Вопрос 4 Документальное оформление трудовых отношений.

Трудовые отношения предприятия с работниками регулируются КЗоТ Украины.

На предприятиях, поэтому, должен быть установлен единый порядок оформления на работу, увольнения и переводы работников.

Трудовые отношения между работодателем и работником регулируются законодательными актами по труду и социальным вопросам, трудовым договором и учредительными документами предприятия.

Согласно КЗоТу прием на работу нового сотруд­ника должен сопровождаться оформлением со­ответствующих документов. Рассмотрим эту про­цедуру подробнее.

Устраиваясь на работу работник должен:

• подать заявление о приеме на работу;

• представить все необходимые документы.

Заявление пишется на имя руководителя (см. Приложение А ) в произвольной форме, по­скольку законодательно форма этого документа не установлена. Из содержания заявления долж­но быть ясно, на какую работу устраивается ра­ботник - постоянную или по совместительству, а если на временную, то на какой срок.

Вместе с заявлением работник подает работо­дателю предусмотренные законодательством документы (ч. 2 ст. 24 КЗоТ, ч. 4 ст. 34 Закона):

Название документа	В каких случаях подается	Примечание
Паспорт или дру­гой документ, удо­стоверяющий лич­ность	Всегда	Кроме паспорта документами, удостоверяющими личность, являются: свидетельство о рождении (при трудоустройстве не­совершеннолетнего); удостоверение беженца; справка об осво­бождении из мест лишения свободы
Трудовая книжка	По основному месту работы	При первичном оформлении на работу книжку обязан выписать работодатель в течение 5 дней после приема на работу (такое право не предоставлено физлицу - предпринимателю)

Документ об образовании	При устройстве на работу, тре­бующую специ­альных знаний	Требования к квалификации, профессии предусмотрены спра­вочниками квалификационных характеристик профессий ра­ботников
Документ о состоя­нии здоровья	В предусмотрен­ных законом случаях	В соответствии с Перечнем № 559 ( « Перечень профессий, производств и организаций…», утв КМУ пост№559 от23.05.01)
Справка о присвое­нии идентификаци­онного номера	Всегда	В соответствии с требованиями НК. Лица, отказавшиеся от иден­тификационного номера (по религиозным или другим убеж­дениям), должны иметь соответствующую отметку в паспорте
Документы воин­ского учета	Всегда для во­еннообязанных, призывников	Военный билет или выданную вместо него справку, приписное свидетельство

Работодатель должен:

• издать приказ о зачислении работника на ра­боту;

• ознакомить работника с приказом (под под­пись), условиями труда и локальными доку­ментами организации.

Форма трудового договора. Чаще всего тру­довой договор между работником и работода­телем оформляется письменным соглашением - письменным заявлением работника о приеме на работу и письменным приказом работодателя о приеме на работу этого работника. Фактиче­ски это документальное оформление догово­ренности. Трудовой договор при этом считается заключенным.

Обратите внимание: трудовой договор счита­ется заключенным, если работник фактически приступил к исполнению своих обязанностей, несмотря на отсутствие приказа о его приеме на работу (ч. 4 ст. 24 КЗоТ).

В определенных законом случаях, приведенных в ст. 24 КЗоТ, работодатель обязан заключить с работником отдельный письменный документ под названием «Трудовой договор». Например, обязательная письменная форма трудового до­говора предусмотрена при приеме на работу несовершеннолетних, заключении контракта.

Оформление приказа

Обычно прием работника оформляется прика­зом. К редким исключениям из этого правила относится, например, трудоустройство к пред­принимателю - физлицу. В этом случае работ­ник не обязан подавать заявление о приеме на работу, а предприниматель - издавать об этом приказ. Им достаточно заключить между собой трудовой договор по установленной форме.

Приказ о приеме на работу может быть оформлен:

• либо по типовой форме № П-1, утвержденной Приказом № 489 « Об утверждении типовых форм первичного учета документации по статистике труда» от 05.12.08 г..

• либо в произвольной форме с указанием всех необходимых реквизитов (см. Приложение Б).

Приказ составляется в двух экземплярах: пер­вый остается в кадровой службе, второй на­правляется в бухгалтерию для первичного уче­та. Помните, что наименование должности, профессии работника должно соответствовать Классификатору профессий ДК 003:2010. Под­писанный руководителем предприятия (учреж­дения, организации) приказ (распоряжение) объявляется работнику для ознакомления под подпись.

На основании приказа о приеме на работу кадровая служба заполняет Личную карточку работника по типовой форме № П-2, утвержден­ной Приказом № 495/656, формирует его личное дело, присваивает табельный номер и вносит соответствующую запись в трудовую книжку.

Испытательный срок. Такой срок устанавлива­ется по соглашению сторон трудового договора (ст. 26 КЗоТ) и не может превышать три месяца, а в отдельных случаях, по согласованию с проф­союзным органом, - б месяцев (ст. 27 КЗоТ). Для рабочих этот срок составляет один месяц. Установление испытательного срока оговари­вается в приказе. Негативный результат такой проверки является основанием для увольнения работника по ст. 28 КЗоТ.

Оформление различных видов договоров

Работодатель вправе принять работника на по­стоянную работу или временно. В зависимости от этого согласно КЗоТу с ним заключается либо бессрочный трудовой договор (п. 1 ст. 23), либо срочный - на определенный срок или для вы­полнения определенной работы (п. 2 ст. 23). Срочным трудовым договором оформляется также работа по контракту, а также сезонная и временная. При этом срок такого договора законодательно не ограничен.

