4. Взаємозв'язок між синтетичними рахунками, субрахунками й аналітичними рахунками

Система рахунків бухгалтерського обліку включає в себе три види рахунків: 1) синтетичні рахунки (рахунки першого по­рядку); 2) субрахунки (рахунки другого порядку); 3) аналітичні рахунки (рахунки третього порядку).

Синтетичними рахунками (рахунками першого порядку) називаються рахунки, які містять в собі узагальнені дані про еко­номічно однорідні групи господарських засобів підприємства, джерел їх утворення, господарські процеси, а також результати господарської діяльності суб'єкта господарювання.

Основним є те, що інформація на синтетичних рахунках відображається лише в грошовому вимірнику. Так, зокрема по рахунках 10 "Основні засоби", 20 "Виробничі запаси", 66 "Розра­хунки з оплати прані" знаходить відображення лише узагальнена інформація без конкретизації кількості та вартості основних за­собів і виробничих запасів, а також нарахованої заробітної пла­ти по кожному працівнику підприємства зокрема.

Узагальнена інформація, яка міститься на синтетичних ра­хунках є важливою для ведення Головної книги, складання Балан­су, а також подачі різного роду звітності до фінансових органів.

Системою рахунків бухгалтерського обліку передбачено поділ синтетичних рахунків (рахунків першого порядку) на суб­рахунки (рахунки другого порядку), які теж узагальнюють в собі інформацію про господарські засоби, джерела їх утворення, а та­кож господарські процеси, але на дещо нижчому щаблі у порівнянні із синтетичними рахунками.

Для прикладу візьмемо синтетичний рахунок 20 "Вироб­ничі запаси". Для більшої деталізації інформації по цьому рахун­ку передбачено ведення наступних субрахунків: 201 "Сировина і матеріали", 203 "Паливо", 205 "Будівельні матеріали" та ін. З однієї сторони субрахунки виконують функції узагальнення да­них по аналітичних рахунках, які входять до їх складу, з іншої — функції деталізації синтетичних рахунків, до складу яких вони входять. Треба зауважити, що узагальнена інформація по субра­хунках теж, як і по синтетичних рахунках, знаходить своє відоб­раження лише у грошовому вимірнику.

Поряд з тим узагальненої інформації явно недостатньо для прийняття оперативних управлінських рішень, які забезпечать, найбільш ефективну взаємодію всіх його ресурсів.

Наприклад, будівельній організації для зведення житло­вого будинку потрібно мати будівельних матеріалів на певну су­му які за даними субрахунку 205 "Будівельні матеріали" є в на­явності. Поряд з тим при більш детальному аналізі наявних буді­вель них матеріалів з'ясувалося, що цегли с в два рази більше від погреби, цементу в три рази менше, а шифер взагалі відсутній. Вводячи з цієї інформації, оцінка можливостей підприємства швидко і вчасно збудувати об'єкт стала зовсім невтішною.

Так, виходячи із прикладу, для прийняття рішення про будівництво об'єкту треба мати, поряд із узагальненими даними, інформацію про кожне найменування будівельних матеріалів зо­крема. Наявність такого роду інформації одержують за допомогою аналітичних рахунків, які призначені для обліку наявності і змін безпосередньо з кожного виду господарських засобів, джерел утворення господарських засобів і господарських процесів. Інформація, яка міститься на аналітичному рахунку, знаходить своє відображення поряд із грошовим у натуральних і трудових вимірниках. Прикладами аналітичних рахунків в структурі суб­рахунку 205 "Будівельні матеріали" можуть бути, наприклад: 20501 "Цегла біла", 20502 "Цегла червона", 20503 "Цемент М-400", 20504 "Цемент М-500", 20505 "Алебастр" та ін.

Кількість аналітичних рахунків в структурі субрахунків визначається на кожному підприємстві самостійно, залежно від кількості об'єктів для обліку.

Треба зазначити, що облік, який здійснюється із викорис­танням аналітичних рахунків, називається аналітичним обліком.

Для наглядності і кращого розуміння всіх взаємозв'язків між синтетичними рахунками, субрахунками і аналітичними ра­хунками розглянемо наступний приклад.

Приклад. Початкове сальдо по субрахунку 205 "Будівель­ні матеріали" станом на 01.01.20__р. склало 15000 грн., яке в свою чергу складається із початкових сальдо за наступними ана­літичними рахунками: 20501 "Цегла біла" — 10000 грн. (20 тис. штук), та 20504 "Цемент М-500" - 5000 грн. (100 мішків по 50кг). На протязі місяця із будівельними матеріалами відбулися наступні господарські операції:

1. 05.01.20__р. надійшли на склад від постачальників бу­дівельні матеріали на суму 8000 грн., зокрема: цегла - 5000 грн. (10 тис. штук); цемент — 3000 грн. (60 мішків);

2. 10.01.20__р. видано із складу па будівництво спорткомп­лексу будівельні матеріали на суму 12000 грн., зокрема: цеглу -4000 грн. (8 тис. штук) та цемент 8000 грн. (160 мішків);

3. 15.01.20__р. видано із складу на будівництво житлового будинку будівельні матеріали на суму 7000 грн., зокрема цеглу 7000 грн. (14 тис. штук);

4. 20.01.20__р. видано із складу на будівництво житлового будинку будівельні матеріали на суму 6000 грн., зокрема це­мент - 6000 грн. (120 мішків);

5. 25.01.20__р. надійшли на склад від постачальника буді­вельні матеріали на суму 9000 грн., зокрема цемент — 9000 грн. (180 мішків).

Використовуючи дані наведеного прикладу, відкриємо від­повідний субрахунок і аналітичні рахунки до нього, та відобразимо в них наведені господарські операції (табл. 4.4., табл. 4.5., табл. 4.6.).

За результатами розглянутого прикладу можна вивести чотири закономірності, які розкривають принципи взаємозв'язків між синтетичними рахунками, субрахунками і аналітичними ра­хунками, а саме:

1) сальдо початкове по синтетичному рахунку дорівнює сумі початкових сальдо по його субрахунках, які в свою чергу дорівнюють сумі початкових сальдо по їх аналітичних рахунках;

2) дебетовий оборот по синтетичному рахунку дорівнює сумі дебетових оборотів по його субрахунках, які в свою чергу дорівнюють сумі дебетових оборотів по їх аналітичних рахунках;

3) кредитовий оборот по синтетичному рахунку дорівнює сумі кредитових оборотів по його субрахунках, які в свою чергу дорівнюють сумі кредитових оборотів по їх аналітичних рахунках;

4) сальдо кінцеве по синтетичному рахунку дорівнює сумі кінцевих сальдо по його субрахунках, які в свою чергу дорівню­ють сумі кінцевих сальдо по їх аналітичних рахунках.