3. Облікові регістри і форми бухгалтерського обліку

З метою хронологічного, систематичного або комбінова­ної о накопичення, групування та узагальнення інформації про господарські операції, що містяться у прийнятих до обліку пер­винних документах, використовуються облікові регістри (книги, відомості, журнали тощо).

Виходячи з цього, можна зазначити, що обліковий регістр являє собою спосіб групування інформації із первинних доку­ментів, що відображає зміни в структурі об'єктів бухгалтерсько­го обліку за певний проміжок часу.

Облікові регістри складаються щомісяця, підписуються виконавцями та головним бухгалтером або особою, на яку по­кладено ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Ведення облікових регістрів та котирування документів первинного обліку здійснюються із застосуванням, щонайменше, коду класу рахунків й коду синтетичного рахунку.

Розріз (деталізація) аналітичної інформації у регістрах бухгалтерського обліку підприємством може розширюватися, змінюватися, в залежності від конкретних потреб.

Аналітичні дані в облікових регістрах мають узгоджува­тися з даними синтетичного обліку на останнє число місяця.

Господарські операції відображаються в облікових регістрах під час надходження первинних документів або підсум­ками за місяць, в залежності від характеру і змісту операцій. Інформація до облікових регістрів переноситься після перевірки первинних документів за формою та змістом.

Підсумкові записи в регістрах звіряються з даними пер­винних документів, які були підставою для записів у них.

На документах, дані яких включені до облікових регістрів, зазначають номери відповідних облікових регістрів і порядкові номери записів в них (номер рядка). За документами, дані яких відображені в облікових регістрах загальним підсум­ком, номер регістру і номер запису вказують на окремому ар­куші, який додасться до зброшурованих документів.

В облікових регістрах, показники яких переносять в Голо­вну книгу або в інші облікові регістри, роблять відповідну по­значку про це у відповідному рядку регістру.

Підприємства для перевірки правильності складання облікових регістрів можуть застосовувати оборотну відомість за рахунками бухгалтерського обліку, яка складається з даних обо­рогів на рахунках бухгалтерського обліку Головної книги після занесення до неї оборотів із всіх журналів. Обороти за дебетом рахунків і кредитом рахунків також мають бути рівними.

Інформація про господарські операції підприємства за звітний період (місяці), квартал, рік) з облікових регістрів вико­ристовується для складання фінансової звітності.

Регістри бухгалтерського обліку побудовані за кореспон­денцією рахунків бухгалтерського обліку, що встановлена Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від З0 листопада 1999 року №291.

В свою чергу форма бухгалтерського обліку виступає як певна система регістрів бухгалтерського обліку, порядку і спосо­бу реєстрації та узагальнення інформації в них. Вона обирається підприємствами самостійно з додержанням єдиних засад бухгал­терського обліку та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних.

Виходячи із практики, найбільш поширеними формами бухгалтерського обліку на даний час є журнально-ордерна фор­ма, спрощена та автоматизована (комп'ютерна) форми бухгал­терського обліку.

Отже, розглянемо більш детально зазначені форми бух­галтерського обліку.

Журнально-ордерна форма обліку

Наказом Міністерства фінансів України №356 від 29.12. 2000 року було затверджено "Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку".

Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгал­терського обліку спрямовані на узагальнення у регістрах бухгал­терського обліку (крім регістру позабалансового обліку) методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіта­лу, зобов'язань та факти фінансово-господарської діяльності під­приємств і організацій і а інших юридичних осіб (крім банків і бю­джетних установ), їх філій, відділень, представництв незалежно від форм власності, організаційно-правових форм і видів діяльності, на накопичення аналітичних даних про склад і рух активів, капіта­лу і зобов'язань, доходів, витрат, фінансових результатів.

Методичними рекомендаціями передбачено застосування журналів і відомостей, які показані в таблиці 6.1.

Спрощена форма обліку

Наказом Міністерства фінансів України № 112 від 31.05.1996 року було затверджено "Вказівки про склад та поря­док заповнення облікових регістрів малими підприємствами".

