4. Основні архівні технології

З метою підвищення ефективності архівних технологій в архіві створюються багатопрофільні відкриті комп’ютерні системи, що дозволяють легко нарощувати додаткові автоматизовані робочі місця для співробітників у читальному залі, для користувачів. Їх призначення полегшити пошук даних у великих масивах інформації. Держкомархів та деякі архіви мають веб-сайти в Інтернеті, функціонує мережа електронної пошти.

5. Планування, звітність та економічна діяльність архівів

Планування – визначення видів та обсягів робіт працівників на певний період відповідно до мети і призначення архіву, має дві форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою ( Держкомархів, центральні державні архіви, обласні державні архіви) і розрахована на тривалий термін. Друга – архівним установам і підрозділам. Вони складають річні плани. В державному архіві постійного зберігання документів складаються такі види планів: основної діяльності та впровадження наукових і методичних розробок.

Планування здійснюється архівом самостійно на основі досягнутих результатів попередньої діяльності, перспективних планів та програм. Враховуються також рекомендації і доручення органів вищого рівня.

Для контролю за виконанням планових завдань і використанням робочого часу в архівах використовують різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю.

У виробничих підрозділах щомісячно, а в архівній установі – щоквартально підбивають підсумки виконання плану. Державні архіви звітують за кількома статистичними формами:

1. Паспорт, в якому вказується така інформація:

· кількість споруд, об’єм і площа архівосховища,

· протяжність стелажного обладнання,

· кількість робочих кімнат, читальних залів, допоміжних приміщень,

· документів з різною матеріальною основою,

· стан довідкового апарату,

· кадровий склад працівників.

Паспорт заповнюють на 1 січня поточного року і подають до Держкомархіву до 1 лютого.

2. Звіт про виконання плану розвитку архівної справи, що складається за основними напрямками діяльності архіву:

· забезпечення збереженості і державний облік документів,

· зміцнення матеріально-технічної бази,

· створення і розвиток довідкового апарату,

· формування НАФ і експертиза цінності документів і ін..

Даний звіт подають до 5 січня.

Архіви звітують і про чисельність, склад і рух працівників, які займають посади керівників і спеціалістів, про чисельність окремих категорій працівників звіти подають до 5 січня.

Крім того, складаю бухгалтерську звітність за формами, встановленими для бюджетних організацій.

В умовах ринкових відносин ретроспективна інформація документів набуває значення товару. Це стимулює економічну діяльність архівних установ, розширення сфери архівних послуг.

До них належать:

· виконання замовлень на виготовлення мікрофільмів,

· виготовлення ксерокопій,

· надання документів для експонування на вставках, у телепередачах, для кінозйомок,

· виконання тематичних запитів,

· складання історичних довідок, збірників документів,

· виконання замовлень генеалогічного характеру.

Розцінки і тарифи на основні види робіт і послуг затверджує орган вищого рівня.

Ціни за виконані роботи залежать від категорії документів ( унікальні, особливо цінні, інші), витрат на мікроплівку, папір, електроенергію.

Кошти отримані від економічної діяльності використовуються на матеріальні заохочення працівників, розвиток технічної бази, господарські потреби архіву.

Для поліпшення організації і розгортання планових робіт і послуг архів здійснює маркетингову діяльність за такими напрямками:

· вивчає попит на певні види робіт потенційних замовників,

· обраховує економічну доцільність і ефективність надання таких послуг,

· використовує їх рекламне забезпечення,

· веде пошук нових споживачів.

Тема: Організація архівних документів