2. Должностные обяэанности

Секретарь обязан:

обеспечивать рабочее место руководителя банка необходимыми для работы материалами и документами;

принимать документы на резолюцию или подпись руководитсля банка и личные заявлення в его адрес;

передавать полученные документы после внесення резолюции на регистрацию в службу делопроизводства или структурные под-разделения;

принимать, передавать и учитывать телефонограммы, факсо-граммы, телеграммы;

в отсутствие руководителя банка организовывать оперативное размножение и исполнение срочных документов;

оперативно осуществлять телефонную связь руководителя банка с абонентами, заказывать междугородные телефонные разговоры;

по указанию руководителя банка выполнять машинописные ра-боты;

вызывать на прием руководителей структурных подразделений, других специалистов;

организовывать в установленное время личный прием граждан руководителем банка;

записывать в отсутствие руководителя банка телефонные разго-воры с последующим докладом;

организовывать проведение оперативных совешаний у руково-дителя банка;

выполнять отдельные поручения руководителя банка.

В случае отсутствия в бакке службы делопроизводства секретарь также обязан:

принимать, регистрировать, учитывать, контролировать, фор-мировать, хранить, выдавать входящие, исходящие и внутренние документы;

вести справочную и контрольную картотеки или журналы;

составлять номенклатуру дел банка;

обеспечивать сохранность и передавать дела в архив банка.

3. Права

Секретарь имеет право:

требовать от исполнителей своевременного исполнения поруче-ний руководителя банка;

требовать от работников представления материалов, необходи-мыхдля проведения оперативных совещаний у руководителя банка;

вносить предложения по усовершенствованию документацион-но'го обеспечения деятельности банка.

4. Ответственность

Секретарь несет ответственность за невыполнение обязаннос-тей и неиспользование прав, предусмотренных настоящей инст-рукцией.

передавать документы для исполнения ответственным исполни-телям;

формировать справочную картотеку, если регистрируют доку-менты на РКК, и вести справочно-информационную работу по до-кументации;

принимать документы за подписью руководства банка;

передавать зарегистрированные и подписанные руководством банка документы на отправку;

осуществлять контроль своевременного исполнения поручений и распоряжений руководства банка;

заполнять РКК на приказы, распоряжения и поручения руко-водства банка и на остальные контролируемые документы и фор-мировать контрольную картотеку;

вести учет хода исполнения и картотеку контролируемых доку-ментов; при необходимости извещать исполнителей об установлен-ных сроках исполнения документов; выявлять причины неисполне-ния;

информировать руководство банка об исполнении документов и поручений, готовить аналитические справки за определенный пе-риод о ходе исполнения документов и причинах просрочки испол-нения;

оформлять документы, формировать и подшивать их в дела и готовить к сдаче в архив;

участвовать в составлении номенклатуры дел банка;

обеспечивать сохранность документов, РКК и журналов.