2. Создание таблиц

Для создания таблиц нужно перейти во вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать. Откроется окно диалога "Новая таблица", в правой части которого находится список вариантов дальнейшей работы:

режим таблицы – позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы;

конструктор – позволяет создать новую таблицу с помощью конструктора таблиц;

мастер таблиц – позволяет создать таблицу на основе шаблонов или заготовок полей;

импорт таблиц – позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в текущую базу данных.

Создание таблиц в режиме таблицы

В результате выбора данного режима откроется пустая таблица из 10 столбцов и 20 строк. Имена полей – кроме !, . , апострофа, прямых скобок, также не желательны пробелы.

Для переименования полей таблицы (Поле1, Поле 2, …) нужно дважды щелкнуть кнопкой мыши по заголовку поля таблицы.

Для удаления, добавления, переименования столбца таблицы нужно выделить нужный столбец () и вызвать соответствующую команду контекстного меню.

Для изменения порядка следования полей нужно выделить перемещаемый столбец и, не отпуская кнопку мыши, перенести столбец так, чтобы он оказался прямо перед тем полем, перед которым вы хотите его расположить.

Изменение ширины полей и высоты строк – мышью или контекстное меню

Создание таблиц с помощью Мастера

После выбора команды Создать/Мастер таблиц откроется окно диалога, в котором представлены: Образцы таблиц, Образцы полей, Поля новой таблицы.

Кнопки позволяют перемещать выбранные имена полей в новую таблицу или из нее, а кнопки делают тоже самое со всем набором полей таблицы.

На следующем шаге мастера нужно задать имя таблицы и ключевое поле (лучше выбрать режим самостоятельного определения ключа пользователем).

Создание таблицы в окне Конструктора

Создание таблиц в окне Конструктора предоставляет наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы.

При выборе режима Создать/Конструктор появится окно конструктора таблицы, в верхней части которого задаются:

Имя поля – вводятся имена полей создаваемой таблицы, может содержать до 64 символов. Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наименований.

Тип данных нужно задать тип данных для каждого поля

Описание можно ввести описания полей

При работе с базами данных в среде Access доступны следующие девять типов полей:

• текстовый(до 255 байт) – применяется для полей, не участвующих в вычислениях и не подпадающих ни под один из перечисленных ниже типов.

• поле МЕМО(до 64кбайт) – используется, когда необходимо ввести свыше 255 символов, представляет собой нечто вроде небольшого текстового редактора и может содержать до 64 000 символов;

• числовой(1,2,4,8 байт) – применяется только в тех случаях, когда необходимо производить вычисления и не требуется, чтобы числа были отформатированы как денежная единица;

• дата/время(8 байт) – служит для ввода даты и времени. С его помощью над датами можно выполнять математические операции и вычислять, например, промежуток между двумя датами;

• денежный(8 байт) – является числовым типом с фиксированным числом разрядов после запятой и указанием денежной единицы (р. – рубль, $ – доллар);

• счётчик(4 байта) – применяется для автоматической нумерации записей. Их значения увеличиваются на 1 при добавлении каждой новой записи или могут быть любым случайным числом (данное свойство можно задать в строке Новые значения – Последовательные или Случайные);

• логический (1 байт)– используется в случаях, когда поле принимает только два значения: Да или Нет, например: «Оплачено?», «Высшее образование?», «Прошёл собеседование?». Это поле будет снабжено флажком. Установленный флажок означает Да, сброшенный – Нет;

• поле объекта OLE (до 1 Гбайта)– используется для рисунков, звуковых файлов, графиков и т.п.

• мастер подстановок – служит для создания поля с возможностью выбора значения из полей в другой таблице. На самом деле это не отдельный тип поля, а способ ввода информации в таблицу.

СУБД Access позволяет для каждого поля базы данных задать ряд его свойств. Свойства полей определяют параметры ввода, отображения и хранения данных. Набор свойств поля зависит от его типа, и для описания разных типов полей используют различные свойства. Рассмотрим некоторые общие свойства полей:

• размер поля – устанавливается для текстовых и числовых полей. Для текстовых полей число символов в поле варьируется от 1 до 255 (по умолчанию – 50). Для числовых полей выбирается один из типов – Байт, Целое, Длинное целое, С плавающей точкой (4 байт), С плавающей точкой (8 байт), Код репликации;

• формат поля – определяет способ отображения информации на экране и при печати Символы для свойства Формат поля

& - в данную позицию должен быть введен произвольный символ или пробел.

@ - в данную позицию может быть введен любой символ или пробел;

< - преобразует все символы справа к нижнему регистру;

> - преобразует все символы справа к верхнему регистру;

• число десятичных знаков – указывает число разрядов после запятой для числовых и денежных полей;

• новые значения – определяют выбор последовательных (1, 2, 3, ... и т. д.) или случайных значений для счетчика;

• маска ввода – для текстового, числового и денежного типов данных, а также для типа Дата/Время можно задать маску ввода, которую пользователь увидит на экране при вводе данных. Список шаблонов масок задан, шаблоны можно редактировать. Символ шаблона – это замещающий символ, появляющийся там, где будет вводиться текст. Символы, используемые для задания маски ввода:

0 – в данную позицию должна быть введена цифра (не допускается ввод знаков + и -, обязательный символ)

9 – в данную позицию может быть введена цифра или пробел (+, - нельзя). Если пользователь не занесет в эту позицию информацию, то MS Access ее пропустит.

# - в данную позицию может быть введена цифра, пробел, + или -. Если пользователь пропустит эту позицию, то MS Access занесет в нее пробел.;

• подпись – указывает текст, который выводится в строке заголовка в режиме формы и отчёта;

• значение по умолчанию – определяет данные, автоматически появляющиеся в поле, если не вводится иная информация (кроме полей типа счетчик, МЕМО, объект OLE);

• условие на значение – задает выражение, которое при вводе или редактировании должно быть истинным.

Например,

>0 - для проверки ввода положительных чисел,

>0 and <1000 - число больше 0 и меньше 1000

between #01.01.00# and #01.01.01# - дата находится в диапазоне от 01.01.2000 и до 01.01.2001

>#01.01.00# and <#01.01.01# - дата находится в диапазоне от 01.01.2000 и до 01.01.2001

between # 01.01.00# and date() - дата находится в диапазоне от 01.01.2000 и до текущей даты;

• сообщение об ошибке – появляется в случае, когда информация в поле не отвечает условию, заданному в предыдущем свойстве;

• обязательное поле – если в данном поле не может быть 0 или NULL, то выбрать ДА;

• пустые строки - определяет, необходимо ли вводить в данное поле значение или можно оставить поле пустым.

Чтобы предусмотреть при создании таблицы способ заполнения какого-либо поля путем выбора соответствующей записи из списка значений ключевого поля другой таблицы нужно нажать на имя этого поля и в Свойства поля, вкладка Подстановка выбрать:

• в строке Тип элемента управления - поле со списком;

• источник строк – название таблицы, из которой будут взяты значения.

Импорт таблиц, Связь с таблицами – дают возможность создавать таблицы из готовых баз данных, используемых другими программами.