4. Комплектування державного архіву

Комплектування державного архіву - це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу документами НАФ відповідно до його профілю. Безпосередня організація комплектування архіву починається з ви значення джерел комплектування - юридичних і фізичних осіб, які є утворювачами і/або власниками документів НАФ (або віднесених до НАФ), що підлягають подальшому передаванню на постійне державне зберігання на правах державної власності в обов'язковому порядку або на підставі угоди. Для цього укладаються списки установ (незалежно від форми їх власності), що функціонують в зоні його комплектування і у своїй діяльності утворюють або не утворюють документи, що підлягають віднесенню до НАФ.

На підставі списку установ-джерел формування НАФ укладається список джерел комплектування - складений відповідно до профілю архіву перелік установ, що функціонують в зоні його комплектування і зобов'язані передавати на державне зберігання до архівів у визначені строки на підставі вимог чинного законодавства чи угод між власником і архівом документи НАФ або такі, що підлягають внесенню до нього.

На державне зберігання документи НАФ передають органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи і організації, віднесені до джерел комплектування архіву. Склад недержавних установ - джерел комплектування архіву визначається архівами спільно з власниками після укладання відповідних угод про передавання документів на правах державної власності.

Державні архіви ведуть систематичну роботу щодо уточнення списків установ-джерел комплектування. Водночас державні архіви здійснюють заходи щодо виявлення джерел поповнення НАФ та комплектування документами архівної україніки.

Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. На Держкомархів покладено функції контролю щодо цієї роботи. Такі само функції мають державні архіви областей щодо своїх відділів, районних та міських державних архівів.

Документи установ - джерел комплектування приймаються на зберігання до державних архівів у двох формах: повній та вибірковій. Повна форма приймання передбачає приймання всіх цінних документів від одного фондоутворювача. Вибіркова форма передбачає приймання всіх цінних документів від окремих фондоутворювачів певного виду - джерел комплектування групового вибіркового приймання; або частину цінних документів (інформація яких не повторюється в документах інших установ) від конкретного фондоутворювача-джерела комплектування повидового вибіркового приймання. Для документів особового походження повна і вибіркова форма приймання застосовується з урахуванням критерію значущості особи-фондоутворювача.

Державні установи - джерела комплектування тимчасово зберігають документи НАФ у своїх архівних підрозділах. Приймання документів НАФ від державних установ - джерел комплектування здійснюється після закінчення таких строків:

• документи Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Центральної Виборчої Комісії, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого господарського суду України, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;

• документи Верховної Ради і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та підпорядкованих їм організацій, обласних судів і прокуратур - 10 років;

• документи районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм організацій, районних і міських судів і прокуратур, а також сільськогосподарських підприємств - 5 років;

• записи актів громадянського стану, документи з особового складу, записи нотаріальних дій і судові справи, господарські книги - 75 років;

• науково-технічна документація - 25 років;

• аудіовізуальні документи, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності установ - 3 роки після закінчення копіювання;

• електронні документи, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності установ - 5 років;

• аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складу управлінської документації, - впродовж строків, передбачених для зберігання управлінської документації в архівних підрозділах відповідних фондоутворювачів;

• аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складу науково-технічної документації, - впродовж строків, передбачених для науково-технічної документації.

Документи недержавних установ - джерел комплектування впродовж строків тимчасового зберігання зберігаються в архівних підрозділах власників або в державних архівах на підставі угод з власниками. Документи, що зберігаються архівних підрозділах власників - суб'єктів підприємницької діяльності, передаються до державних архівів після закінчення строків тимчасового зберігання, документи громадських об'єднань і релігійних організацій - щорічно або в строки, визначені угодами.

Архівні документи, що утворилися в діяльності установ змішаної форми власності - джерел комплектування, у статутному капіталі яких частка державної власності є переважною, зберігаються в своїх архівних підрозділах впродовж строків, передбачених для зберігання аналогічних документів в архівних підрозділах державних установ.

Кожна установа має щорічно передавати документи до державного архіву за графіками, затвердженими державним архівом і погодженими з керівниками установ-джерел комплектування. Архівам зі значною кількістю джерел комплектування дозволяється приймати раз на 2-3 роки, але не рідше одного разу на 5 років.

Документи приймаються в упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних та особливо цінних документів за попередньо затвердженими описами. Разом з документами передаються 3 примірники описів, у т. ч. контрольний примірник та довідковий апарат до них. 4-й примірник опису разом з примірником акту приймання-передавання залишається в установі.

Відбір і знищення документів, строки зберігання яких вичерпано; упорядкування документів тривалого і постійного зберігання та передавання їх до відповідних архівних установ забезпечує ліквідаційна комісія.

Від правильності комплектування кожного державного архіву залежить якість формування НАФ України, ефективність його використання.