Вказівками передбачено, що мале підприємство самостій­но вибирає форму бухгалтерського обліку із затверджених відпо­відними органами, виходячи з потреб свого виробництва і уп­равління, їх складності і чисельності працівників. Підприємст­вам, що зайняті в матеріальній сфері виробництва, рекомен­дується використовувати регістри, передбачені журнально-ордерною формою бухгалтерського обліку. Підприємства торгівлі, громадською харчування га постачальницько-збутових видів діяльності можуть використовувати регістри спрощеної форми бухгалтерського обліку.

Спрощена форма бухгалтерського обліку може застосову­ватися за:

- простою формою (без використання регістрів обліку майна малого підприємства);

- формою бухгалтерського обліку з використанням регіст­рів обліку майна малого підприємства.

Проста форма бухгалтерського обліку

Малі підприємства, які здійснюють за місяць не більше 100 господарських операцій, не мають виробництва продукції і робіт, пов'язаних з великими матеріальними затратами, застосо­вую гь просту форму бухгалтерського обліку.

При простій формі обліку реєстрація первинних облікових документів, відображення операцій на рахунках, визначення собівартості продукції і фінансового результату ведеться в одно­му бухгалтерському регістрі. Книзі обліку господарських опе­рацій за формою №К-1 (рис. 6.З.).

Поряд з Книгою обліку господарських операцій для облі­ку розрахунків по оплаті праці з працівниками та бюджетом по прибутковому податку, мале підприємство веде Відомість обліку заробітної плати за формою №В-8.

Книга обліку господарських операцій (форма №К-1) містить усі застосовувані малим підприємством бухгалтерські рахунки, є комбінованим регістром аналітичного і синтетичного обліку, на підставі якого можна визначити наявність засобів і їх джерел па визначену дату та скласти бухгалтерську звітність.

Книга повинна бути прошнурована та пронумерована. На останній сторінці записується кількість пронумерованих сторінок та засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера, а також скріплюється печаткою.

Книга відкривається записами сум залишків на початок року (початок діяльності підприємства) з кожного виду засобів та джерел.

У графі 3 "Зміст операції" у хронологічній послідовності позиційним способом відображаються на підставі первинних до­кументів усі господарські операції поточного місяця.

Суми по кожній операції, зареєстрованій у Книзі, відобра­жаються методом подвійного запису одночасно по графах "Дебет" і "Кредит" рахунків обліку відповідних видів засобів та їх джерел.

У кінці місяця підбиваються підсумки по дебету і кредиту всіх рахунків обліку засобів та їх джерел, які повинні дорівнюва­ти даним, що показані у графі 4.

Після визначення дебетових і кредитових оборотів по всіх бухгалтерських рахунках виводиться сальдо по кожному рахунку на кінець місяця.

Малі підприємства, на балансі яких обліковуються власні основні засоби, виробничі запаси, товари і готова продукція та які здійснюють за місяць понад 100 господарських операцій, ведуть бухгалтерський облік з використанням таких облікових регістрів:

- Відомість обліку основних засобів, нарахованих амортиза­ційних відрахувань (зносу) — форма №В-1;

- Відомість обліку виробничих запасів, готової продукції і то­варів — форма №В-2;

- Відомість обліку витрат на виробництво — форма №В-3;

- Відомість обліку грошових коштів і фондів — форма №В-4;

- Відомість обліку розрахунків та інших операцій — форма №В-5;

- Відомість обліку реалізації — форма №В-6;

- Відомість обліку розрахунків з постачальниками — форма №В-7;

- Відомість обліку заробітної плати — форма №В-8;

- Відомість (шахматна) - форма №В-9.

Форма бухгалтерського обліку з використанням регістрів обліку майна підприємств

Кожна відомість, як правило, застосовується для обліку операцій по одному з використовуваних рахунків бухгалтерського обліку.

Сума по будь-якій операції записується у двох відомостях одночасно: у першій — по дебету рахунку з наведенням шифру рахунку, який кредитується (у графі "Кореспондуючий раху­нок"), а у другій — по кредиту рахунку з аналогічним записом шифру рахунку, що дебетується. В обох відомостях у графі "Зміст операції" записується на підставі форм первинної облікової доку­ментації зміст здійсненої операції або пояснення, шифри та ін.

