2. Форми науково-дослідної роботи архівних установ

Організація наукових досліджень передбачає чітке визначення напрямів і видів науково-дослідної роботи, їх прогнозування, планування та систематичний контроль за виконанням планів, координацію всієї наукової діяльності, державну реєстрацію найважливіших запланованих робіт, поетапний облік виконаної роботи, оформлення результатів наукових досліджень та впровадження їх у практичну діяльність архівних установ, оцінку ефективності НДР.

Науково-дослідні роботи, що виконуються архівними установами України, підлягають обов'язковій державній реєстрації та обліку задля поширення у масштабах держави інформації про планові, розпочаті, виконувані та виконані роботи з різних галузей знань та практичної діяльності. Це уможливлює проведення моніторингу розвитку галузі, аналізу її сучасного стану та окреслення перспективних напрямів, реалізації можливостей кооперування співпраці з розробниками на основі реєстрації інформації, а також використання результатів розроблення тем шляхом замовлення звітної документації у даному інформаційному органі чи безпосередньо у виконавця. Державну реєстрацію та облік розпочатих, виконуваних і закінчених науково-дослідних робіт, дисертацій, а також підготовку та видавання в установленому порядку інформаційних матеріалів за запитами підприємств, установ, організацій, органів виконавчої влади, формування фондів документів, розповсюдження відповідної інформації проводить Український інститут науково-технічної та економічної інформації. Обов'язковій державній реєстрації підлягають розроблювані архівними установами наукові звіти, монографії, науково-довідкові видання, збірники документів.

Архівні установи можуть проводити науково-дослідні роботи самостійно (як головна організація) або брати участь у розроблюваній кількома установами темі як співвиконавець. Колективні дослідження забезпечують єдність застосування результатів дослідження в усіх державних документосховищах (державних архівах, рукописних відділах бібліотек та музеїв). Головна організація координує всю роботу за темою, розробляє організаційно-методичні документи, виконує найвідповідальніші етапи дослідження, здійснює контроль за підготовкою співвиконавцями матеріалів, надає методичну допомогу, узагальнює й оформлює підсумкові матеріали з теми й складає науковий звіт.

Установа-співвиконавець бере участь у розробленні організаційно-методичних документів, досліджує відповідно до програми частину теми з самостійним науковим значенням, або готує аналітичні матеріали (експериментальні дані) для головної організації, залучається до обговорення, рецензування, експериментального впровадження результатів дослідження.

Проведення наукових досліджень, як правило, включає такі етапи: ознайомлення зі станом досліджуваної проблеми; розроблення та затвердження організаційно-методичних документів; аналіз та узагальнення матеріалів, формулювання наукових висновків; обговорення, експериментальне впровадження результатів та оформлення підсумкових документів.

Знайомлячись зі станом об'єкту дослідження, виконавці вивчають джерела та літературу, встановлюють ступінь розробленості теми, складають бібліографічний список. Висновки, зроблені на цьому етапі, використовують для підготовки організаційно-методичних документів: програми дослідження, плану-проспекту, координаційного плану.

Програма дослідження (технічне завдання) акумулює коло питань, пов'язаних з організацією дослідження: наукове обґрунтування необхідності розроблення теми та підстави для проведення роботи (назва державної програми чи проекту, вказівки на зведене замовлення та ін.), мета, завдання, методи, хронологічні межі дослідження, вимоги до розробки (предмет, об'єкт, робоча гіпотеза), основні параметри підсумкового документа (склад, зміст, очікуваний ефект), етапи роботи (у тому числі види контактів із співвиконавцями), строки виконання. План-проспект розробляють у випадках, коли результатом наукових досліджень має бути монографія, науково-довідкове видання, підручник, документальна публікація, правила чи науково-методичний посібник. У плані-проспекті визначають основну концепцію дослідження і структуру роботи в цілому, вказують етапи роботи, коротко розкривають основний зміст кожного розділу (етапу), визначають мету завдання дослідження, виконавця розділів і строки їх виконання. Координаційний план розробляють на колективні теми, фіксуючи види роботи кожного сиіввиконавця з зазначенням строків та відповідальних за виконання конкретних етапів дослідження.

Тему вважають закінченою, якщо її виконано, а підсумкові документи розглянуто і затверджено у встановленому порядку. Спрямованість наукових досліджень на підвищення якісного рівня роботи архівних установ передбачає застосування на практиці результатів наукових досліджень. Впровадження результатів наукових досліджень буває експериментальним і практичним. Експериментальне (дослідне) впровадження здійснюється на стадії розроблення теми і є одним з його етапів. Практичне впровадження - це повне або часткове використання положень і висновків теоретичних і прикладних досліджень у науково-дослідній, методичній та практичній діяльності архівних установ.

Воно полягає у виданні праць, оформленні за встановленими правилами наукових звітів, оприлюдненні документів конгресів, конференцій, "круглих столів" семінарів, введенні в дію ДСТУ, технічних умов, правил; затвердженні керівництвом архівних установ методичних посібників та застосуванні їх у роботі тощо. Наукові дослідження в галузі архівознавства, як правило, не мають прямого економічного ефекту, тому показником ефективності таких робіт є ступінь їх впливу на розвиток архівної справи, підвищення наукового рівня виконуваних робіт. Науково-ефективними вважають праці, що розвивають теорію, узагальнюють наукові знання з окремих напрямів діяльності, сприяють виявленню нових методів, а також ті дослідження, висновки яких безпосередньо застосовуються в роботі архівних установ.

Обговорення проблем науково-дослідної роботи архівних установ проводиться на різних рівнях. Для розгляду основних напрямів та підсумків наукової роботи та методичних питань архівної практики у державних архівних установах функціонують відповідні науково-дорадчі органи. Так, у Держкомархіві України діють Наукова та Редакційно-видавнича ради; в галузевих науково-дослідних установах - вчені ради, у державних архівах -науково-методичні ради. Ці науково-дорадчі органи надають керівництву установ допомогу в організації наукових досліджень, науково-видавничої та науково-організаційної роботи.