрос с вычисляемым полем — позволяет рассчи­тать данные на основе других полей из той же строки запроса.

• Запрос с критерием поиска — позволяет произво­дить отбор записей в соответствии с заданным критери­ем поиска.

• Запрос с итогами — производит математические вы­числения и выдает результат.

Запросы-действия позволяют модифицировать дан­ные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи. К этой группе запросов относятся следующие.

• Запросы на создание таблицы создают таблицы на основании данных, содержащихся в результирующем множестве запроса.

• Запросы на добавление записей позволяют добав­лять в таблицу записи, создаваемые запросом.

• Запросы на обновление изменяют значения суще­ствующих полей в соответствии с заданным критерием.

• Запросы на удаление удаляют записи из одной или нескольких таблиц одновременно.

В Access можно создавать запросы при помощи Мас­тера запросов и с помощью Конструктора.

Конструктор запросов позволяет создавать новые и изменять существующие запросы, поэтому он является основным способом при создании запросов QBE.

При создании запросов в режиме Конструктора от­крывается специальный бланк, называемый бланком зап­росов по образцу. Этот бланк состоит из двух областей. В верхней части отображаются структуры таблиц, к ко­торым адресован запрос, а нижняя часть представляет собой таблицу описания запроса, которая имеет 5 основ­ных строк. Количество столбцов в запросе определяется количеством выбранных полей, которые будут использо­ваны в запросе.

Назначение строк в бланке Конструктора запросов:

• 1-я строка Поле предназначена для ввода имени поля запроса и обозначения поля: — источника данных или вы­числяемого выражения;

• 2-я строка Имя таблицы предназначена для задания имени таблицы — источника данных;

• 3-я строка Сортировка предназначена для указания порядка сортировки в данном поле. Может принимать следующие значения: по возрастанию, по убыванию, от­сутствует;

• 4-я строка Вывод на экран содержит флажок, указы­вающий на то, будет ли выводиться соответствующее зна­чение поля;

• 5-я строка Условие отбора содержит критерий, по которому будет происходить отбор записей в результи­рующую таблицу.

Запросы могут быть созданы на основе одной или не­скольких таблиц. Многотабличные запросы позволяют получить информацию из нескольких предварительно связанных между собой таблиц.

.

6