Залишки коштів в окремих відомостях повинні співставлятися з відповідними даними первинних документів, на підставі яких були зроблені записи (звіт касира, виписки банку).

Дані про фінансово-господарську діяльність малого під­приємства за місяць з усіх відомостей переносяться до відомості форми №В-9, на підставі якої складається оборотна відомість.

Оборотна відомість застосовується для складання бухгал­терського балансу.

У застосовуваних відомостях вказується місяць, за який вони складаються, а в необхідних випадках — назва рахунків бухгалтерського обліку. Відомості підписуються особами, що проводили записи.

У Відомість обліку основних засобів, нарахованих аморти­заційних відрахувань (зносу) форми №В-1 дані запи­суються по рахунках 10, 11, 12 позиційним способом по кожному об'єкту окремо. Щомісячно при наявності руху основних засобів визначаються суми оборотів і виводиться залишок основних за­собів на кінець місяця.

Рух основних засобів у межах підприємства у відомості не відображається. Для контролю за сумами нарахованої аморти­зації (зносу) по всіх основних засобах у відомості заповнюються відповідні графи обліку амортизації наростаючим підсумком.

Дані про суми нарахованих амортизаційних відрахувань використовуються для відображення операцій по їх руху у відо­мостях форм №№В-3 і В-4.

Аналітичний облік основних засобів ведеться з викорис­танням первинних форм №0З-6 "Інвентарна картка обліку ос­новних засобів", №03-7 "Опис інвентарних карток по обліку ос­новних засобів", №03-8 "Картка обліку руху основних засобів", №03-9 "Інвентарний список основних засобів". На підставі да­них карток обліку руху основних засобів форми №03-8 запов­нюється Відомість обліку основних засобів форми №В-1.

Нарахування амортизаційних відрахувань проводиться у розрахунках і типових форм №№ 03-14, 03-15. 03-16, затверджених наказом Міністерства статистики України від 29 грудня 1995 ро­ку №352 "Про затвердження типових форм первинного обліку".

Відомість обліку виробничих запасів, готової продукції і товарів форми №В-2 призначена для синтетичного і аналітичного обліку виробничих запасів, готової продукції і то­варів, що відображені на рахунках 20 "Виробничі запаси" і 26 "Готова продукція", щомісячно ведеться окремо по виробничих запасах та готовій продукції у розрізі найменувань та місць зберігання цінностей. Також у відомості форми №В-2 знаходять відображення матеріальні цінності, які обліковуються на рахун­ках 22, 25, 27, 28. Дані про відпуск матеріалів і продукції у вироб­ництво і реалізацію записуються із відомостей по формах №В-3 "Облік витрат на виробництво" або №В-6 "Облік реалізації".

Відомість обліку витрат на виробництво форми №В-3 застосовується для синтетичного і аналітичного обліку витрат на виробництво продукції (робіт, послуг) і витрат по капітальних вкладеннях, які обліковуються відповідно на ра­хунках 23 "Виробництво" і 15 "Капітальні інвестиції". Для обліку витрат виробництва (обігу) та капітальних вкладень відкрива­ються окремі відомості форми №В-3.

Витрати по дебету рахунку 23 "Виробництво" відобража­ються з кредиту різних рахунків па підставі даних, що містяться в інших відомостях (№№В-2, В-4, В-5 та ін.) та безпосередньо із ок­ремих первинних документів.

В одній відомості можна вести окремий облік витрат на виробництво продукції (робіт, послуг) за їх видами і на уп­равління (рах. 91 "Загальновиробничі витрати", 92 "Адміністра­тивні витрати" та інші рахунки 9 класу).

Залишки незавершеного виробництва на початок місяця показуються у відомості згідно з відповідними даними відомості №В-3 за минулий місяць, а залишок на кінець місяця визна­чається за актами інвентаризації незавершеного виробництва або за обліковими даними.

