2. Класифікація документів

Для оформлення різного роду господарських операцій, які здійснюються на підприємстві, використовують різні за своєю формою і змістом бухгалтерські документи. Поділ документів на групи за певними ознаками забезпечує правильне складання і оп­рацювання документа, а також розуміння його ролі в системі до­кументообігу на підприємстві.

Бухгалтерські документи незалежно від їх носія класифі­куються за наступними ознаками:

за призначенням, за характе­ром задокументованих операцій, за порядком складання, за кількістю охоплених операцій, за місцем складання, за технікою складання і опрацювання.

1. За призначенням документи поділяються на: розпорядчі, виконавчі (виправдні),бухгалтерського оформлення, комбіновані.

Розпорядчими називаються документи, в яких міститься розпорядження (наказ, завдання) щодо здійснення певної госпо­дарської операції. Вони представлені такими бухгалтерськими документами, як: платіжне доручення для перерахування грошо­вих коштів з розрахункового рахунку підприємства іншому підприємству, довіреність на отримання матеріальних цінностей, чек грошової чекової книжки для отримання грошей із банку у касу та ін. Поряд з цим треба зауважити, що розпорядчі докумен­ти не засвідчують факту здійснення самої господарської операції, а отже, виступають лише підставою для їх здійснення.

Виконавчими (виправдними) називають ті документи, які засвідчують факт здійснення господарської операції, а отже, є підставою для відображення їх у обліку. Вони представлені таки­ми бухгалтерськими документами, як: виписка із розрахункового рахунку підприємства, авансовий звіт щодо використання коштів підзвітною особою та ін. Для виконавців такі документи є виправдними щодо здійснення певних операцій, або витрачан­ня грошових коштів.

Документи бухгалтерського оформлення складаються в бухгалтерії на підставі розпорядчих або виконавчих документів, а також даних поточного обліку в процесі підготовки для здійснен­ня відповідних облікових записів. До таких документів належать різного роду бухгалтерські довідки, групувальні відомості, розра­хунки (розподілу амортизації за підрозділами підприємства, роз­поділу загальновиробничих витрат, калькуляційні картки) та ін. Треба зауважити, що документи бухгалтерського оформлення не відображають безпосередньо факт здійснення господарської опе­рації, а є лише підставою для здійснення облікових записів.

В практиці бухгалтерського обліку широке застосування знайшли документи, які поєднують в собі ознаки розпорядчих до­кументів, виконавчих, а також документів бухгалтерського оформлення. Документи, які поєднують функції перелічених вище документів, називаються комбінованими. Прикладом таких доку­ментів можуть бути: видатковий касовий ордер, в якому містить­ся як розпорядження керівника щодо видачі грошей із каси, так і підтвердження виконання операції (підписи касира і одержувача); видаткова накладна, яка містить як розпорядження щодо видачі із складу певних виробничих запасів, так і підтвердження виконан­ня операції (підписи комірника і одержувача) та ін.

2. За характером задокументованих операцій бухгалтерські документ поділяються на: грошові, матеріальні, розрахункові.

За допомогою грошових документів оформляються опе­рації, які пов'язані із рухом грошових коштів па підприємстві. Такими документами є, зокрема: прибутковий та видатковий ка­сові ордери, чек грошової чекової книжки для отримання коштів із банку У касу, об'ява па внесення готівки для здачі грошей із підприємства у банк.

Матеріальними документами оформляються операції, які пов'язані із рухом товарно-матеріальних цінностей на підприємстві. Вони представлені такими документами, як: прибуткова на­кладна, видаткова накладна, лімітно-забірна картка та ін.

Документи, за допомогою яких здійснюються розрахунки між підприємствами, організаціями та установами — називають­ся розрахунковими. Такі документи представлені зокрема платіж­ним дорученням, платіжною вимогою-дорученням, за допомо­гою яких здійснюються операції па розрахунковому рахунку.

