Сортування по декількох полях

При роботі з великими базами даних буває потрібно провести сортування декільком полям, щоб виділити в ній декілька груп записів, що мають спільну ознаку, а в кожній групі збудувати записи додатково поодинці або двом полям. У прикладі із списком співробітників логічно було б відсортувати записи по Відділу, а потім за посадою і по Прізвищу. Що вийде в результаті? У базі даних будуть виділені групи записів, відповідні людям, що працюють в одному відділі. Далі, усередині кожної такої групи запису будуть відсортовані на основі поля Посада. Якщо ж усередині відділу декілька людей мають одну посаду, записи, що відносяться до них, будуть відсортовані ще і по полю Прізвище.

Щоб здійснити сортування по декількох полях, виберіть на вкладці Данные у групі Сортировка и фильтр ви можете вказати перше поле, по якому слід провести сортування, потім два наступні поля для додаткового сортування. При виборі полів завжди починайте з того, в якому більш всього однакові значення, інакше в групах, створених після першого сортування, не буде достатньо записів, щоб провести додаткове сортування по полях, що залишилися.

Створення проміжного звіту

Проміжний звіт дозволяє провести обчислення над кожною групою записів, створених в результаті сортування, — не поважно, поодинці ним скільком полям. Обчислення можуть бути результатом дії однієї з дванадцяти функцій, з них найбільш корисними є СУМ, СРЗНАЧ і СЧЕТ. Після сортування, приведеного як приклад, ви могли б підсумувати поле Зарплата для кожного Відділу, щоб побачити, скільки грошей вирушає на виплату зарплати для кожного відділу компанії. Якщо ви також хочете підрахувати число людей в кожному відділі, вам необхідно повторити наступну процедуру, зберігши перший звіт і додавши до нього нову інформацію. Перш ніж приступати до створення будь-якого проміжного звіту, необхідно відсортувати базу даних, щоб розбити записи на групи, над якими потім можна було б проводити дії, наприклад складання, підрахунок, знаходження середнього арифметичного і так далі Отже, завершивши сортування, виберіть на вкладці

Данные у групі Структура Промежуточные итоги.

У діалоговому вікні, що відкрилося, виконайте пропоновані дії.

1. Клацніть за випадним списком опції При каждом изменении в і виберіть поле, сортування по якому створює найбільші за розміром групи записів.

2. У списку Операция вкажіть потрібну операцію.

3. У списку полів опції Добавить итоги по помітьте ті поля, до яких слід застосувати вказану функцію. Наприклад, якщо вибрали функцію СУММ, слід вибрати поля з чисельними даними, а якщо ви вибрали СЧЕТ, можете вибрати будь-яке поле, оскільки Excel просто підрахує, скільки полів входить в створені в результаті сортування групи.

4. За умовчанням опція Заменить текущие итоги є включеною. Це означає, що, якщо ви вже створювали звіт з проміжною сумою по даній базі даних, він буде видалений і замінений тим, який ви зараз створюєте. Відключите цю опцію, якщо ви додаєте новий рівень (дрібнішу проміжну суму) до існуючого звіту.

Отже, що ж тепер робити з кнопками в лівій стороні електронної таблиці? Ви можете клацнути по ним, щоб розкрити або прибрати окремі частки звіту. Якщо ви бажаєте побачити всі подробиці звіту — кожен запис і всі проміжні суми, — клацніть по кнопці 3. Якщо ж хочете побачити тільки суми (як показано на наступній ілюстрації), клацніть по кнопці 2. Якщо ж вам потрібна тільки спільна сума без всяких пояснень, клацніть по кнопці 1.

Кнопки із знаками плюс і мінус зліва дають можливість розкрити або прибрати окремі розділи звіту. Наприклад, якщо ви хочете бачити тільки суми, а деталі по конкретних записах вам не потрібні, розкрійте одну з сум, щоб проглянути подробиці, а останні залиште згорнутими. Клацніть по значку плюс напроти тієї суми, яку хочете розкрити. Значок перетвориться на мінус, означаючи, що всі доступні дані вже відображуються.

Рада., Щоб видалити проміжний звіт з вашої бази даних, просто виберіть на вкладці Данные у групі Структура Промежуточные итоги.

У діалоговому вікні, що відкрилося, клацніть по кнопці Убрать все в діалоговому вікні, що з'явилося. Діалогове вікно буде негайно закрито, а всі проміжні підсумки будуть видалені з вашої бази даних.

Пошук записів

Немає нічого гіршого, ніж поглядати на список з декількох сотень записів, не знаходячи при цьому потрібною. В цьому випадку вам допоможуть дві функції програми Excel, використовувані для фільтрації бази даних. По-перше, це функція Автофильтр, яка дозволяє вказати критерії відбору для одного або декількох полів бази даних і побачити що тільки задовольняють даним критеріям запису. По-друге, це функція Расширенный фильтр, яка дозволяє скласти зразок запису і виконати пошук всіх записів, відповідних даному зразку.

Використання автоматичної фільтрації для пошуку записів в списку.

Функція Автофильтр є автоматичний інструмент для фільтрації бази даних Excel. Щоб скористатися їм, слідуйте даним інструкціям.

1. Клацніть по будь-якому вічку бази даних і клацніть по кнопці Автофильтр на панели быстрого доступа. Як тільки ви виконаєте дану команду, назви полів таблиці перетворяться на випадні списки:

2. Клацніть правою кнопкою миші за випадним списком того поля, по якому ви хочете фільтрувати дані, і у контекстному меню, що відкриється, виберіть одну з п’яти пропонованих опцій – Применить повторно, Фильтр по значению выделенной ячейки, Фильтр по цвету выделенной ячейки, Фильтр по цвету шрифта выделенной ячейки, Фильтр по значку выделенной ячейки.

Відфільтрувавши список по одному полю, можете продовжити процес, використовуючи інші поля. В результаті список ставатиме все менше, аж до одного запису або взагалі до порожнього списку, якщо жодна із записів не відповідає заданим вами критеріям.

Увага!!! Якщо такої кнопки нема, тоді створіть ії за допомогою послідовного виконання

наступниї дій: клацніть по кнопці і у низу меню, що розкриється, клацніть по кнопці . У діалозі, що з’явиться, оберіть пункт , у списку Выбрать команды из віберіть Все команды і серед переліку усіх команд виберіть Автофильтр. Клацніть по кнопці Добавить і по кнопці ОК. На панели быстрого доступа з’явиться кнопка Автофильтр.