2. Структура державних архівів

Важливим для діяльності архіву документом, що визначає склад функціональних структурних підрозділів, є структура. Організаційно-виробнича структура державних архівів зумовлена основними напрямками і завданнями їхньої діяльності, умовами і особливостями роботи. Наприклад, у центральних державних архівах та архівах областей функціонують такі відділи:

· забезпечення збереженості та обліку фондів,

· довідкового апарату,

· використання архівної інформації.

Всередині відділів можуть утворюватися менші виробничі одиниці (сектори групи), для вужчої спеціалізації праці:

· група наукового описування,

· група зберігання друкованих праць,

· сектор користування документами,

· сектор планування та організаційно-методичної роботи.

В окремих архівах створюються відділи, що відповідають специфіці їх діяльності (наприклад, в історичному архіві Львова є відділ давніх актів). В архівах можуть створюватись і позаштатні, господарсько-розрахункові підрозділи для впорядкування документів поточного діловодства в організаціях-фондоутворювачах, що фінансуються за їхній рахунок. Завдання, функції, права й організацію діяльності підрозділів архіву визначають положення про структурні підрозділи архіву, розробляються на основі положення про архів.

Розподіл працівників у відділах за посадами здійснюється відповідно до штатного розпису – документу, що визначає конкретний набір посад працівників архіву та складові їх заробітної плати відповідно до умов оплати праці. Працівники архівної установи поділяються на:

- керівний склад (директор, заступники, головний охоронець фондів, головний бухгалтер);

- спеціалісти (головний, провідний, 1-ої та 2-ої категорій, старший науковий співробітник, науковий і молодший науковий співробітники, старший охоронець фондів, охоронець фондів, реставратор 1-ої та 2-ої категорій);

- службовці (старший майстер, старший касир,старший інспектор, завідуючий канцелярією, діловод);

- обслуговуючий персонал (кваліфіковані робітники, прибиральниці, двірники, вахтери).

Діяльність архівів залежить від стану їх матеріально-технічної бази. Переважна більшість центральних і обласних архівів розташовано у спеціалізованих спорудах, які оснащені технологічним обладнанням для підтримки температурно-вологісного режиму, системами протипожежної сигналізації, автоматичного пожежогасіння.

Певна частина державних архівів розміщена в пристосованих приміщеннях. Для нормального функціонування архівних установ потрібні такі служби та приміщення:

- архівосховище;

- читальний зал,

- науково-довідкова бібліотека;

- лабораторія фото -, мікрокопіювання;

- методкабінет;

- реставраційно-палітурна майстерня;

- приміщення для довідкового апарату;

- робочі кімнати співробітників;

- виставковий зал;

- допоміжні приміщення( гардероб, наприклад).

3. Виробничі підрозділи архіву

Серед виробничих підрозділів архіву головним є архівосховище – спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно має необхідне технологічне обладнання і устаткування:

- системи автоматичного підтримування температурно-вологісного режиму, протипожежної і охоронної сигналізації;

- системи спеціального освітлення;

- стелажне обладнання;

- картонажі;

- транспортні візки;

- розсувні драбини;

- ліфтові підйомники;

- прилади термо- і гігрометрії тощо.

Архівосховище 1-ої групи має понад 300 тис. справ. Його обслуговують завідувач архівосховища, старший охоронець фондів, 2 охоронці фондів. Архівосховища є об’єктами режимного порядку і доступ до них визначається спеціальною інструкцією та наказом директора. Вхід у верхньому одязі і з сумками також заборонений.

До основних підрозділів архіву належить читальний зал. До роботи в ньому допускаються особи, що в офіційній письмовій заяві аргументують потребу ознайомитись з документами за тією чи іншою тематикою.

Відповідний дозвіл дає керівник архіву або його заступник. Дозвіл діє протягом року.

З діяльністю читального залу тісно пов’язана робота довідкової групи (столу довідок), яка входить до функціональної сфери використання архівної інформації. Як правило, вона полягає у задоволенні соціально-правових потреб громадян. Тематичний спектр цих запитів досить широкий – про місце і дату народження. Стаж роботи, заробітну плату, майно, освіту, родовід, репресії ін. у більшості архівів цей вид робіт виконує відділ використання інформації документів, група довідок.

Робота одного з основних виробничих підрозділів архівної установи реставраційно-палітурної майстерні полягає в реставрації. Ремонті, оправі документів для підтримання їх належного фізичного стану.

Майстерня повинна мати певний набір обладнання. Реставрації підлягають документи, які мають механічні, фізико-хімічні, біологічні пошкодження. При надходженні до майстерні їх реєструють у спеціальному журналі, після закінчення реставрації роблять запис про повернення документів до архівосховища.