Реляційні і двовимірні бази даних

Пакет Office 2007 надає інструменти для роботи з базами даних двох різних типів. Додаток Access оперує реляційними базами даних, тобто ви можете створити декілька таблиць, зв'язаних за допомогою одного або більш загальних полів. Наприклад, одна таблиця містить список клієнтів, а інша – розміри кредитів для кожного клієнта. Ці дві таблиці можна зв'язати по спільному полю Ім'я клієнта або Номер клієнта, після чого, після чого спеціальні звіти зможуть здійснювати вибірку даних з обох таблиць одночасно. Excel служить для роботи з двовимірними базами даних, тобто ви можете створити скільки завгодно баз даних, але кожна буде незалежною від інших. Двовимірні бази не можна зв'язувати, навіть якщо в них маса спільної інформації.

Вимоги спискової бази даних Excel

Не дивлячись на всю простоту, з якою можна створити і підтримувати базу даних Excel, все-таки є декілька правил, що підлягають до виконання. Якщо їм не слідувати, ви не зможете відсортувати і відфільтрувати дані або скласти на їх основі звіт.

• Завжди розташовуйте базу даних горизонтально. Назви полів (заголовки стовпців) повинні знаходитися в першому рядку бази даних (але не обов'язково в першому рядку листа Excel).

• Назви полів можуть займати лише один рядок. Якщо вам вимагається більше 256 полів (спільне число стовпців в одному листі Excel), скористайтеся для зберігання даних додатком Access, а не Excel.

• Не залишайте в тілі бази даних порожніх рядків. Порожні рядки заважають операціям сортування, деколи роблячи сортування взагалі неможливим.

• Використовуйте однакове написання слів. Якщо ви вводите список співробітників компанії і відділів, в яких вони працюють, і записуєте назву відділу і як «Бухг.», і як «Бухгалтерія», ви не зможете провести нормальне сортування записів на основі поля з назвою відділу.

• Виділяйте якомога більше полів в записах. Чим більше буде полів, тим більше буде доступне варіантів сортування і фільтрації.

Створення списку

Настав час створити список, пам'ятаючи про всі правила створення бази даних. Сам процес створення списку складатиметься з двох етапів: створення заголовків стовпців (які є одночасно і назвами полів) і введення записів. Щоб почати введення записів в список, просто клацніть мишею в першому вічку першого порожнього рядка під рядком із заголовками стовпців і почніть введення даних першого запису. Дійшовши до кінця першого запису, натискуйте клавішу Enter, а потім клавішу Ноmе. В результаті ви опинитеся в першому вічку наступного рядка, де зможете почати введення другого запису.

Робота із списком з використанням форми даних

Спростити роботу із створення і редагування списку дозволяє форма даних. Клацніть по кнопці Форма на панели быстрого доступа

Якщо такої кнопки нема, тоді створіть ії за допомогою послідовного виконання

наступниї дій: клацніть по кнопці і у низу меню, що розкриється, клацніть по кнопці . У діалозі, що з’явиться, оберіть пункт , у списку Выбрать команды из віберіть Все команды і серед переліку усіх команд виберіть Форма. Клацніть по кнопці Добавить і по кнопці ОК. На панели быстрого доступа з’явиться кнопка Форма

При натисненні на копку Форма перед Вами з'явиться діалогове вікно з назвою того листа, на якому розташований список.

Щоб скласти список за допомогою форми даних, треба:

• створити заголовки стовпців списку і відформатувати їх;

• клацнути будь-який із заголовків стовпців і натиснуть кнопку Форма на панели быстрого доступа;

• на питання, що з'явилося, считать ли верхнюю строку выделения строкой названий, відповісти позитивно (клацнути ОК).

Щоб додати дані до вже існуючого списку, треба:

• клацнути будь-яке вічко списку і клацнути по кнопці Форма на панели быстрого доступа -- з'явиться форма даних, до полів якої внесені значення вічок першого рядка списку;

• клацнути кнопку Добавить.

У верхньому правому кутку вікна з'явиться напис Новая запись. Далі слідує:

• ввести в поля, назви яких відповідають заголовкам стовпців, необхідні значення;

• клацнути кнопку Закрыть, коли всі записи виконані.

Звернете увагу: назви елементів полів, що вводяться, повинні збігатися з вже наявними назвами.

Для проглядання записів за допомогою форми даних використовуйте кнопки Вперед і Назад. Для видалення виведеного на екран запису використовуйте кнопку Удалить.