3. Holding Meetings

Much of any manager's time is taken up with meetings. Meetings are part of every manager's life. He should, therefore, know how to cope with them. He should know the techniques of communication in meetings.

It is sometimes suggested that when a manager can't think what to do, he holds a meeting. But meetings in themselves are not an end product. They are merely one of many means of management commu­nication. It may well be that a problem can be solved by a one-to-one discussion, face-to-face, or even by telephone.

Let us, therefore, define a meeting, in the management sense, as the gathering of a group of people for a controlled discussion, with a specif­ic purpose. It is often salutary to calculate the cost of a meeting. A simple meeting of a few people on middle-executive salaries can soon run into three-figure costs for wages alone. Do not, therefore, have unnecessary people sitting in at meetings and do ensure that all meet­ings are both efficient and effective.

The essentials of effective and efficient meetings are as follows:

• A purpose: there are two basic purposes for all meetings — prob­lem-solving or idea-generating.

• An agenda: without this essential piece of paper (or a list on a blackboard) any meeting will soon become out of control.

• Participants', participants can be categorized in three types: the _cjjairman; the secretary; and the other members. The people in each of these three categories have their own functions and duties.

• A result: a result will itself be inadequate until it is recorded in the f,_nal essential...

• A report: usually those much-maligned minutes.

Read the sentences and say whether they are true or false.

1. Managers are not very often required to attend meetings.

2. Some people think that holding a meeting is an end in itself.

3. It is better to hold a meeting than to try to settle a problem by telephone.

4. A meeting is intended to be a controlled discussion with a definite purpose.

5. The cost of a meeting is not important.

6. Meetings are called either to solve problems or to generate ideas.

7. The purpose of an agenda is to keep a meeting under control.

8. The end product of a meeting is a written report.

CLASSES 12, 13, 14

TASK: Business Communication: Telephone Talks, E-Mail, Fax, Business Meetings, Negotiations, Presentations

1. Г. Гаудсвард. Английский для делового общения», стр.13-22; стр. 58-93,

2. И.С. Богацкий, Н.М. Дюканова. Бизнес-курс английского языка, стр.71-76: E-Mail, Fax, упражнения 1-5, стр. 84-85

3. В.С. Слепович. Деловой английский, стр.68-71, стр.158-186, стр.105-139

Разговор по телефону

• Алло. Это - компания ТСТ Системз?

• Да.

• Говорит Джон Картрайт из компании Continental Equip­ment. Могу я поговорить с м-ром Клименко?

• Да. Клименко слушает ....

• Вы хотели поговорить со мной?

• Да, м-р Картрайт. Я новый коммерческий директор компа­нии ТСТ Системз. Имею удовольствие сообщить Вам, что мы внимательно изучили Ваши материалы и решили принять Ваше предложение.

• Благодарю Вас, м-р Кли­менко.

• Я собираюсь приехать в Брайтон и подробно обсудить с Вами основные положения нашего соглашения.

• Когда Вы собираетесь при­ехать к нам?

• На следующей неделе, в среду.

• Отлично. Вы полетите самолетом?

• Конечно. Насколько мне из­вестно, рейс Международных авиалиний из Москвы прилетает в аэропорт Гэтвик где-то около 10 часов утра.

• Прекрасно. Из Лондона в Брайтон есть поезд в 12:20. Если Вы поедете на вокзал на поезде или на автобусе, то Вы успеете на этот поезд. На вокзале в Брайтоне мы Вас встретим.

• Благодарю Вас, м-р Карт­райт. В какой гостинице в Брайтоне я могу остановить­ся?

• Я порекомендовал бы Вам гостиницу Northern Star. Она вполне приличная и недорогая. Заказать Вам там номер?

• Если Вас не затруднит. Я бы хотел заказать одноместный номер с ванной на три дня.

• Хорошо. Передайте от меня привет м-ру Поспелову.

• Конечно.

• До свидания, м-р Клименко. Желаю приятного пути.

• До свидания, м-р Картрайт. До встречи на следующей неделе.