Міністерство освіти і науки України

Одеський національний морський університет

Кафедра українознавства

СЛУЖБОВІ ДОКУМЕНТИ

Методичні вказівки

Спеціальності: 7.050201 «Менеджмент організацій»

7.050107 «Економіка підприємства»

Одеса – 2008

Методичні вказівки підготовлено Гогуленко Оленою Петрівною – викладачем кафедри українознавства Одеського національного морського університету за діючою навчальною програмою.

Методичні вказівки схвалено кафедрою українознавства ОНМУ « » 2007 р. (протокол № ).

Рецензент: канд. філолог. наук, доцент ПУДПУ ім. К,Д.Ушинського Крупеньова Т.І.

Передмова

Пропоновані навчальні матеріали відповідають програмі курсу «Українська мова професійного спрямування».

У методичних вказівках подано дидактичний матеріал до вивчення тем, пов’язаних із професіями, які опановують студенти економічних спеціальностей. Найрізноманітніші завдання допоможуть студентам вправно використовувати потрібні мовні конструкції, правильно будувати речення, грамотно оформляти різні службові документи. Система вправ та зразки документів допоможуть майбутнім менеджерам, економістам, бухгалтерам, аудиторам вивчити особливості професійного мовлення, закріпити набуті знання, виробити вміння охарактеризувати та оформити відповідно до вимог такі найуживаніші ділові папери, як: службовий лист, лист-зобов’язання, договір, трудова угода, контракт, звіт, акт та інші.

Для студентів вищих навчальних закладів освіти різного рівня акредитації, майбутніх фахівців економічної галузі.

МОВА І ПРОФЕСІЯ

Мова – це «характерний для людського суспільства специфічний вид знакової діяльності, який полягає у застосуванні історично усталених у певній етнічній спільності артикуляційно – звукових актів для позначення явищ об’єктивної дійсності з метою обміну між членами спільноти інформацією».

Мова і професія – дві важливі суспільні категорії, що визначають глибину пізнання світу, оволодіння набутками цивілізації, рівень мовленнєвої культури.

Мова і професія – немов партнери, які не можуть існувати один без одного, бо обидва покликані обслуговувати потреби суспільства, окремих груп його і окремої людини.

Знати мову професії – це значить дотримувати граматичних, лексичних, стилістичних, акцентологічних норм професійного спілкування, якого люди вчаться впродовж усього життя.

Професія менеджера, економіста, бухгалтера, аудитора ставить вимоги до забезпечення її термінологією, з перевагою не іншомовних, а власне українських слів, зрозумілих, доступних для всіх, хто працює в цій галузі. Знання мови професії підвищує ефективність праці, продуктивність виробництва, допомагає краще орієнтуватися в безпосередніх відносинах, укладати ділову документацію.

Характеристика найуживаніших документів

ЗАЯВА

Заява – це різновид документа, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі. Це один з найпоширеніших у справочинстві документів.

Заяви бувають особисті та службові.

Особиста заява містить прохання особи до керівника розділу чи підрозділу. Її пишуть власноручно в одному примірнику.

Службову заяву укладає посадова особа від власного імені або від імені організації до посадової особи іншої організації.

Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, заява про відшкодування збитків та інші.

Реквізити заяви та порядок їх розташування:

1. Праворуч у стовпчик вказуються відомості про адресата (назва посади, повна назва установи, прізвище та ініціали керівника із зазначенням наукового звання).

2. Нижче у стовпчик – відомості про адресанта (назва посади, прізвище, ім’я, та по батькові особи, яка звертається із заявою, іноді адреса, телефон, паспортні відомості).

3. Нижче посередині рядка пишеться слово «заява» з великої літери й не ставиться крапка.

4. Текст пишеться з великої літери й з абзацу (чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням).

5. Перелік додатків після основного тексту перед підписом (у складній заяві).

6. Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч – підпис особи, яка писала заяву.

Зразок 1:

Генеральному директорові ЗАТ «ЗАЗ»

Бондаренкові М.В.

Ігнатенка Василя Сергійовича,

який проживає за адресою:

вул. Нагірна, 14, кв. 17, м. Запоріжжя, 89017

тел.: 340-15-10

Заява

Прошу зарахувати мене на посаду економіста планового відділу.

До заяви додаю:

1. Копію диплома про вищу освіту.

2. Трудову книжку.

3. Особовий листок з обліку кадрів.

18.05.07. (Підпис)

Зразок 2:

Директорові ТзОВ «Прогресбуд»

Навроцькій Є.Г.

бухгалтера виробничого відділу

Шевченко Олесі Василівни

Заява

Прошу надати мені чергову відпуску за 2006 рік терміном на 24 робочі дні (з 01.04.07 до 25.04.07).

12.03.07. (Підпис)

Зразок 3:

Голові Правління

Акціонерного товариства «Афіна»

Зубкову М.М.

Глущик Марії Миколаївни,

яка проживає за адресою:

вул. Якіра, 14, кв. 7, м. Одеса, 31301

тел.: 65-18-19

Заява

Прошу зарахувати мене на посаду головного бухгалтера правління товариства «Афіна».

07.03.2007 р. (Підпис) М.М. Глущик

ЛИСТ

Лист – це писемно оформлений монолог, звернений до певної особи (або осіб); виклад прохання, наказу; повідомлення про себе, про події з особистого чи громадського життя тощо.

Службовий лист – це один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організацій і установ.

Лист – це узагальнена назва документів (листи-повідомлення, листи-прохання, листи супровідні, листи-запити, гарантійні листи, листи-відмови, листи-підтвердження та інші).