Відомість обліку грошових коштів і фондів форми №В-4 застосовується для обліку коштів і фондів, облік яких ведеться на балансових рахунках: 13 "Знос (амортизація) майна", 30 "Каса", 31 "Рахунки в банках", а також рахунки 4 і 7 класів.

Відомість обліку розрахунків та інших операцій форми №В-5 використовується для обліку операцій, на ра­хунках: 37, 50, 60. 64, 65, 67, 68 та інші.

Записи у відомості по розрахунках з підзвітними особами та іншими дебіторами і кредиторами ведуться позиційним спосо­бом з виведенням па кінець місяця розгорнутого сальдо по забор­гованості підприємству - дебету рахунку і заборгованості під­приємства кредиту рахунку по кожному дебітору і кредитору.

При використанні одного бланку відомості форми №В-5 для відображення операцій, що обліковуються на декількох ра­хунках бухгалтерського обліку, на кожний з них у відомості відводиться необхідна кількість рядків.

В кінці місяця по кожному рахунку підбиваються підсум­ки по дебету і кредиту та виводиться сальдо на перше число міся­ця, наступного за звітним.

Відомість обліку реалізації форми №В-6 використовують малі підприємства для обліку реалізації і розра­хунків з покупцями.

Записи у відомостях здійснюються позиційним способом по кожному рахунку, покупцю, виду продукції (робіт, послуг).

У відомості відображається собівартість відвантаженої продукції (робіт, послуг) з кредиту рахунків обліку виробничих за­пасів або витрат на виробництво та її вартість за продажними цінами згідно з рахунком, який пред'явлено покупцю (замовнику).

Відомість обліку розрахунків з постачальниками форми №В-7 застосовується для обліку розрахунків з по­стачальниками, які обліковуються на рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками". Відомість відкривається пе­ренесенням залишків заборгованості підприємства у розрізі ра­хунків постачальників із відомості за минулий рік.

У відомість по кредиту рахунку "Розрахунки з постачаль­никами та підрядниками" позиційним способом записуються дані з акцептованих рахунків постачальників і підрядників за виконані роботи і послуги, а також за одержані матеріальні цінності.

По дебету рахунку відображаються операції по сплаті ра­хунків постачальників і підрядчиків.

Відомість обліку заробітної плати форми №В-8 використовується для обліку розрахунків з робітниками і службовцями по оплаті праці, які обліковуються на рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці".

У розділі відомості "Кредит (нараховано)" відображаються нараховані працівникам підприємства суми заробітної плати (включаючи премії) за виконану роботу, обчислені виходячи із прийнятих на підприємстві систем і форм оплати праці, надбав­ки, доплати та інші виплати, що передбачені діючим законодав­ством. Заробітна плата групується у відомості за категоріями працівників, об'єктами обліку, видами виробництв.

У розділі "Дебет (утримано)" відображаються відрахуван­ня із заробітної плати працівників відповідно до діючого законо­давства (прибуткового податку, до Пенсійного фонду, сум вида­них авансів, сум, які своєчасно не повернені підзвітними особами, сум за виконавчими листами на користь різних підприємств і осіб та ін.) та визначається сума, яка підлягає видачі працівникам.

За цією відомістю також проводиться виплата заробітної плати працівникам підприємства.

За даними відомості форми №В-8 визначаються суми обо­в'язкових відрахувань па соціальні потреби (на обов'язкове держа­вне соціальне страхування та соціального захисту населення тощо).

Дані цієї відомості використовуються для записів по кре­диту рахунків 65 "Розрахунки за страхуванням'¹, 64 "Розрахунки за податками й платежами", 37 "Розрахунки з різними дебітора­ми" у графі "Кредит" відомості форми №В-5 і по графі "Дебет" відомості форми № В-3 "Облік витрат на виробництво".

Відомість (шахматна) форми №В-9. Облік господарських операцій на малих підприємствах, які застосовують форму обліку, що засіювана на використанні регіст­рів бухгалтерського обліку майна малого підприємства, завершує­ться підбиттям підсумків по оборотах у застосовуваних відомостях та обов'язковим перенесенням їх у відомість за формою №В-9.

