Тема 8. Документирование работы с кадрами

8.1. Нормативные основы документирования работы с кадрами

Основной процесс документационного обеспечения управления кадрами условно можно подразделить на две взаимосвязанные части:

а) документирование управления кадрами;

б) организация работы с кадровыми документами. Документирование управления кадрами представляет собой процесс создания кадровых документов, обеспечивающих реше­ние кадровых задач.

Примерный перечень наиболее важных задач может быть представлен в следующем виде:

• оформление организации труда работников;

• заключение трудового договора и оформление приема на работу;

• оформление перевода на другую работу;

• оформление предоставления отпусков работникам;

• оформление поощрения работников;

• оформление дисциплинарных взысканий работников;

• оформление аттестации работников;

• оформление учета использования рабочего времени;

• оформление привлечения работников к работе в выходные и нерабочие дни;

• оформление служебных командировок;

• прекращение трудового договора (контракта) и оформление увольнения с работы.

Необходимо также иметь в виду, что вышеперечисленные задачи реализуются в различных ситуациях. Например, прекращение действия трудового договора может производиться по собственному желанию работника или по инициативе работода­теля.

Из этого следует, что и комплекс документов в зависимости от ситуации может быть различный. В первом случае для пре­кращения действия трудового договора достаточно письменной формы заявления об увольнении и приказа работодателя.

Во втором случае, если в организации имеется выборный профсоюзный орган, то требуется его согласие на прекращение действия трудового договора, и ситуация разрешается следующими документами: представление работодателя, протокол за­седания выборного профсоюзного органа и в случае его согла­сия — приказ. И, тем не менее, при документировании трудовых отношений необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров введенные постановлением Федеральной службы государственной статистики. В постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» установлено:

«В целях реализации требований Трудового кодекса Россий­ской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Рос­сийской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров:

№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на рабо­ту», № Т-la «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», № Т-2 «Личная карточка работника», № Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служа­щего», № Т-3 «Штатное расписание», № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую ра­боту», № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпус­ка работнику», № Т-ба «Приказ (распоряжение) о предоставле­нии отпуска работникам», № Т-7 «График отпусков», № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудо­вого договора с работником (увольнении)», № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового дого­вора с работниками (увольнении)», № Т-9 «Приказ (распоряже­ние) о направлении работника в командировку», № Т-9а «При­каз (распоряжение) о направлении работников в командировку», № Т-10 «Командировочное удостоверение», № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выпол­нении», № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работ­ника», № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работни­ков».

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№ Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», № Т-13 «Табель учета рабочего времени», № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», № Т-51 «Расчетная ведомость», № Т-53 «Платежная ведомость», № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», № Т-54 «Лицевой счет», № Т-54а «Ли­цевой счет (свт)», № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных но срочному трудо­вому договору, заключенному на время выполнения определен­ной работы».

2. Распространить унифицированные формы первичной учет­ной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановле­ния, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Фе­дерации, в п. 1.2 — на организации независимо от формы собст­венности, осуществляющие деятельность на территории Россий­ской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

3. С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации при­знать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госком­стата России от 6 апреля 2001 г. № 26».

В формах предусмотрены зоны кодирования информации. Коды проставляются в соответствии с общероссийскими клас­сификаторами:

• о населении (ОКИН);

• профессий рабочих, должностей служащих и тарифных раз­рядов (ОКПДТР);

• специальностей по образованию (ОКСО);

• предприятий и организаций (ОКПО);

• видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП).

Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классифи­каторы, предназначены для обобщения и систематизации ин­формации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.

В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным поста­новлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20, в уни­фицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходи­мости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицирован­ных форм первичной учетной документации остаются без изме­нения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответству­ющим организационно-распорядительным документом органи­зации.

Форматы бланков являются рекомендуемыми и могут изме­няться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифи­цированных форм первичной учетной документации допускает­ся вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом неоднозначности показателей, включения дополнитель­ных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Отметим, что впервые за много лет Госкомстат России пред­ложил организациям для использования образцы форм приказов и других документов, реально соответствующих формам, приме­няемым в практике работы службами кадров. Имеются некоторые особенности в образцах форм, но они вызваны необходимостью сбора данных органами учета и статистики.

Существуют определенные различия при введении образцов индивидуальных приказов (на одного работника) и других форм (сводные приказы на несколько работников, штатное расписание, график отпусков и др.). Для составления индивидуальных при­казов можно использовать бланки приказов или распоряжений организации. В эти бланки вносится постоянная информация о работнике из образцов форм индивидуальных приказов Госком­стата России, которая дополняется переменной информацией.

Для составления сводных приказов проблематично исполь­зовать имеющиеся бланки приказов и распоряжений организа­ции, так как тексты этих образцов приказов представлены в табличном виде (исключение составляют приказы о направлении работников в командировки и о поощрении работников). Сле­довательно, ряд сводных приказов и других документов должен составляться не на готовых бланках, а на чистых листах бумаги, куда печатается вся необходимая информация, что представляет собой более трудоемкий процесс.

Значительно увеличено количество форм приказов по различным кадровым задачам и, самое главное, введены так назы­ваемые сводные формы приказов по определенной кадровой задаче (прием, перевод и др.) на несколько работников. Подоб­ные формы приказов были впервые опубликованы в УСОРД. Госкомстат России использовал такую форму сводных приказов, хотя опыт внедрения УСОРД показал, что организации редко используют эти формы на практике.

Введение такого рода форм сводных приказов (по одной за­даче) вряд ли перспективно и не будет иметь широкого распро­странения. Гораздо продуктивнее форма сводного приказа, оформляющего не одну, а несколько задач на определенное ко­личество работников, причем учитываться должны сроки хране­ния этих приказов. Например, в один сводный приказ должны помещаться вопросы приема, перевода, увольнения, так как приказы по этим вопросам имеют по Перечню одинаковый срок хранения. В этот сводный приказ не рекомендуется помещать приказы о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.д., так как приказы по этим вопросам имеют другие сроки хранения. Такой вид составления сводных приказов по нескольким задачам, во­просам достаточно широко распространен в практической дея­тельности служб кадров, особенно на предприятиях, и его в будущем целесообразно нормативно закрепить.

Перечень унифицированных форм первичной учетной документации далеко не исчерпывает комплекса форм, при­меняемых в практической деятельности служб кадров.