Введение

Управление проектами представляет собой совокупность методов, знаний и процессов, основанных на экономических законах и правилах, позволяющая определить эффективность затрат на инвестирование и регулировать ход инвестиционного проекта в соответствии с выбранными целями и имеющимися ресурсами.

Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов.

Термин "временное" означает, что у любого проекта есть четкое начало и четкое завершение. Завершение наступает, когда достигнуты цели проекта; или осознано, что цели проекта не будут или не могут быть достигнуты; или исчезла необходимость в проекте, и он прекращается. "Временный" не обязательно предполагает краткую длительность проекта: многие проекты могут длиться в течение нескольких лет, но во всех случаях проект конечен. Проекты не являются постоянно продолжающейся деятельностью. Большинство проектов предпринимается для достижения устойчивого, длительного результата. Проекты также могут приводить к запланированным или незапланированным воздействиям на социальную, экономическую и окружающую среду, превышающим длительность самого проекта.

В результате проекта получаются уникальные результаты поставки, представляющие собой продукты, услуги или результаты. В результате проекта могут получиться:

• Продукт и производимое изделие, которое можно измерить и которое может быть как конечным звеном производственной цепи, так и элементом.

• Способность предоставить услуги, такие как практические функции, способствующие производству или дистрибуции.

• Результаты, такие как последствия или документы. Например, исследовательский проект получает данные, которые можно использовать для определения наличия тенденции или пользы нового процесса для общества.

Последовательная разработка – это свойство проектов, наравне с понятиями временности и уникальности. Последовательная разработка означает развитие по этапам и протекание по шагам. Например, содержание проекта формулируется в общих чертах на ранних стадиях проекта и впоследствии детализируется и конкретизируется по мере того как команда проекта разрабатывает более ясное и полное представление о целях проекта и результатах поставки.

Управление проектами – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Управление проектами выполняется с помощью применения и интеграции процессов управления проектами: инициации, планирования, исполнения, мониторинга и управления, завершения. Менеджер проекта – это лицо, ответственное за достижение целей проекта.

В управление проектом входит:

• определение требований;

• установка четких и достижимых целей;

• уравновешивание противоречащих требований по качеству, содержанию, времени и стоимости;

• коррекция характеристик, планов и подхода в соответствии с мнением и ожиданиями различных участников проекта.

Система управления проектами – это ряд процессов и связанных с ними функций контроля, объединенных в функциональное единство.

План управления проектом – документ, описывающий, как будет использоваться система управления проектом. Содержание системы управления проектом будет меняться в зависимости от области приложения, влияния организации, сложности проекта и доступности существующих систем.

1. Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл проекта - это совокупность всех его фаз.

Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Например, в проекте издания номера журнала задачей является "проведение редколлегии". Поскольку обычно проект содержит много задач, то для удобства отслеживания плана их объединяют в группы, или фазы.

Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Таким образом, результаты, достигнутые благодаря выполнению каждой из задач, входящих в фазу, формируют ее результат.

Если для достижения результатов задачи достаточно выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. И в этом заключается отличие фазы от задачи: ее результат суммирует результаты других задач. Именно поэтому в MS Project фазы называют суммарными задачами (summary task).

Например, результатом фазы "подготовка материалов" будут материалы номера журнала, которые можно передать на предпечатную подготовку. Поскольку номер состоит из обложки и статей, то для получения результата фазы нужно решить как минимум две задачи: "подготовка обложки", результатом которой будет обложка журнала с фотографией фотомодели и заголовками статей, и "подготовка статей", результатом которой будут все тексты статей журнала.

При планировании работ нужно помнить, что чем детальнее составлен план проекта, тем он точнее (а значит, лучше). Поэтому в тех случаях, когда это возможно, стоит разбивать большие задачи на подзадачи (то есть превращать задачи в фазы). Формальными критериями, показывающими, что задачу можно разбить на подзадачи, являются длительность (задачи редко бывают дольше 2-3 дней) и большое число задействованных исполнителей (как правило, если над решением задачи трудятся больше 2-3 человек, то каждый решает свою собственную задачу, которую можно отдельно учесть в плане проекта).

Проект разбивается на фазы и для удобства отслеживания хода работ. По завершении проектной фазы обычно осуществляется анализ как полученных результатов, чтобы с минимальными затратами определить и исправить ошибки, так и общего хода исполнения проекта, чтобы определить, стоит ли переходить к его следующей фазе.

В большинстве жизненных циклов фазы выполняются последовательно. При этом часто следующая фаза начинается лишь после того, как будут одобрены результаты предыдущей. Однако в некоторых жизненных циклах последующая фаза начинается раньше одобрения результатов предыдущей фазы, если такой риск считается приемлемым. "Пересечение" фаз при планировании называется быстрым путем (fast tracking).

Разбиение проекта на фазы позволяет представить его в виде списка основных результатов и дат, к которым эти результаты должны быть получены. Руководитель проекта осуществляет непосредственный контроль исполнения каждой задачи внутри проекта, сообщая вышестоящему менеджеру только о достижении фазовых результатов. Этому менеджеру, в свою очередь, для контроля исполнения проекта вполне достаточно таких данных.

Любая фаза проекта характеризуется достижением одного или нескольких результатов (deliverables), которые представляют собой осязаемые, измеримые продукты работ (например рабочий прототип изделия) и анализ осуществимости проекта (feasibility study). Результаты проекта (deliverables) и фазы проекта являются частями логической цепи, которая обеспечивает адекватное определение продукта/услуги проекта.