Головна мета службового листа – пояснити, впевнити, довести, спонукати до дії. Щодо змісту службового листа: мають бути вступ, виклад, висновки й закінчення.

Основні реквізити листа:

1. Посередині бланка має бути розташований державний герб (не обов’язково).

2. Ліворуч розташована повна назва організації та емблема.

3. Посередині (або ліворуч) зображують державні винагороди.

4. Праворуч зазначають код організації.

5. Ліворуч – повна назва установи, організації.

6. Ліворуч – назва структурного підрозділу.

7. Індекс підприємства зв’язку, поштова адреса, номер телефону, факсу, email – ліворуч.

8. Дата (24 серпня 2007 р.).

9. Адресат. Назву установи і структурного підрозділу, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище – у давальному.

10. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

11. Позначка про наявність додатка.

12. Підпис.

Зразок 1:

Акціонерний комерційний Облуправлінням, відділенням

промислово-інвестиційний Промінвестбанку

банк

(ПРОМІНВЕСТБАНК)

15.07.07. №30-4/275

Для використання в практичній роботі міста Міністерства зовнішніх економічних зв’язків і торгівлі України №15 - 1/20 про зміни та доповнення Методичних рекомендацій щодо проведення комерціалізації державної роздрібної торгівлі повідомлені листами Промінвестбанку №05 – 4/300.

Додаток: на двох сторінках.

Заступник Голови

Правління банку (Підпис) О.О.Кремер

Зразок 2:

Державний комітет Друкарня видавництва

промислової політики України «Маяк»

Одеське виробниче вул. Преображенська, 24,

Об’єднання «Зоря» м. Одеса, 30047

вул. Суворова, 7, м. Одеса, 31107

телефони: 736-54-17, 736-55-17

Розрахунковий рахунок №00027745

в центральному відділенні

Промбудбанку м. Одеси,

МФО 399168

Ідентифікаційний код 2177459

29 вересня 2007 р. №02-03/117

Просимо до 1 листопада 2007 р. Виготовити на папері друкарні бланки звітності в кількості по дві тисячі примірників кожного зі зразків.

Оплату гарантуємо.

Додаток: зразки бланків на 5 арк. в 1 прим.

Генеральний директор (Підпис) А.Г.Хоменко

Головний бухгалтер (Підпис) Д.А. Бондарчук

Зразок 3:

КРОК-С Генеральному директорові

АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО Криворізького металургійного

вул. Приморська, 7, Комбінату імені

м. Одеса, 30218, В. Р. Васильченка

Україна Лєскову І.В.

тел.: (048) 765-20-11 вул. Металургів, 21,

телефакс: (048) 765-20-11 м. Кривий Ріг,

e-mail: croc@s.odesa.ua Дніпропетровська обл., 67876

25.09.2007 №10-03/54 Конфіденційно

Прим. №1

Шановний Іване Васильовичу!

Повідомляю, що перевантажувальні роботи металу марки №118 проведено 20.09.2007, у день підписання акта про здавання – приймання металу.

Для оплати здійснених робіт надсилаю копію платіжного доручення №138 від 18.09.2007.

Сподіваюся на подальшу співпрацю.

Додаток: на 1 арк. в 1 прим.

З повагою,

Генеральний директор (Підпис) В.О. Білик

ХАРАКТЕРИСТИКА

Характеристика – 1) опис, визначення історичних, характерних особливостей, ознак кого-, чого-небудь.

2) офіційний документ, у якому міститься відгук, висновок про чию-небудь трудову й громадську діяльність.

Обов’язкові реквізити характеристики:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я, по батькові того, кому видається характеристика.

3. Рік або повна дата народження, посада, якщо треба, місце проживання, освіта.

4. Текст.

5. Дата складання.

6. Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, що видала документ.

Анкетні відомості подають у формі родового відмінка (без прийменника), крім відомостей про освіту – у називному відмінку. Щоб уникнути перекручення прізвища особи, якій видають характеристику, починати текст потрібно з прізвища, імені, по батькові в називному відмінку. Кожне нове повідомлення починають з абзацу.

Складаючи текст документа, ви повинні охарактеризувати трудову діяльність працівника; рівень професійної майстерності; ставлення його до службових обов’язків (найбільш вагомі досягнення, заохочення, стягнення); моральні якості (риси характеру, ставлення до колег). Текст характеристики викладається від третьої особи. Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Є характеристики виробничі, атестаційні, для вступу до навчального закладу, для участі у конкурсі та інші.

Зразок 1:

АТЕСТАЦІЙНА ХАРАКТЕРИСТИКА

економіста філії «Іллічівське

відділення Райфайзенбанку

в м. Одесі»

Вегерчук Марини Іванівни

Вегерчук М.І. працює на посаді економіста з 2000 року. У 1998 році закінчила Одеський національний морський університет за спеціальністю «Економіка підприємства».

Службові інструкції виконує сумлінно. Має високий професійний рівень з питань бухгалтерського обліку, кредитних ресурсів та грошового обігу. Але частково потребує підвищення знань з технічного контролю.

Навчається в Академії управління кадрами при президенті України. Користується повагою й авторитетом у колективі.

Вегерчук М.І. рекомендується більше уваги приділяти питанням технічного контролю.

25.01.2008 р.

Керуючий філією

«Іллічівське відділення

Райфайзенбанку в м. Одесі» (Підпис) В.В.Ворошилов

Зразок 2:

ХАРАКТЕРИСТИКА

КОРОЛЬКОВА ВАСИЛЯ ІВАНОВИЧА