СИТУАЦИЯ 1

В связи с увольнением финансового директо­ра и уходом в декретный отпуск инспектора по кадрам, которые работали на постоянной основе, предприятию необходимо принять на эти должности новых работников. Какой должна быть процедура оформления?

В данном случае заключаются два трудовых договора - бессрочный и срочный, процедура документального оформления которых одина­кова (см. выше). Различаться будут лишь фор­мулировки приказов. В приказе о приеме по срочному договору указывается, на какой срок принят работник, например: «Принять Крук Яну Петровну по срочному трудовому договору с 16 февраля 2011 года на должность инспектора по кадрам с окладом 1 200 грн. на время де­кретного отпуска испектора по кадрам Литвин Ирины Егоровны до дня ее фактического выхода из отпуска.».

Обратите внимание: особой формой срочно­го трудового договора является контракт. Он заключается только в прямо предусмотренных законами случаях (ст.. 21 КЗоТ). Перечень та­ких законов приведен в Письме № 66( Письмо Минтруда и соцполитики Украины от 06.05.2000 № 06/2-4/66 «Относительно контрактной формы трудового договора и перечня законов, которыми разрешено ее применение». Порядок составления контракта изложен в Положении № 170.( Положение о порядке заключения контрактов при приеме ( найме) на работу работников, утв. Постановлением КМУ от 19.03.94 № 170. Типовая форма контракта с работником утверждена Приказом № 23 ( Приказ Минтруда и соцполитики Украины от 15.04.94г. № 23 «Об утверждении Типовой формы контракта с работником».

При приеме на работу по контракту работник также пишет заявление, а работодатель издает приказ. Контракт составляется в двух экземпля­рах, имеющих одинаковую юридическую силу: один из них хранится у работника, второй - у работодателя.

Кроме того, работник может быть принят на работу по совместительству (ч. 2 ст. 21 КЗоТ). Различают внешнее (работа на другом предпри­ятии) и внутреннее совместительство (работа на своем предприятии). Основное условие со­вместительства - выполнение работы в свобод­ное от основной время (например, после работы, в выходные и праздничные дни, междусменные перерывы, в период отпуска и т. п.).

При внешнем совместительстве работник дол­жен предъявить такие же документы, как и при приеме на основную работу. Тру­довая книжка по месту работы совместителем, как правило, не представляется, так как она на­ходится на основной работе. О приеме на работу издается приказ, содержание которого может быть следующим:

«Кулеш Ольгу Ивановну принять на работу по совместительству с 07.02.11 г. уборщицей по­шивочного цеха с неполным рабочим днем (с 8.00 до 12.00) в понедельник, вторник, сре­ду и четверг с оплатой труда пропорциональ­но отработанному времени исходя из оклада 1 100 грн. в месяц.».

СИТУАЦИЯ 2

В штатном расписании предприятия есть 0,25 ставки архивариуса. Можно ли принять на эту ставку по совместительству секретаря? Как документально оформляется такое со­вместительство? Нужно ли вести два личных дела работника, две личных карточки работ­ника? Должно ли быть два приказа о приеме на работу?

Да, такой вариант возможен. Оформляется он стандартно: заявление работника, приказ о приеме на работу по совместительству (напри­мер, «Принять Ивко Нину Юрьевну, инспектора по кадрам, на работу по совместительству на 0,25 ставки архивариуса в свободное от основ­ной работы время с 01.02.11 г.»).

При этом у внутреннего совместителя не нужно требовать какие-либо дополнительные доку­менты, поскольку он предъявлял нужные доку­менты, когда оформлялся на основную работу. Нет необходимости и вести два личных дела и две карточки. В личной карточке, в строке «Дополнительные сведения», следует сделать запись о работе по совместительству, указав дату поступления на работу и номер приказа.

При заключении гражданско - правовых договоров, договоров подряда процесс труда не регламентируется, а отношения сторон возникают только по вопросам результатов труда( т.е. оговаривается стоимость работ, время их выполнения, качество и т.д.)

Одной из первоочередных задач каждого предприятия независимо от формы собственности является учет личного состава предприятия, который ведется отделом кадров, либо другим уполномоченным лицом.

Деятельность кадровой службы на предприятии регламентируется организационными документами, одним из которых является штатное расписание.

В штатном расписании устанавливается должностной и численный состав работников предприятия. Оно содержит перечень должностей, сведения о штатных единицах, должностные оклады и месячный фонд заработной платы предприятия .На сегодняшний день типовой формы штатного расписания не существует. В штатном расписании следует использовать наименования должностей и профессий, которые соответствуют Государственному классификатору Украины ГК 003-2005 « Классификатор профессий», утвержденный приказом Госстандарта Украины от 27.07.95г. № 257 c изменениями.

При документальном оформлении используются бланки типовых форм первичного учета, утвержденные Приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008г. № 489.1. С 1 января 2009 года применяются следующие типовые формы первичного учета:

Ф. № П-1 "Приказ (распоряжение) о принятии на работу".

№ П-2 «Личная карточка работника (Форма №П-2)»

№ П-3 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска".

№ П-4 "Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)".

№ П-5 "Табель учета использования рабочего времени".

№ П-6 "Расчетно-платежная ведомость работника".

№ П-7 "Расчетно-платежная ведомость (сводная)".