5.5. Особливості складання основних видів службової документації Наказ

Наказ — це форма розпорядчого впливу на хід подій в про­цесі управління організацією на правах єдиноначальності. Це письмова вимога керівника до підлеглих виконати визначене завдання.

Накази видають тільки керівники лінійних служб (директор, начальник).

Наказ — це найбільш важливий нормативний документ організації, який видається першим керівником для рішення будь-яких завдань з питань основної діяльності і особового скла­ду (персоналу).

Накази з питань основної діяльності (виробництва, плану­вання, фінансування, звітності, постачання, реалізації продукції та ін.) готуються спеціалістами організації за дорученням керів­ника. Підготовка наказу містить такі етапи:

• вивчення сутності питання і збір необхідних даних;

• підготовка проекту наказу;

• узгодження проекту;

• підписання керівником організації.

Наказ оформляється на бланку організації і повинен мати такі реквізити:

1) назва документа (наказ);

2)   дата та індекс (номер);

3)   місце видання або складання;

4)   заголовок до тексту;

5)   текст;

6)   підпис керівника;

7)   відмітка про погодження.

Датою наказу є дата його підписання керівником. Нумера­ція наказів здійснюється з січня по грудень у межах року (№ 1, № 2 таін.).

Накази з питань основної діяльності нумеруються окремо від наказів про особовий склад (персонал) організації.

Наказ повинен мати заголовок, який відповідає на запитан­ня "Про що?", наприклад "Про підготовку матеріально-техніч­ної бази організації до роботи у зимовий період", "Про зміну графіка роботи" та ін.

Накази з питань основної діяльності видаються на виконан­ня:

1) вказівок вищих органів управління;

2)   за ініціативою керівника організації як виробнича не­обхідність;

3)   за ініціативою структурних підрозділів організації (не­обхідність видання наказу міститься у доповідній записці).

У наказах, що видаються на основі розпорядчих документів вищих органів, доводиться до відома підлеглих підрозділів вка­зівки вищих органів, конкретизується їх виконання в умовах діяльності організації, визначаються виконавці, методи і стро­ки виконання.

Текст наказу складається із двох частин:

• констатаційної;

• розпорядчої.

У першій викладаються факти і міркування, що стали при­чиною видання наказу, а у другій перелічуються дії, запропоно­вані до виконання.

Якщо наказ видається на основі письмових вказівок вищих органів (постанови, наказу, інструктивного листа), то в констатаційній частині наказу вказується назва виду цього документа, його номер, дата і заголовок.

Констатаційну частину наказу не пишуть, якщо причина ви­дання наказу відома і не потребує пояснення.

Якщо у констатаційній частині наказу необхідно підкресли­ти роль конкретної особи, використовують активну форму:

Маркетолог Дрозд А.Б. не забезпечив своєчасне вивчення кон´юнктури ринку... або своїми професійними та умілими ді­ями чергового електрика Попова И.П. було недопущено вихід із ладу...

Якщо ж факт має більше значення, ніж роль конкретної осо­би, або йому надається узагальнююче значення, використову­ють пасивну форму:

послаблено контроль за витратами коштів...; не забезпе­чується завчасний ремонт...; виявлені порушення правил мо­ралі...

Текст розпорядчої частини має наказовий виклад і почи­нається словом

НАКАЗУЮ:

що друкується великими літерами в окремому рядку і відокрем­люються від наступного тексту трьома міжстрочними інтервалами.

Розпорядча частина поділяється на пункти, які нумерують­ся арабськими цифрами. Кожний пункт починається з визна­чення виконавця, що передається дієсловом неозначеної фор­ми (здійснити, забезпечити, покласти, відвантажити, зарахува­ти і т.п.), а потім вказується приписні дії (що зробити) і строки виконання (хто, що і коли повинен зробити).

Дії однорідного характеру треба об´єднувати в одному пункті: ...Менеджеру Коваль В.М. забезпечити відвантаження продукції концерну "Славутич" до 01.06.01.

Виконавцями можуть бути структурні підрозділи, а посадо­ва особа зазначається за умови, якщо наказ стосується конкрет­ної особи. Виконавець записується у давальному відмінку (прізвище, посада, найменування структурного підрозділу).

Строки виконання дій можуть бути для всіх виконавців од­накові, або конкретизовані для кожного окремо.

Наприклад: комерційному відділу завершити розгляд замов­лень до 1.08.01 p.; відділу економіки до 10.08.01 p.; транспортно­му відділу до 15.08.01. p.;

Строк виконання пунктів 1, 3, 6 цього наказу до 1.09.01 p.; пунктів 2, 4,6,7. - 10.09.01р.

Строк виконання цього наказу — 1.10.01 р.

В останньому пункті розпорядчої частини вказуються осо­би, на яких покладається контроль за виконанням наказу. Цей пункт записується таким чином: "Контроль за виконанням на­казу покладається на..." (повне найменування посади і прізви­ща у знахідному відмінку).

При необхідності окремим пунктом в кінці наказу перелічу­ють розпорядчі документи, які цим наказом відміняються, змінюються або доповнюються.

Накази про особовий склад мають в частині оформлення деякі відмінності від наказів з питань основної діяльності.

Текст заголовка такого наказу формулюється так: про прий­няття на роботу, про переведення на іншу роботу, про звільнення, про надання відпустки, про нагородження, про дисциплі­нарне стягнення тощо.

