Содержание

1. Организация делопроизводства 3

1. Понятие о делопроизводстве 3

2. Место, роль и функции документов в управлении 3

3. Классификация документов 4

1.4 Основные нормативно-правовые акты, регламентирующие делопроизводство, и их краткое содержание 5

1.5 Стандартизация и унификация управленческой документации 6

2. Документирование управленческой деятельности 7

2.1 Состав реквизитов 7

2.2 Требования к бланкам документов 8

2.3 Оформление реквизитов 9

3 Требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств 23

1 Организация делопроизводства

1. Понятие о делопроизводстве

Делопроизводство — особая отрасль управленческой деятельности, связанная с работой над документами.

Делопроизводство представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий.

Делопроизводство, как процесс обработки информации, представляет собой часть технологии управления, где предметом труда является информация в различном виде, а средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает качество и высокую производительность обработки информации.

Делопроизводством в организациях и на предприятиях занимаются структурные подразделения. Наиболее распространёнными являются: управление делами, общие отделы, административно-хозяйственные отделы (АХО), канцелярии.

Управление делами — осуществляет ведение делопроизводства у Президента и в Парламенте.

Общие отделы — в исполнительных комитетах.

АХО — на предприятиях.

Канцелярия — в школах, министерствах, на небольших предприятиях; на предприятиях с большим документооборотом могут быть деления на более мелкие группы (секретариат, группа контроля, группа регистрации, группа приказов, копировально-множительная лаборатория, архив, экспедиция).

2. Место, роль и функции документов в управлении

Составной частью делопроизводства является документирование. Документирование — это процесс составления и оформления документов. Оно развивается по двум направлениям:

• документирование по общим вопросам управления (общая документация), которая охватывает основную, оперативную деятельность предприятия;

• документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация), куда входит бухгалтерская, статистическая, техническая, военная и другая документация.

Основным объектом в делопроизводстве является документ, а также процесс работы с ним. Документ – это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.

Роль документа в управлении состоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникшей проблемы.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом.

Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранность и накопление, а также возможность передавать ее другому лицу. Следовательно, документ может выполнять несколько функций:

• информационную, включающую фиксацию, сохранность и передачу информации;

• социальную, отражающую действительность, место и роль человека в обществе;

• коммуникативную, организующую и поддерживающую информационные связи в обществе между отдельными элементами (документы определенного направления (указы, законы, жалобы, заявления и т.д.) и двустороннего направления (переписка, договора и т.д.);

• управленческую, создающую документы для целей управления;

• правовую, фиксирующую, закрепляющую и изменяющую правовые нормы и правоотношения;

• учетную, фиксирующую в цифровом выражении информацию, связанную с хозяйственной и другой деятельностью для анализа и контроля информации;

• культурную, состоящую в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, этических норм и ценностей.

Значение той или иной функции со временем изменяется, как изменяется и роль самого документа.