6. Работа исполнителя с документами

При рассмотрении документов руководитель структурного под-разделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в пер-вую очередь. Срочные документы передаются исполнителю немед-ленно.

Исполнитель обязан учитывать при подготовке проекта доку-мента ранее изданные по данному вопросу документы и действую-щие нормативные акты. Проект документа, напечатанный и оформ-ленный в соответствии с государственными стандартами, с Инст-рукцией по делопроизводству банка, согласовывается с заинтере-сованными структурными подразделениями и организациями в ус-тановленном порядке.

Если документ рассылается в несколько адресов, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистра-ции передает документ на размножение. Комплектование размно^ женного документа осуществляется исполнителем.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, от-ветственным исполнителем является должностное лицо, указанное первым.

Исполнитель осуществляет контроль за поступлением бтвётов на свои запросы и предложения, внесенные по его инициативе в другие организации.

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть подшит документ, и оформляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело. От-метку о направлении документа в дело подписывает должностное лицо, давшее поручение, или служба делопроизводства по поруче-нию должностного лица.

Исполнитель имеет право вернуть в службу делопроизводства незарегистрированные дсжументы, а также документы с недостаю-щими листами и приложениями или не относящиеся к кругу его обязанностей. • < •

Исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполне-ния, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, де-лать пометки на документе о времени его поступления, о результа-тах и датах поэтапного исполнения, о результате окончательного исполнения.

Для получения необходимой информации исполнитёлю должен быть обеспечен доступ к базам данных и массивам документов орга-низации, законодательным и нормативным актам федеральных ор-ганов власти и управления.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за неполноту и недостоверность информации, содержащейся в до-кументе.

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛБАНКА ____ _____

Номенклатура дел банка включает следующие разделы: Инструкция по применению номенклатуры дел:

01. Службаделопроизводства'.

02. Управление по обслуживанию юридических лиц и граждан.

03. Управление активно-пассивных операций.

04. Управление ценных бумаг.

05. Управление автоматизации банковской деятельности.

06. Управление экономического прогнозирования.

07. Валютное управление.

08. Бухгалтерия. ______

09. Финансовый отдел. ' " "

10. Управление кассовых операций.

11. Юридический отдел.

12. Административно-хозяйственное управление..

13. Отдел кадров. \ Ц 2-

14. Организационно-контрольный отдел. •^•Ь

ИНСТРУКЦИЯ по применению номенклатуры дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено-Ваний дел, заводимых в банке и его структурных подразделениях, с "указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях распределения докумен-тов и формирования их в дела, обеспечения поиска и учета доку-ментов.

Номенклатура дел структурного подразделения банка составля-ется лицом, ответственным за делопроизводство, с привлечением ведущих специалистов структурного подразделения.

Номенклатура дел банка составляется службой делопроизвод-ства на основе номенклатур дел структурных подразделений по ус-тановленной форме.

¹ Названия разделов (управлений, отделов) являются примерными и могут не Совпа-дать с наэваниями подразделений в банках.

Номенклатура дел банка, согласованная с экспертной комис-сией банка, утверждается руководителем банка.

В номенклатуру дел включаются наименования дел, отражаю-щие все документируемые участки работы банка.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь ин-декс. Индекс дела состоит из индекса управления, индекса отдела (если управление состоит из отделов) и порядкового номера дела в пределах подразделения.

Например: 03-02-04 ________——

03 — Управление активно-пассивных операций;

02 — Отдел коммерческих кредитов и депозитов;

04 — Номер дела в пределах структурного подразделения.

Номенклатура дел банка на предстоящий календарный год со-ставляется в последнем квартале предшествующего года, печатает-ся в двух экземплярах и вводится в действие с 1 января.

Номенклатура дел пересоставляется, согласовывается заново в случае существенного изменения функций и структуры банка. Еже-годно она перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается.

Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе дело-производства, второй — используется в качестве рабочего.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся све-дения о заведении дел (графа «Примечание»), о включении новых дел (резервные номера).

Заголовки дел

Заголовки дел по вопросам, которые не разрешены в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номен-клатуры дел определяется степенью важности документов, состав-ляющих дела, и их взаимосвязью. .. ...

В номенклатуру дел не включаются заголовки печатных цзда-|ий.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форм^ ртражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.).

Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе фор-мирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из следующих элементов:

название дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

наименование автора документов или наименование организа-ции-корреспондента;

краткое содержание документов дела; •• v 'Г ,^: '.'.-....'> '••'•'' название местности (территории), с которой связано содержа-ние документов дела; '. • •

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером доку-ментов дела.

В заголовках дел в качестве названия употребляется термин «до-кументы», а после него в скобках указываются разновидности до-кументов.

В заголовкахдел, предназначенныхдля группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (ам) она ведется. При условии переписки с од-нородными организациями, последние в заголовке не перечисля-ются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Заполнение номенклатуры дел

Индексы присваиваются всем деЛам, включенным в номенкла-туру дел (графа 1).

В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов, час-тей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов опре-деляется степенью важности документов, входящих в дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголбвки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей со ссылкой на перечни: Перечень типовых документов, образующих-ся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хра-нения. М., 1989*; Перечень документов, образующихся в деятель-ности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения. М., 1997**; Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указани-ем сроков хранения. М., 2000***.

В графе 5 «Примечание» могут проставляться отметки 0 заведе-нии дел, дополнительные сведения о сроках хранения дел.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдель-но постоянного и временного сроков хранения.

СЛУЖБА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

НОМЕНКЛАТУРА ДЕП

на _______ год

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ И ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА БАНКА

Наименованис банка

ПОЛОЖЕНИЕ

УТВЕРЖДАЮ Руководитель банка

О службе делопроизводства банка

личная подпись

расшифровка подписи

200