Завершение каждой фазы проекта заканчивается анализом ее ключевых результатов и хода проведенных работ. Это позволяет определить, следует ли переходить к следующей фазе, выявить и исправить допущенные в фазе проекта ошибки. Такое завершение фазы называется kill points.

Для повышения управляемости фаз проекта, их обычно разбиваются на отдельные, подлежащие выполнению работы. Большинство работ связано с получением основного продукта фазы проекта. Этот продукт, обычно и дает название самой фазе (требования или проектирование или например тестирование и т.д.)

Жизненный цикл проекта позволяет определить начало проекта и его конец, а также переходные действия, которые осуществляются при запуске и завершении проекта для привязки работ проекта к другим операциям фирмы.

В большинстве случаев описания жизненных циклов различных проектов обладают рядом схожих характеристик:

• стоимость проекта и число его участников возрастают по мере движения проекта к завершению, и быстро спадают перед его окончанием

• в начале проекта вероятность его успешного завершения минимальна, а риск и неопределенность максимальны. По мере выполнения проекта шансы успешного завершения постепенно возрастают.

• возможность повлиять на результаты проекта и его стоимость у участников проекта максимальна в начале проекта и постепенно уменьшается в ходе его выполнения.

Жизненный цикл проекта

 Зарождение проекта

Прединвестиционная фаза проекта

Инвестиционная фаза проекта

Эксплуатационная фаза проекта

Зарождение нового проекта 

Анализ инвестиционного потенциала

Подробный технико-экономический анализ

Разработка технико-экономического обоснования проекта (ТЭО)

Формирование инвестиционных возможностей

Планирование

Организация финансирования

Проведение переговоров, заключение договоров

Проектирование

Строительство

Маркетинговые исследования

Проведение обучение персонала

Приём проекта в запуск

Производство

Замена оборудования

Расширение, модернизация,

Завершение проекта

Основные функции управление проектом

Маркетинг

Планирование

Организация производства

Координация

Регулирование

Контроль

Учёт

Администрирование

Основные функциональные подсистемы управления проектом

Управление номенклатурой работ

Управление продолжительностью работ

Управление стоимостью работ

Управление материальными ресурсами

Управление финансовыми ресурсами

Управление кадрами

Управление информационными ресурсами

Управление коммуникациями

Управление рисками

Рисунок 1.1. Принципиальная схема деления жизненного цикла проекта на фазы.

Способность участников проекта повлиять на конечные характеристики продукта проекта и окончательную стоимость проекта максимальны в начале проекта и уменьшаются по ходу выполнения проекта. Это показано на рис. 1.2.

Рисунок 1.2. Зависимости влияния изменений на ход проекта

В определении жизненного цикла проекта также указывается, какие переходные операции при завершении проекта включаются в него, чтобы связать проект с текущими операциями исполняющей организации. Примерами могут служить новый продукт, подготовленный для производства, или новые программные продукты, передаваемые специалистам по маркетингу. Следует различать жизненный цикл проекта и жизненный цикл продукта. Например, проект, предпринимаемый с целью выпуска на рынок нового персонального компьютера, является лишь одним из аспектов жизненного цикла продукта. На рис. 1.3. показан жизненный цикл продукта, начиная с бизнес-плана, идеи, до продукта, текущих операций и реализации продукта. Жизненный цикл проекта состоит из серии фаз создания продукта. Дополнительные проекты могут заключаться в повышении производительности продукта. В некоторых областях приложения, например в разработке новых продуктов или разработке программного обеспечения, организации считают жизненный цикл проекта частью жизненного цикла продукта.

Рисунок 1.3. Отношения между жизненными циклами проекта и продукта

Участники проекта – это лица или организации, либо активно участвующие в проекте, либо на чьи интересы могут повлиять результаты исполнения или завершения проекта. Участники также могут влиять на цели и результаты проекта. Команда управления проектом должна выявить участников проекта, определить их требования и ожидания и, насколько это возможно, управлять их влиянием в отношении требований, чтобы обеспечить успешное завершение проекта. На рис. 1.4. показаны отношения между участниками проекта и командой проекта.

Рисунок 1.4. Состав участников проекта

Участники проекта имеют различные уровни ответственности и полномочий при участии в проекте, причем ответственность и полномочия могут меняться на разных этапах жизненного цикла проекта. Их ответственность и полномочия варьируются от случайного участия в обзорах и фокус-группах до полного обеспечения нужд проекта, в том числе финансовой и политической поддержки. Участники проекта, игнорирующие свои обязательства, могут вызвать непоправимые последствия для целей проекта. Подобным образом, менеджерам проекта, игнорирующим участников проекта, следует ожидать тяжелых последствий для результатов проекта.

Менеджер проекта – лицо, ответственное за управление проектом.

Заказчик/пользователь – лицо или организация, которые будут использовать продукт проекта. Может существовать множество уровней заказчиков.

Исполняющая организация – предприятие, чьи сотрудники непосредственно участвуют в исполнении проекта.

Члены команды проекта – группа, которая выполняет работы по проекту.

Команда управления проектом – члены команды проекта, непосредственно занятые в управлении его операциями.

Спонсор – лицо или группа лиц, предоставляющая финансовые ресурсы – деньгами или в натуральном выражении – для проекта.

Источники влияния – лица или группы, которые напрямую не связаны с получением или использованием продукта проекта, но которые, в связи с их положением в организации-заказчике или исполняющей организации, могут положительно или отрицательно повлиять на ход выполнения проекта.