3. Синтетичний та аналітичний облік операцій. Первинні облікові документи

Підставою для здійснення бухгалтерського обліку операцій є первинні документи. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення і можуть складатися в паперовій або електронній формі, яка доступна для читання та виключає внесення змін. Електронний запис облікових регістрів повинен забезпечувати отримання таких документів на паперових носіях.

Юридичну силу первинним документам надають обов'язкові реквізити, які підлягають обов'язковій перевірці до введення документів у систему бухгалтерського обліку. До обов'язкових реквізитів належать:

- назва документа;

- номер і дата складання документа;

- назва й реквізити установи платника;

- назва та реквізити отримувача коштів;

- сума операції (цифрами та літерами);

- номери рахунків за дебетом і кредитом;

- назва банку, казначейства (одержувача та платника коштів) і номер його коду;

- дата валютування;

- підписи осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення з розшифруванням підписів;

- призначення платежу: назва товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на підставі якого здійснюється платіж (договір, рахунок, товарно-транспортний документ тощо) із зазначенням його номера і дати, а також нормативно-правового акта, яким передбачене право безспірного стягнення та безакцептного списання коштів (його дата, номер і відповідний пункт);

- коди економічної класифікації видатків із зазначенням сум при здійсненні видатків із бюджету або перерозподілі бюджетних коштів;

- коди бюджетної класифікації доходів і строк настання платежу (в разі перерахування коштів до бюджету);

- сума податку на додану вартість або напис "без податку на додану вартість";

- на першому примірнику - відбиток печатки та підписи відповідальних осіб платника.

Первинні документи можуть мати й інші додаткові реквізити.

Використання факсиміле для вчинення підпису, виправлення й підчистки в розрахункових документах не допускаються і до виконання не приймаються. Нe допускається також і внесення виправлень до первинних документів, окрім випадків, встановлених розпорядчими документами Державного казначейства України.

Первинні документи, які не містять обов'язкових реквізитів, є недійсними і не можуть бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку.

Списання коштів із рахунка клієнта за його розпорядженням здійснюється не пізніше наступного робочого дня. Розрахункові документи клієнта дійсні протягом 10-ти календарних днів з дня їх виписки (день заповнення не враховується).

Розрахункові документи, за якими органи Державного казначейства здійснюють перерахування коштів з одних рахунків на інші, повинні мати дату проведення та підписи посадових осіб Казначейства, які оформили і перевірили документ, а документи, що підлягають додатковому контролю, - підпис виконавця, на якого покладено обов'язок здійснювати первинний контроль операцій.

На зворотній стороні розрахункового документа, не прийнятого до виконання, органом Державного казначейства в день його отримання робиться напис про причину повернення без виконання за підписами головного бухгалтера (його заступника) та виконавця, що засвідчується штампом Казначейства.

Усі операції Казначейства здійснюються на підставі відповідно оформлених документів, які містять інформацію про характер операції і є підставою для відображення операцій в обліку.

Переказ коштів може забезпечуватися з допомогою електронних носіїв --тих же розрахункових документів v вигляді файлів, що передаються електронною поштою, в яких за визначеними реквізитами відображена інформація про перерахування коштів.

Прийом та оплата документів передбачає, насамперед, перевірку правильності їх складання, повноти інформації, законності операції та підтвердження прийому документа до виконання. Відповідальність за своєчасне складання первинних документів, достовірність інформації в них, їх передачу у визначені терміни за призначенням несуть особи, які склади та підписали ці документи. Документи від клієнтів приймаються протягом операційного дня, час якого вказується в договорі на розрахункове обслуговування.

Якщо підписи або відбиток печатки ініціатора переказу на документі викликають сумнів, такий документ не приймається до виконання. Казначейство не перевіряє і не несе відповідальності за правильність арифметичних сум у розрахункових документах клієнтів і не відповідає за виконання документів з підробленими підписами, печаткою або текстом.

Розрахункові документи за операціями, що підлягають додатковому контролю, відповідальний виконавець передає контролеру, який перевіряє правильність оформлення операцій і підписує їх. Лише після додаткового контролю платіжний документ направляється відповідальному виконавцю.

Після перевірки Казначейство виконує вказану в первинному документі операцію, відображує її в обліку, складає звіт про виконану операцію та передає його ініціатору переказу. Всі первинні розрахункові документи поточного дня звіряються із щоденним балансом.