3. За порядком складання бухгалтерські документи поділя­ються на: первинні та зведені.

Первинні документи складаються безпосередньо під час здійснення господарської операції. Вони представлені такими до­кументами як: прибуткові та видаткові касові ордери, прибуткові та видаткові накладні, товарно-транспортні накладні, наряди на відрядну роботу працівників та ін.

В свою чергу зведені бухгалтерські документи складають­ся на підставі даних кожного первинного документа шляхом гру­пування і підрахунку (зведення) їх показників. Такі документи представлені, зокрема, такими як: касовий звіт, авансовий звіт, книга складського обліку, звіт про рух товарно-матеріальних цінностей, які складаються на підставі даних первинних обліко­вих документів.

4. За кількістю охоплених операцій бухгалтерські документи поділяються на: разові та накопичувальні.

Для оформлення однієї або декількох операцій, виконан­ня яких передбачено відразу, використовують разові документи. Після складання разові документи є підставою для здійснення на їх основі відповідних бухгалтерських проводок. Разові докумен­ти представлені зокрема такими як: первинні документи (прибутковий і видатковий касові ордери, накладні на оприбуткування і відпуск виробничих запасів зі складу (як одного так і декількох найменувань виробничих запасів одночасно), платіжне доручен­ня, довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей та ін.), а також зведені документи (звіт про рух товарно-матеріаль­них цінностей, касовий звіт, виписка банку із розрахункового ра­хунку підприємства, авансовий звіт та ін.).

Накопичувальні документи використовуються з метою оформлення декількох однорідних господарських операцій, ви­конання яких передбачене па протязі певного періоду (тижня, де­кади, місяця). Треба зауважити, що дані документи є підставою для здійснення на їх основі подальших облікових записів лише за умови відображення у них останньої операції! закриття докумен­та, тобто виведення підсумку по всіх записах. Прикладом багато­разових документів можуть бути: лімітно-забірна картка, наряди на відрядну роботу (як індивідуальний, так і для бригади) та ін.

5. За місцем складання бухгалтерські документи поділяють­ся на внутрішні та зовнішні

Внутрішніми називаються такі документи, які були скла­дені на тому підприємстві, де здійснилася та чи інша господарсь­ка операція.

Зовнішніми називаються документи, які надійшли на адре­су підприємства від інших підприємств, організацій, установ.

6. За технікою складання і опрацювання бухгалтерські доку­менти поділяються на такі, які оформляються вручну, а також за допомогою ЕОМ.

Треба зауважити, що фактично всі бухгалтерські доку­менти в межах всієї системи обліку можуть бути одночасно і та­кими, які оформляються вручну і такими, які складаються за до­помогою ЕОМ. Поділ і розмежування документів можливий ли­ше на окремо взятому підприємстві, яке характеризується кон­кретним ступенем механізації ділянок облікової роботи. Так, на одному підприємстві, в силу механізації певних ділянок облікової роботи, одні документи можуть бути такими, які оформляються вручну, інші — за допомогою ЕОМ, а в цей же час на іншому підприємстві все може бути навпаки.

Розглянуту класифікацію бухгалтерських документів можна узагальнити за допомогою рис. 6.1.

Класифікація бухгалтерських документів за певними озна­ками показала, що фактично кожен документ належить одночасно до різних кваліфікаційних груп. Так, наприклад, платіжне дору­чення для перерахунку грошей постачальнику через установу бан­ку за призначенням є розпорядчим документом, за характером за­документованих операцій — грошовим, за порядком складання — первинним, за кількістю охоплених операцій — разовим, за місцем складання — внутрішнім, та за способом складання — як такий, що складається вручну, або за допомогою ЕОМ, залежно від рівня механізації облікової роботи на конкретному підприємстві.

Таким чином, правильне розуміння класифікації бухгал­терських документів дає змогу відповідно оцінити призначення кожного документа при відображенні господарських операцій, які здійснюються в процесі господарської діяльності.