У таких наказах констатаційна частина може бути відсутня. Розпорядча частина обов´язково поділяється на пункти (при потребі). Кожний пункт наказу рекомендується починаєти дієсловом, що означає дію:

ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИ­ТИ ПОДЯКУ тощо (пишеться великими літерами від нульової позиції).

Нижче, з абзацу, великими літерами пишеться прізвище і ма­лими літерами ім´я та по батькові особи, щодо якої видається наказ, її посада, структурний підрозділ, куди вона призначаєть­ся, з посиланням на відповідні статті Кодексу законів про пра­цю України тощо.

Виклад змісту таких наказів повинен бути уніфікованим.

Для підготовки наказів використовується бланк встановле­ного зразка. На зворотному боці останнього аркуша документа зазначається розробник документа і з ким його погоджено.

 

Наприклад: СМІРНОВА Петра Івановича, старшого економіста планово-еко­номічного відділу, призначити на посаду завідувача сектором цьо­го відділу з 15.10.01 р. з окладом відповідно штатному розкладу.

Підстава: доповідна записка начальника відділу Федорова Ю. П.

При наявності декількох осіб, на яких розповсюджується дія, відповідний пункт наказу можна починати з вказівки цієї дії:

ПРИЗНАЧИТИ: АЛЬОШИНАТ.Ю., кандидата економічних наук, вибраного за конкурсом на посаду старшого наукового співробітника відділу економіки, старшим науковим співробітником цього відділу з I5.l0.0lp.

Підстава: заява Альошина Т.Ю. та протокол засідання Вче­ної ради інституту від 02.10.01 р. №18.

БАРАНОВА П.М., техніка відділу прогнозування ринку, на по­саду старшого техніка з 15.10.01 р. з окладом відповідно штатно­го розкладу.

Підстава: доповідна записка завідувача відділом Верченко С. П.

ПЕРЕВЕСТИ: ДЕГТЯРЬ С.І., економіста відділу маркетингу, на посаду економіста фінансового відділу з 15.10.99 р. з окладом відповід­но штатному розкладу.

Підстава: заява Дегтярь СІ.

ЗВІЛЬНИТИ: СИДОРОВА А.П., старшого економіста планового відділу з 15.10.01 р. у зв´язку з виходом на пенсію.

Підстава: заява Сидорова А.П.

 

Якщо в одному пункті наказу перераховується кілька осіб, та їх прізвища розміщувати у алфавітному порядку (прізвища та ініціали друкувати великими літерами).

Проект наказу при необхідності узгоджують шляхом візуван­ня з зацікавленими підрозділами, юрисконсультом, та посадо­вими особами, яких він стосується, але у всіх випадках його візу­ють виконавець і менеджер структурного підрозділу, який вно­сить проект наказу або готує його.

З юрисконсультом узгоджують проекти наказів, що засвід­чує:

1) необхідність видання наказу даного питання;

2) відповідність проекту наказу законодавчим та норматив­ним актам уряду України, нормам, положенням, інструкціям державних органів управління та ін.;

3) логічність побудови тексту, вірність редакції, чіткість фор­мулювань та відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам (вимогам КЗпП, суду, прокуратури, органів охорони праці, соціального захисту, охорони здоров´я, пожежної безпе­ки та ін.).

Наказ має не тільки адміністративно-правове значення, але виховне, тому його формулювання повинні відзначатись ви­ключною точністю та високою культурою викладання.

Завізований проект наказу передають керівнику, який вно­сить у нього зміни та доповнення, підписує наказ і ставить дату.

Виконавець, що готує проект наказу, визначає підрозділи і посадових осіб, яким необхідно направити наказ. Список адре сатів можна друкувати на зворотній стороні останнього листа наказу або прикласти у вигляді самостійного документу.

Наказ вступає в силу з часу його підписання, якщо інші стро­ки спеціально не вказані в ньому.

Наказ друкується на бланку формату А4 (див. зразок).

При удосконаленні стилю і методів управлінської діяльності необхідність оформлення деяких управлінських рішень шляхом видання наказів відпадає.

З наказом повинні бути ознайомлені всі названі у ньому осо­би, які розписуються на одному із екземплярів наказу або спеці­альному бланку. Інколи накази доводяться до відома всіх праців­ників і вивішуються для ознайомлення з їх змістом.

Накази за загальними питаннями і про особовоий склад ма­ють окрему самостійну нумерацію, яка починається з початку календарного року.

ВІДКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО "ПРОМІНЬ"

НАКАЗ

10.03.02 р.              м.Київ                        №154

Про затвердження інструкції про ведення діловодства

З метою покращення організації діловодства в апараті акці­онерного товариства на базі Основних положень єдиної держав­ної системи діловодства (ЄДСД) та державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити і з 1 січня 2002 р. ввести удію "Інструкцію про ведення діловодства в апараті акціонерного товариства "Промінь"

2.  Зав. канцелярією Чиж Т.П. організувати інструктивні за­няття з працівниками апарату з вивчення та застосування Інструкції. Графік проведення занять надати для затверджен­ня до 15 грудня 2002 р.

3. Контроль за додержанням інструкції у структурних підроз­ділах покласти на канцелярію.

4.  Вважати недійсною інструкцію про ведення діловодства, затверджену наказом від 15.10.1996 р. № 694.

Голова правління (підпис)     Деркач П.С.