Порядок проведення операцій як у національній, так і в іноземній валютах регулюється чинним законодавством України. Казначейство приймає до виконання доручення клієнтів тільки в межах наявних коштів на їх рахунках. Винятком є доручення на перерахування до бюджету податків, зборів та інших обов'язкових платежів до державних цільових фондів, які приймаються незалежно від наявності коштів на рахунках клієнта. Ці доручення, при відсутності коштів па рахунках, враховуються в позабалансовому обліку.

Безспірне стягнення та безакцентне списання коштів з рахунків клієнтів здійснюється у випадках, передбачених чинним законодавством України, а також за рішенням суду, господарського суду та виконавчими написами нотаріусів. Якщо коштів на рахунках клієнтів недостатньо, документ на безспірне стягнення враховується на позабалансовому рахунку.

У разі накладення арешту на кошти юридичної особи Казначейство припиняє списання коштів за розпорядженням власника рахунка, в т.ч. на потреби установи (організації) та виплату заробітної плати і прирівняних до неї платежів. Виняток становлять платежі до бюджету та внески до державних цільових фондів.

Казначейство своєчасно доводить до відома клієнтів всю необхідну інформацію про зміни в інструкціях, що їх стосуються, та надають консультації з питань розрахункового обслуговування.

Система бухгалтерського обліку Державного казначейства передбачає максимально доцільну деталізацію відображення всіх операцій в аналітичному обліку та узагальнення й наступне відображення бюджетних операцій у синтетичному обліку.

Аналітичний облік забезпечує детальну інформацію про операції кожного учасника бюджетного процесу, про кожного клієнта Казначейства, про стан його рахунків та операцій за ними. Така інформація надходить до Казначейства з первинними документами й узагальнюється в облікових регістрах.

Регістри синтетичного та аналітичного обліку операцій - це уніфіковані носії інформації у вигляді відомостей, книг, журналів, карток обліку тощо. їх призначення - хронологічне, систематичне чи комбіноване накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів.

Державне казначейство самостійно розробляє та затверджує форми регістрів обліку, які повинні мати назву, період реєстрації операцій, прізвища і підписи осіб, які їх склали, та інші обов'язкові реквізити. У Казначействі ведуться такі обов'язкові облікові регістри:

- оборотно-сальдовий баланс (щоденний баланс оборотів і залишків за балансовими, бюджетними, позабалансовими рахунками та рахунками управлінського обліку);

- особові картки (в тому числі, з розподілом за кодами економічної класифікації видатків);

- сальдові та оборотно-сальдові відомості за аналітичними рахунками за формами, що додаються.

У щоденному оборотно-сальдовому балансі відображаються обороти за дебетом і кредитом за день, вихідні залишки за активом і пасивом за кожним балансовим, бюджетним і позабалансовим рахунками, а також за рахунками управлінського обліку з проміжним підсумком за рахунками другого та третього порядків. Виводяться підсумки за кожним класом рахунків і загальний підсумок за всіма рахунками. Про правильність складання щоденного балансу оборотів та залишків свідчить рівність дебетових і кредитових оборотів і залишків за активом і пасивом. Наявність такої рівності є обов'язковою умовою початку нового операційного дня. Щоденний оборотно-сальдовий баланс перевіряється й підписується керівником і головним бухгалтером.

Перевірка тотожності даних аналітичних рахунків і рахунків синтетичного обліку здійснюється в обов'язковому порядку не рідше одного разу на місяць. Звірка проводиться за наведеними вище балансовими та позабалансовими рахунками перевірочної відомості з даними відповідних рахунків оборотно-сальдового балансу.

За операціями в іноземній валюті облік здійснюється у грошовій одиниці України за діючим на день здійснення курсом НБУ. Записи здійснюються одночасно і у валюті розрахунків і платежів (за кожною валютою окремо).У аналітичному обліку операції в іноземній валюті ведуться в подвійній оцінці: в іноземній валюті за її номіналом та в гривневому еквіваленті за діючим курсом НБУ.

Відображення операцій у синтетичному та аналітичному обліку здійснюються на підставі первинних облікових документів у момент їх здійснення. Відповідальність за правильність відображення операцій у облікових регістрах несуть особи, які склали і підписали ці регістри.