Відомість за формою №В-9 є регістром синтетичного об­ліку та використовується для узагальнення даних поточного об­ліку і взаємної перевірки правильності записів по рахунках бух­галтерського обліку.

Відомість відкривається па кожний місяць і використовує­ться для записів даних по дебету і кредиту кожного рахунку окремо.

У відомості по вертикалі записують рахунки у зростаючо­му порядку, а по горизонталі - у порядку зростання номерів відомостей.

Відомість форми №В-9 заповнюється перенесенням кре­дитових оборотів із відомостей в дебет відповідних рахунків цієї відомості.

У відомості форми №В-9 підраховується сума дебетового обороту по кожному рахунку, який повинен дорівнювати дебето­вому обороту, що відображений на цьому рахунку у відповідній відомості.

Виявлені суми по дебету кожного рахунку підсумовують­ся та їх загальний підсумок повинен дорівнювати загальній сумі оборотів по кредиту рахунків.

Дебетові та кредитові обороти по кожному рахунку перено­сяться в оборотну відомість, в якій виводиться сальдо по кожному рахунку за станом на перше число наступного за звітним місяця.

Схему спрощеної форми обліку (з використання регістрів обліку майна підприємства) можна представити за допомогою рис. 6.4.

Автоматизована (комп'ютерна) форма об­ліку

Автоматизована (комп'ютерна) форма бухгалтерського об­ліку базується па використанні різних видів комп'ютерної техніки.

На великих підприємствах, де за допомогою ЕОМ оброб­ляється велика кількість як облікової, так і іншої інформації, створюється обчислювальні центри із потужними ЕОМ.

Поряд з тим розвиток ринку показав, що найбільш мо­більним з точки зору швидкості переозброєння і оновлення ви­робництва є невеликі підприємства. На таких підприємствах ав­томатизація облікової роботи проводиться за допомогою персо­нальних ЕОМ (ПЕОМ).

Автоматизована (комп'ютерна) форма обліку включає такі етапи:

1) документування господарських операцій;

2) автоматизована обробка інформації;

3) автоматизоване узагальнення облікової інформації (баланс та звітність).

В залежності від фінансових можливостей і потреб того чи іншого підприємства автоматизація бухгалтерського обліку мо­же бути повною або частковою.

Повна автоматизація облікової роботи передбачає авто­матизацію всіх етапів і ділянок облікової роботи. За цих умов первинні документи (в більшості) оформляються не вручну із ви­користанням типографських бланків, а друкуються за допомо­гою ПЕОМ, ідо значно скорочує робочий час облікових праців­ників. При повній автоматизації для обробки інформації відпа­дає потреби додаткового вводу даних із первинних документів до бази даних ПЕОМ, оскільки у пам'яті комп'ютера зберігаються всі необхідні реквізити. І як наслідок, при повній автоматизації складання передбачених законодавством форм звітності підпри­ємства теж здійснюється за допомогою ПЕОМ.

Виходячи із практики обліку, на підприємствах України в даний час найбільш розповсюдженою є часткова автоматизація бухгалтерського обліку, яка передбачає автоматизацію окремих етапів та ділянок облікової роботи. На багатьох підприємствах за допомогою ПЕОМ як правило здійснюють облік заробітної плати, виробничих запасів та ін., які являються найбільш трудомісткими ділянками обліку. За таких умов автоматизації підлягає лише дру­гий етап облікового процесу (автоматизована обробка інформації), а перший (документування господарських операцій) та третій (уза­гальнення облікової інформації) забезпечується виконанням вруч­ну. Це звичайно впливає на затрати робочого часу бухгалтерів, а також на якість і строки отримання облікової інформації.

Зауважимо, що відсутність повної автоматизації обліко­вої роботи не завжди пов'язана із фінансовими можливостями конкретного підприємства. Велика увага, поряд з іншим, повин­на приділятися питанням і перепідготовки облікових працівників, на що у вищих навчальних закладах має бути спря­мовано велику увагу.