2.3 Структура управления Якутской нефтебазы.

Якутская нефтебаза входит в состав ОАО «Саханефтегазсбыт» зарегистрировано Правительством Республики Саха (Якутия) Министерством юстиции Республики Саха (Якутия), свидетельством о государственной регистрации № 3271. Распоряжением Министра Юстиции Республики Саха (Якутия) от 01сентября2000года.

ОАО «Саханефтегазсбыт» имеет территориально обособленные подразделения (филиалы). Находится по юридическому адресу: г. Якутск, ул. Черяева, 3.

Якутская нефтебаза занимается обеспечением нефтепродуктами потребителей на территории Республике Саха и за её пределами.

Директор - Овчаренко Александр Федорович.

Главный бухгалтер- Курчатова Ольга Иннокентьевна.

Организационная структура предприятия представлена на рис. 1.1.

Директор

инженер

Технический отдел

Общий отдел

Отдел кадров

Бухгалтерия

Отдел ПТО

Отдел АЗС

Отдел механика

Планово-экономический отдел

Рис.1.1.

2.4 Система управления на Якутской нефтебазе

Разработка организационных структур является главной составной частью в проектирование системы управления и производится поэтапно.

Главными задачами, решаемыми Якутской нефтебазой при проектировании структуры управления являются:

• определение состава и содержания управленческих функций в зависимости от состава функций, объема работ и других показателей выбирается тип организационной структуры, определяются потребности в инженерно-технических работниках по каждой функции управления;

• определение степени централизации работ по каждой функции и количества уровней линейного и функционального управления с распределением ИТР и служащих между аппаратом управления предприятий и его производственными подразделениями;

• формирование структурных подразделений аппарата управления с выделением в структуре управления подразделений, возглавляемых административными руководителями (начальником службы, отдела, бюро, мастером и т.д.) исходя их норм управляемости. Одновременно устанавливаются целесообразность и возможность объединения родственных функций в одном структурном подразделении' или, наоборот, их обособления. Составляется штатное расписание;

• разработка положений о структурных подразделениях аппарата и производственных участков, должностных инструкций и других материалов.

Проектирование структуры заканчивается составлением пояснительной записки с необходимыми обоснованиями и практическими рекомендациями. Уже сам перечень указанных задач говорит о том, что разработка проекта - сложный итерационный процесс, в котором инженерные расчеты сочетаются с использованием опыта, накопленного на предприятиях транспорта. Ниже рассматривается общий порядок решения. Решение задачи основывается на составлении перечня функций, содержания и объема работы по ним для каждого уровня управления. При этом следует

отличать функции управления от функций производственного процесса, которые выступают как вид производственной деятельности.

Некоторые работы на Якутской нефтебазе по управлению рассредоточиваются по частичным процессам (видам производственной деятельности . а часть

обособляется в отдельном органе управления предприятием в целом. От того, как распределены управленческие работы, зависит перечень и содержание функций по уровням и звеньям управления.

На основе функций управления формируются функции исполнения и соответствующие им структурные подразделения или группы ответственных исполнителей. Они будут различными для предприятий, отличающихся масштабами производственной деятельности и уровнем технического оснащения.

Некоторые работы на Якутской нефтебазе по управлению рассредоточиваются по частичным процессам (видам производственной деятельности . а часть

обособляется в отдельном органе управления предприятием в целом. От того, как распределены управленческие работы, зависит перечень и содержание функций по уровням и звеньям управления.

На основе функций управления формируются функции исполнения и соответствующие им структурные подразделения или группы ответственных исполнителей. Они будут различными для предприятий, отличающихся масштабами производственной деятельности и уровнем технического оснащения.

Технический прогресс вносит коррективы в разделение управленческого труда и требует иного формирования структурных подразделений по видам работ. Изменение содержания работ влечет за собой перераспределение их по уровням и изменение в связи с этим норм управляемости или протяженности полигона сети, на котором можно обеспечить оптимальное управление перевозками. Это имеет большое практическое значение для рационализации методов управления.

Инструментом для решения рассматриваемой задачи является системно-функциональный анализ работы аппарата управления. Сущность его состоит в детальном изучении содержания работ по всем функциям и звеньям предприятий и разработке мер по установлению их соответствия требованиям производства. При этом возможно использование математических, графических и других средств, что обеспечивает получение более правильной оценки рациональности загрузки подразделений аппарата. Необходимость создания подразделения аппарата управления любого ранга - службы, отдела, сектора или отдельных должностных лиц, наделенных полномочиями по выполнению той или иной функции управления, должна быть всесторонне обоснована. Важнейшими критериями при этом выступают характер и объем работы по управлению необходимый для его

выполнения численный и квалифицированный состав работников.

