Пошук записів за допомогою форми даних
Форма даних дозволяє проводити пошук необхідних записів.
Для цього треба:
клацнути будь-яке вічко списку;
відкрити форму даних за допомогою кнопки Форма на панели быстрого доступа;
клацнути кнопку Критерии;
ввести шукані значення у відповідні поля (можна заповнювати не всі поля!);
клацати кнопку Далее, поки не пролунає звуковий сигнал, що означає, що виведені всі записи, що задовольняють вибраним критеріям;
клацнути кнопку Закрыть, щоб закінчити роботу з формою даних.
Виконуючи пошук за допомогою форми даних, використовуйте кнопку Назад, щоб повернутися до попереднього запису, або кнопку Вперед, щоб перейти до наступного запису.
Як зафіксувати імена полів в базі даних.
У
міру
введення даних ви рано чи пізно опинитеся
за ситуації, коли заголовки стовпців
вже не будуть видні на екрані. Що робити
- адже, не бачивши заголовків, вводити
записи не дуже зручно. Досить зафіксувати
на екрані строчку із іменами полів. Для
цього виділите строчку під заголовками
полів і виберіть на вкладці Вид
кнопку
і у меню, що відкриється, оберіть потрібне
закріплення:
.
Заголовки
стовпців (тобто імена полів) тепер
відображуватимуться на екрані, незалежно
тому, скільки даних ви введете в список.
Щоб
зняти закріплення, виділите строчку
під заголовками полів і виберіть на
вкладці Вид
кнопку
і у меню, що відкриється, оберіть потрібне
закріплення:
Пам'ятаєте, що вводити записи в якомусь певному ладі не потрібно - згодом ви легко зможете їх відсортувати по будь-якому полю.
Рада. Щоб прискорити введення даних, функція автозаповнення програми Excel намагатиметься вгадати, що саме ви збираєтеся вводити в кожне вічко, грунтуючись на тому, що ви вже ввели у вічка, що відносяться до цього ж поля. Наприклад, якщо ви вводите списом співробітників компанії і в одному з вічок поля Посаду вже введено «Координатор», функція автозаповнення автоматично введете «Координатор» в наступне вічко цього ж поля, як тільки ви введете в неї «Ко». Якщо ж в якійсь іншому вічку цього ж поля міститься «Консультант», функція автозаповнення почекає, поки ви не введете «Коо» або «Кон». Якщо значення, що з'явилося у вічку, є саме тим, що ви збиралися ввести, натискуйте Tab, щоб прийняти його і перейти до наступного вічка. Якщо воно невірне, просто проігноруйте його і продовжите набір значення у вічко.
Сортування по одному полю
Сортування
по одному-єдиному полю можна виконати
буквально миттю. Просто клацніть
по будь-якому вічку в тому стовпці, по
якому ви хочете
провести
сортування, виберіть вкладку Данные,
а
потім натискуйте на кнопку
Сортировать
по возрастанию
або
Сортировка
по убыванию,
які розташовуються у групі Сортировка
и фильтр
на вкладці Данные.
Відсортувавши базу даних по одному полю, ви можете провести додаткове сортування по інших полях аналогічним чином. Якщо поле або поля, по яких ви раніше проводили сортування, не перешкоджають новому сортуванню, буде збережений первинний лад записів. Наприклад, якщо в списку співробітників спочатку провели сортування по полю Прізвище, а потім по полю Відділ, записи будуть збудовані в порядку дотримання відділів компанії, але усередині групи співробітників кожного департаменту запису будуть збудовані по полю Прізвище.