Разделы отчета
Отчет имеет следующие разделы:
1. Область данных – предназначена для отображения записей источника данных отчета. Элементы управления, расположенные в этом раз- деле, повторяются для каждой записи.
2. Заголовок отчета – печатается один раз, в начале первой страницы отчета.
3. Примечание отчета – печатается один раз в конце последней страницы отчета.
С группировкой записей связано появление дополнительных разделов отчета: Заголовок группы и Примечание группы. В отчете может быть несколько таких разделов – по числу уровней группировки. Заголовок группы печатается в начале каждой группы записей, Примечание группы – в конце каждой группы записей.
Содержимое разделов Верхний колонтитул и Нижний колонтитул печатается соответственно вверху и внизу каждой страницы.
Создание отчетов
Отчеты, так же, как и формы, можно создавать одним из трех способов: автоматически («Автоотчет»), с помощью «Мастера» и в режиме «Конструктор».
Автоматическое создание отчетов аналогично автоматическому созданию форм.
«Мастер отчетов»
Большинство диалоговых окон «Мастера отчетов» подобны диалоговым окнам «Мастера форм». Но есть и особенности.
В
третьем окне «Мастера отчетов»
определяются уровни группировки: чтобы
задать группировку по некоторому полю,
надо выделить его в списке и щелкнуть
по кнопке.
В этом же окне можно задать интервалы группировки. Для этого надо щелкнуть по кнопке Группировка. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и т. д. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, двум первым буквам и т. д.
В четвертом диалоговом окне устанавливается порядок сортировки. В этом же окне можно задать вычисление итоговых значений числовых полей: для этого надо щелкнуть по кнопке Итоги и в открывшемся диалоговом окне установить нужные флажки.
Режим «Конструктор»
Все данные в отчете, так же, как и в форме, содержатся внутри элементов управления. Создаются элементы управления теми же способами, что и в форме. Новым для отчета, по сравнению с формой, является возможность группировки данных.
Группировка данных
Группа – это набор записей, отобранных по некоторому критерию (чаще всего – по одинаковому значению в заданном поле). Группа состоит из заголовка группы, включенных в нее записей и примечания группы. Группировка позволяет разбить записи на логические группы и напечатать вводную и итоговую информацию для каждой группы.
Для группировки можно использовать любое поле или выражение. Если для группировки используются несколько полей или выражений, то одни группы вкладываются в другие, образуя несколько уровней группировки (допускаются до десяти уровней).
Для группировки данных нужно:
Открыть отчет в режиме «Конструктор».
В меню «Вид» выбрать команду Сортировка и группировка.
В открывшемся диалоговом окне в столбец поле/выражение ввести имя поля (можно выбрать из списка) или выражение, которое следует использовать для группировки.
Определить порядок сортировки.
Определить свойства группы.
Чтобы добавить в отчет заголовок или примечание группы, нужно выбрать значение Да для соответствующего свойства.
Свойство Группировка указывает, как должны быть сгруппированы данные.
Значение этого свойства По полному значению объединяет в одну группу записи с одинаковым значением указанного поля или выражения. Значение По первым знакам – записи, у которых одинаковы n первых символов поля или выражения (число n задается свойством Интервал).
Поля типа дата/время можно сгруппировать по годам, кварталам, месяцам и т. д.
Счетчики, денежные и числовые поля можно сгруппировать по интервалу значений. Для этого надо выбрать значение Интервал для свойства Группировка, а в свойстве Интервал указать величину интервалов n. Тогда будут установлены следующие интервалы группировки:
0 – (n-1); n – (2n-1); 2n – (3n-1), …
Повторить пункты 3, 4 и 5 для каждого уровня группировки.
Составные отчеты составляются теми же способами, что и составные формы.