1.Статус державних архівів

Однією з практичних проблем архівної справи є організація роботи державних архівів. Вона включає наукові засади усіх сфер діяльності: управлінської, організаційної, фінансової, господарської.

Фундамент системи архівних установ України складають державні архіви, які збирають, ідентифікують, класифікують, описують, зберігають документи, здійснюють реставрацію їх, організовують користування ними.

Державний архів – це створена державою установа, призначена для формування НАФ, обліку, зберігання його документів та забезпечення використання архівної інформації. Як інформаційна система і суб’єкт інформаційних відносин, державний архів бере участь у здійсненні інформаційної діяльності, основними видами якої є одержання, зберігання. Використання та поширення архівної інформації. Пріоритетними завданнями державних архівів є :

- реалізація державної політики в сфері архівної справи;

- координування діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій з питань архівної справи і діловодства;

- забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку постійного зберігання, комплектування, використання документної інформації;

- науково-методична робота в галузі архівознавства, документознавства та археографії.

Відповідно до призначення і мети діяльності державні архіви за дорученням держави і в межах, визначених законодавством, здійснюють певні повноваження держави щодо володіння, користування і розпоряджання частиною НАФ, що належить державі і зберігається в архіві згідно з його профілем і рангом.

У державному архіві зберігаються документи НАФ, що не належать державі. Тоді архів за дорученням їх власників здійснює певні повноваження щодо володіння, користування і розпорядження цими документами.

Державні архіви зберігають документи НАФ постійно. Частина місцевих державних архівних установ залежно від їх рангу зберігають документи протягом строків, визначених органом виконавчої влади вищого рівня чи органом самоврядування, що утворив цю місцеву державну архівну установу з наступним передаванням таких документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання.

Правовою базою діяльності державних архівів є ЗУ «Про НАФ та архівні установи», «Основи законодавства України про культуру», закони «Про інформацію», «Про державну таємницю», «Про авторське право та суміжні права», «Про охорону та використання пам’яток історії та культури», постанови ВР України, укази Президента України, розпорядження Кабміну, міжнародні правові акти, в яких бере участь Україна.

Діяльність державних архівів регулюється також підзаконними нормативно-правовими актами Держкомархіву.

Основними нормативними документами з організації роботи архіву є...

· положення про архів та його структурні підрозділи;

· структура та штатний розпис;

· кошторис доходів і видатків;

· посадові інструкції працівників.

Статус, завдання, функції державних архівів, порядок їх створення і підпорядкування визначаються спеціальним нормативним актом – положенням. В ньому зафіксовані права архіву:

· на отримання від підрозділів ОДА, місцевого самоврядування інформації про зберігання і впорядкування документів;

· на надання вказівок установам та організаціям щодо роботи їхніх архівних підрозділів і ведення діловодства;

· на порушення питання про призупинення діяльності архівних установ які не забезпечують збереження документів НАФ;

· на обмеження доступу до документів та встановлення особливих умов використання інформації, що міститься в них.

Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади і місцевого самоврядування вищого рівня, директором та іншими керівними працівниками архіву.

Директора центрального державного архіву призначає і звільняє Держкомархів; директорів державних архівів областей - голови ОДА за погодженням з Держкомархівом; галузевих державних архівів – керівники міністерств, відомств.

Директор:

· персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань;

· затверджує виробничі плани і штатний розпис, положення про структурні підрозділи;

· видає накази і контролює їх виконання;

· призначає і звільняє з посад працівників архіву;

· розподіляє функціональні обов’язки співробітників установи.

З метою погодженого вирішення питань компетенції державного архіву, в ньому може утворюватися колегія у складі директора, його заступників та інших працівників архіву.

В Державному архіві діють також науково-методичні наради та експертно-перевірочні комісії.

Державні архіви є юридичними особами, мають самостійний баланс, рахунки в установах банків, гербову печатку. Вони утримуються за рахунок коштів Держбюджету України. Гранична чисельність співробітників, фонд оплати праці та видатки на утримання установи затверджують голови відповідних державних адміністрацій. Типові положення про місцеві державні архіви затверджує Кабмін, інших державних архівів – Держкомархів чи відповідне відомство разом з ним. Положення про архіви чи підрозділи об’єднань громадян, підприємств, установ, заснованих на недержавних формах власності затверджують їхні засновники.