3.2 Создание отчетов Мастером

Мастером создаются как простые, так и сложные отчеты. Он позволяет включать в отчет произвольный набор полей из различных взаимосвязанных таблиц, производить группировку по указанным полям, сортировать данные. Также предоставляется возможность выбора макета отчета и стиля оформления ("Деловой", "Обычный", "Полужирный" и др.). На последнем шаге можно перейти в режим Конструктора для корректировки отчета.

Порядок создания отчета основным Мастером:

• - находясь на вкладке баз данных Отчеты, на панели инструментов нажать кнопку (или через главное меню Вставка выбрать команду Отчет или воспользоваться пиктограммой );

• в открывшемся окне Новый отчет, выбрать Мастер отчетов. Можно указать базовый объект для создания отчета, но можно это сделать и в дальнейшем;

• выполнить предлагаемые Мастером последовательные шаги.

Задание 2. Создать однотабличный отчет Мастером по таблице Учащиеся, где необходимо для каждого города (места прописки) вывести поочередно девушек и парней, отсортировав их фамилии по алфавиту в каждой подгруппе, а также для каждого учащегося - возраст и код группы, в которой он обучается. При этом для каждого города подсчитать итоговое количество записей и средний возраст обучаемого (рис.1). (назвать отчет Учащиеся2_1)

Рис. 1

Задание 3. Создать Мастером многотабличный отчет по таблицам Группы, Экзамен, Предметы, Аудитории, где необходимо получить расписание экзаменов (рис. 2) (назвать отчет Экзамены3_1).

Рис. 2

Задание 4 Создать Мастером отчет на базе предварительно созданного многотабличного запроса., где представлено расписание занятий по аудиториям экзаменов (рис. 3) (назвать отчет Расписание_аудитории4_1

Рис. 3

3.3 Создание отчетов конструктором

3.3.1. Общие сведения о работе Конструктора

Работа в режиме Конструктора отчетов очень схожа с работой в Конструкторе форм, тем не менее, разделы первого несколько отличаются. Это связано с особенностями внешнего вида печатных документов, которые часто являются многостраничными. Данный режим, благодаря большому набору средств конструирования, предоставляемых Access, позволяет создавать отчеты точно соответствующие общепринятому виду документов.

К онструктор открывается на вкладке Отчеты в активном окне нажатием пиктограммы (тоже кнопка или через главное меню Вставка выбрать команду Отчет и далее выбрать режим Конструктора).

Макет документа в режиме Конструктора отчетов (рис. 4) имеет следующие разделы:

• Заголовок отчета – содержимое выводится один раз – только в начале отчета;

• Верхний колонтитул – содержимое выводится в верхней части каждой страницы;

• Область данных – выводятся записи таблицы или запроса;

• Нижний колонтитул – выводится в нижней части каждой страницы

• Примечание отчета – содержимое выводится только в конце отчета.

Если некоторые разделы не видны, то их следует включить через главное меню Вид или контекстное меню для поля конструктора. Что также относится к панели инструментов и списку полей. Описание панели элементов – в лабораторной работе по созданию форм.

П ри использовании группировки данных в макете отчета дополнительно появляются следующие разделы: Заголовок группы и Примечание группы (рис. 5) . Если они отсутствуют - их следует включить через окно Сортировка и группировка (меню Вид или контекстное меню или кнопка на панели инструментов), установив для нужной группы в свойствах: Заголовок группы – "Да" и Примечание группы - "Да".

Заголовок группы помещается в область верхнего колонтитула исходного макета. Там следует расположить все надписи, которые будут повторяться в виде заголовков для каждой группы. Данные по каждой группе и Примечание группы останутся в области данных исходного макета. В Примечание группы следует помещать поля для расчета итоговых значений по группе, а также общие подписи.

- разрыв страницы (панель элементов) – вставляется в место, где принудительно требуется разбить отчет на страницы. Это обычно бывает после вывода информации по какой-то группе данных. Элемент вставляется в примечание группы.