3 Требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств

3.1 Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Мicrosoft Word, и применяется гарнитура шрифта Тimes New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Вырав­нивание по ширине листа.

3.3 При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка с наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом,

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Название вида документа печатают прописными буквами.

3.4 Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

3.5 Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков для пишущей машинки или 73 мм на компьютере.

3.6 При печатании документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере: 0 - граница левого поля, 1 - 12,5 мм, 2 - 40 мм, 3 - 60 мм, 4 - 80 мм, 5 - 100 мм, 6 - 120 мм, 7- 140 мм.

3.7 От нулевого положения печатают реквизиты: «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», отметка о заверении копии, а также слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

3.8 От первого положения печатают начало абзацев в тексте.

От четвертого положения печатают реквизит «Адресат».

От пятого положения печатают реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

От шестого положения печатают расшифровку подписи в реквизите «Подпись».

От седьмого положения печатают коды по [1] - [3].

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений.

Если заголовок к тексту превышает пять строк, допускается его продлевать до границы пятого положения. Точку в конце заголовка не ставят.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал или точно 14 пт для компьютера.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

Вопросы для самоконтроля

1. На каком расстоянии располагается реквизит “адресат”, “гриф утверждения”?

2. Как продлевается заголовок к тексту, если он превышает пять строк?

3. Каким интервалом отделяются реквизиты документа друг от друга при подготовке документа в программе MS Word?

4. Каким интервалом отделяются составные части многострочных реквизитов?

5. Какая максимальная длина строки многострочных реквизитов?

6. В каких случаях выполняется нумерация страниц? Где указывают номера страниц?

7. Какой шрифт, начертание, размер шрифта используют при подготовке документов в редакторе MS Word?

8. Следует ли отделять пробелом инициалы от фамилии в расшифровке подписи?

9. Какой размер абзацного отступа устанавливает стандарт при подготовке документов?

24