При прочих равных условиях подразделение должно быть тем более высокого ранга, чем больше численность его работников, выше их квалификация, больше объем и выше сложность выполняемой работы, больше внешних связей.

Основную самостоятельную организационную единицу в аппарате управления Якутской нефтебазой представляет цех. Как правило, цех создается при численности 8-10 работников. Однако, в некоторых случаях, учитывая специфику деятельности отраслевых отделов предприятий транспорта - их большие внешние связи и высокие требования к качеству принимаемых решений, самостоятельные отделы создаются и при меньшей численности работников.

Важное значение имеет разработка эффективных форм материального стимулирования, проведение мер по снижению фактической численности работников (по сравнению с нормативной) за счет повышения квалификации, совмещения должностей, увеличения норм управляемости, слияния малодеятельных и родственных по характеру работ подразделений, повышения степени централизации функций, ликвидации излишних звеньев и ступеней управления, а также путем совершенствования методов управления. Ценно любое мероприятие по совершенствованию управления, приводящее к повышению производительности труда и уменьшению численности работников сферы управления. Целесообразно и введение постоянно производимых доплат (как при совмещении профессий) за выполнение увеличенного объема работы при сокращении численности аппарата по сравнению с нормативной.

Деятельность аппарата управления и отдельных исполнителей на Якутской нефтебазе осуществляется на основе соответствующих положений и должностных инструкций. Основным требованием к составлению этих документов является четкое распределение полномочий по уровням управления между руководителями и исполнителями различных рангов.

Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции выступают в качестве основного документа, регламентирующего разделение труда по управлению производством. Они утверждаются соответствующим руководителем: по аппарату управления, Положение о структурном подразделении аппарата управления должно содержат следующие разделы.

Общие положения. В этом разделе формулируется цель деятельности подразделения, определяются его место и значение в системе управления предприятием; приводится точное его название. Указывается, кому оно подчиняется, какие объекты имеет в своем подчинении, является ли самостоятельным или входит в состав другого подразделения (службы, отдела и т.п.), кем возглавляется, каков штатный состав и кем он утверждается.

Основные задачи. При разработке данного раздела формулируются задачи и функции, необходимые для эффективного осуществления возложенных на подразделение задач. Функции конкретизируются перечнем основных работ и операций. При этом обращается внимание на недопущение дублирования и параллелизма в работе подразделений, сведения задач подразделения

задачам его руководителя, так как это умаляет значение подразделения в системе управления производством.

Права. Содержанием этого раздела определяется компетенция рассматриваемого подразделения аппарата управления по реализации возложенных на него функций и задач, а также порядок осуществления предоставленных прав. Следует особо подчеркнуть, что права подразделения осуществляются как его руководителем (начальником), так и другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обязанностей. Однако необходимо разграничить права, входящие в компетенцию начальника, его заместителя и отдельных должностных лиц

Согласно действующему законодательству некоторые права осуществляются по согласованию или с участием профсоюзной организации.

Организация работы. Целью данного раздела является регламентация деятельности структурного подразделения: здесь даются основы правовых взаимоотношений внутренних звеньев подразделения (в службе - отделов, в отделах - бюро и секторов и т.п.) и каждого сотрудника; формулируются принципы организации работ, основы взаимоотношений с другими подразделениями, порядок получения и выдачи документации, использова­ние информации и подготовки решений.

Ответственность. Этот раздел должен предусматривать в соответствии с действующим законодательством и с учетом особенностей и условий работы каждого подразделения административную, материальную и моральную ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на подразделение задач. Конкретизация задач, прав и ответственности, возложенных на каждого исполнителя, осуществляется в должностных инструкциях, разрабатываемых на предприятиях.

В отличие от квалификационных характеристик должностная инструкция учитывает конкретные условия и объемы работ. Поэтому в ней может быть приведен дополнительный перечень функций, которые соответствуют уровню его квалификации и возлагаются на него в связи с неполной занятостью по основной должности или по условиям рационального разделения труда.

Должностная инструкция может использоваться в качестве исходного документа различными органами управления для определения потребности в специалистах высшей и средней квалификации соответствующего профиля; планирования подготовки специалистов в высших и средних специальных заведениях; планирования развития сети соответствующих учебных заведений; обоснованной и своевременной корректировки программ обучения соответственно сложившемуся перечню выполняемых работ; обоснования соотношений специалистов со средним и высшим образованием в различных звеньях управления железнодорожным транспортом.

За основу при составлении положений и должностных инструкций принимаются: установленное в аппарате управления разделение труда, квалификационные характеристики, типовые должностные инструкции, а также действующие нормативные и законодательные акты. При разработке типовых структур и штатов должностные инструкции и положения о структурных подразделениях являются необходимым дополнением.