5. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду

З метою встановлення правового статусу документів, підтвердження права власності на них та забезпечення державного контролю за їх збереженістю Держкомархів та уповноважені ним державні архівні установи здійснюють державну реєстрацію документів НАФ.

Державній реєстрації підлягають документи, що віднесені експертизою їх цінності до НАФ, незалежно від місця їх зберігання та права власності на них. Факт реєстрації засвідчується в реєстраційному свідоцтві, яке може оформлятися на окремий документ, групу чи комплекс документів. Його отримують усі архіви та фізичні особи (громадяни), що зберігають документи НАФ. У свідоцтві зазначається сумарна кількість взятих на державний облік документів НАФ, які на момент реєстрації зберігаються в сховищах архівів або у приватному зібранні. Чинність свідоцтва поширюється на всі документи НАФ, що надходитимуть до цих архівів і приватних архівних зібрань, з моменту державної реєстрації. У разі зміни кількості і стану документів внаслідок проведення внутріархівних робіт реєстраційне свідоцтво не переоформлюється. Про видачу реєстраційного свідоцтва робиться запис у книзі державної реєстрації документів.

Документи, на які оформлено реєстраційне свідоцтво або поширена чинність виданого раніше свідоцтва, та описи цих документів у встановленому порядку позначаються штампом "Україна. Національний архівний фонд".

Порядок видавання, переоформлення, внесення змін до реєстраційного свідоцтва та його анулювання, відповідальність за недотримання порядку державної реєстрації документів НАФ, а також інші питання, пов'язані з державною реєстрацією документів НАФ, регулюються «Положенням про державну реєстрацію документів НАФ».

6. Діяльність державних архівів у напрямку комплектування фондів

З метою захисту соціальних прав громадян державні архіви надають установам-джерелам комплектування методичну і практичну допомогу в роботі з документами з особового складу.

У кожній установі (організації, підприємстві) функціонує архівний підрозділ, діяльність якого регламентується положенням, розробленого на підставі відповідного типового положення.

До функцій архівного підрозділу належать:

• ведення списків установ і організацій, документи яких підлягають і не підлягають передаванню йому на зберігання;

• виконання всього комплексу заходів щодо забезпечення збереженості документів;

• ведення облікової документації на документи і укладання довідкового апарату до них;

• здійснення науково-технічного опрацювання документів, які в ньому зберігаються, і надання методичної та організаційної допомоги структурним підрозділам у виконанні цієї роботи;

• виявлення унікальних та особливо цінних документів; створення страхового фонду мікрофільмів для наступного передання державному архіву;

• забезпечення укладання у встановлені строки статистичної звітності, а також щорічних відомостей про склад і обсяг наявних на зберіганні документів;

• видавання документів для користування працівникам організації, а також дослідникам у читальний зал;

• виконання запитів організацій і заяв громадян соціально-правового характеру; розроблення або участь у підготовці нормативно-методичних документів з питань діяльності діловодних та архівних служб, внесення керівництву організації пропозицій щодо поліпшення їх діяльності.

Для установи обов'язковим інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу НАФ, є номенклатура справ, тобто систематизований та проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання.

Розрізняють типову, примірну та індивідуальну номенклатури.

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ однорідних за характером діяльності, однаковою структурою з єдиною системою індексації кожної справи.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Примірна номенклатура має рекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатури справ використовуються установами для складання їх індивідуальних номенклатур.

Зведена індивідуальна номенклатура справ складається з номенклатури справ структурних підрозділів. її схвалює експертна комісія і затверджує керівництво установи після погодження з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву.

Номенклатуру справ щорічно закривають, тобто підбивають підсумки діловодного року, зазначаючи кількість заведених справ, їх розподіл за категоріями залежно від строків зберігання.

Впродовж другого року після закінчення справ у діловодстві здійснюють експертизу їх наукової і практичної цінності та підготовку справ для передавання до державного архіву. При цьому проводять повне чи часткове оформлення справ (підшивання або палітурні роботи, нумерацію аркушів, укладання засвідчувальних аркушів та внутрішніх описів до справ, оформлення обкладинок, встановлення крайніх дат справ), складання і оформлення описів структурного підрозділу. Завершує цей процес безпосереднє передавання документів до державного архіву.

Отже, експертиза цінності документів, утворюваних в діяльності конкретних юридичних і фізичних осіб, державна реєстрація документів НАФ, комплектування державних архівів документами НАФ, організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ - джерел комплектування є важливими складовими процесу формування Національного архівного фонду України.

Тема: Архівне описування як один з напрямків діяльності державних архівів