Конспект по теме excel основные манипуляции

Выделение нескольких несмежных блоков (лаб. раб. Простейшие манипуляции). Первый блок выделяется протяжкой объёмного "+", остальные – протяжкой при нажатом <Ctrl>. Для перехода в удалённую ячейку можно ввести её адрес в Адресное поле.

Ввод данных (лаб. раб. Простейшие манипуляции). Разделители между цифрами указывают тип кодировки числа: "," – арифметическое число, "." – дата, ":" – время, "%" – в память записывается число в 100 раз меньшее, чем введено. Десятичные числа можно представлять в числовом формате (запятая на нужном месте) и в экспоненциальном (выделен порядок числа). Пример: -2340000 представляется как 2,34Е+06; 0,000234 как 2,34Е-04. Единицы измерений (символы валют и т. п.) вводятся как пояснение в соседние ячейки или добавляются на экран рядом с числом через Формат Ячейки… вкладка Число (подробнее см. лаб. раб. Формат Чисел). Ввод последовательности чисел с постоянным шагом, дат, дней недели, месяцев, можно делать протяжкой. Ввод чисел по арифметической и геометрической прогрессии: Правка Заполнение Прогрессия… Можно добавлять свои списки текстов (Сервис Параметры вкладка Списки) и затем вводить их протяжкой.

Ввод арифметических формул (лаб. раб. Простейшие манипуляции). Вырабатывают в качестве результата число. Знаки арифметических действий – как в алгебре. Возведение в степень – "^" (в англ. Регистре <Shift+6>), умножение – "*", деление – "/". Формула начинается c "=". Константы вводятся прямо в формулу. Для переменных выделяются ячейки, в которые вводятся их значения, и в формулу вводятся адреса соответствующих ячеек (щелчок по ячейке с данным). Элементарные функции и их аргументы вставляются в формулу с помощью Мастера функций (см. раздел Использование Мастера функций). При записи дробей числитель и знаменатель полезно выделять скобками, если в них присутствует несколько арифметических операций.

Примеры записи формул:

=F2/(D6-G14) =(A3+Y7)*S32^2,4/(3,5*F4+8,6*C2) =5*X3^4-4,2*X3^2+2,1

При изменении данных формулы автоматически пересчитываются.

В формулах можно использовать функции из библиотеки Мастера функций.

Примеры:

=СУММ(А:А) – суммирование всех чисел в столбце А – одномерная ссылка.

=СУММ(А3:В8;С2:Е5) – суммирование всех чисел в указанных блоках (предполагается, что блоки расположены на том же листе, что и формула) – двумерные ссылки.

=СУММ(Лист2!А3:В8;Лист3!С2:Е5) – суммирование всех чисел в указанных блоках (блоки расположены на разных листах) – трёхмерные ссылки.

=ЕХР(С5-2) – вычисление степени по натуральному основанию. Показатель степени указывается в скобках.

=SIN(2*F4)^2 – квадрат синуса от аргумента, который рассчитывается по выражению, указанному в скобках.

Ввод текстовых формул (лаб. раб. Текстовые формулы). Вырабатывают в качестве результата новый текст. Ввод аналогичен арифметическим формулам, но вместо знака "+" фрагменты фразы соединяются знаком тестового сцепления "&". Текстовые константы в формуле выделяются двойными кавычками. Функции, манипулирующие с текстами, находятся в библиотеке Мастера функций в категории Текстовые.

Пример:

="Уважаемый господин " & С6 & LEFT(D6;1) & ". " & LEFT(E6;1) & ".!"

Если в ячейках С6; D6; E6 находятся соответственно фамилия, имя, отчество клиента, то фрагменты "Уважаемый господин ", ". ", ".!" будут повторяться всегда без изменения, это – текстовые константы. Вместо операнда С6 будет вставляться та фамилия, которая в данный момент введена в эту ячейку, это текстовая переменная. Операнды LEFT(D6;1) и LEFT(E6;1) – текстовые функции, значения которых – один символ слева от текстов, введённых соответственно в ячейки D6 и E6. Для клиента Петров Иван Сидорович текстовая формула создаст фразу

Уважаемый господин Петров И. С.!

Ввод логических формул. Проверяют правильность логических утверждений, (равенств, неравенств и их комбинаций). Вырабатывают в качестве результата один из двух ответов: ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Примеры:

=А7>=9 – если в ячейке А7 стоит, к примеру число 15, формула покажет в своей ячейке слово ИСТИНА, если в А7 стоит, к примеру, число 3, то формула покажет в своей ячейке слово ЛОЖЬ.

=ИЛИ(B9>C12;E1<=D4;F5=16) – Формула выдаст значение ИСТИНА, если для данных, находящихся на рабочем поле в данный момент, выполняется хотя бы одно из соотношений, перечисленных в скобках после ИЛИ. Если ни одно не выполняется, то – ЛОЖЬ.

Проверка правильности формулы (трассировка) и её корректировка (лаб. раб. Простейшие манипуляции).

– Сервис Зависимости Влияющие ячейки. Появляются стрелки от ячеек с данными к формуле.

– щелчок по формуле в Информационном поле или двойной щелчок по ячейке с формулой на рабочем поле. Все операнды раскрашиваются в разные цвета и этими же цветами обводятся ячейки данных для них.

Корректировка уже введённой формулы: щелчок в информационном поле или двойной щелчок на ячейке с неправильной формулой.

Использование в формулах удобных обозначений переменных (лаб. раб. Диапазоны и имена). Стандартные адреса можно заменять понятными текстами (именами) и использовать их в формулах. Основные команды для замены:

– Вставка Имя (Присвоить… или Создать…).

• Следует ввести имя прямо в адресное поле. После этого <Enter> – закрепляет имя, щелчок на рабочем поле – отменяет его.

Перемещение данных или формул в другие ячейки

– Выделить блок, перетащить за границу на нужное место.

– Правка Вырезать, курсор переместить на нужное место, Правка Вставить.

– Вставка Столбцы (Строки) – вставляется столько, сколько было предварительно выделено.

В перемещённой формуле операнды-адреса не меняются, если данные остались в прежних ячейках. Если данные переместились в новые ячейки, их старые адреса автоматически заменяются на новые.

Копирование формул (лаб. раб. Простейшие манипуляции, Формулы массива и имена)

Выделяем нужные формулы. Затем одно из двух:

– протяжка за правый нижний угол (курсор в виде "+") выделенного блока;

– Правка Копировать, курсор переместить на нужное место, Правка Вставить.

В копиях формулы арифметические операции и константы остаются такими же, как в оригинале, а стандартные адреса изменяются. Копия работает с данными, которые расположены относительно неё так же, как располагались данные относительно оригинала. Адреса, которые меняются по этому правилу, называются относительными. Адреса, у которых помечены символом "$" и столбец и строка, остаются такими же, как у оригинала. Они называются абсолютными адресами. Смешанные адреса – закреплена "$" только одна компонента адреса (используются при создании таблиц функций от двух переменных). Закрепление адресов удобно делать клавишей <F4>.

Примеры:

=$R$6*F3 – во всех копиях первый сомножитель остаётся одним и тем же, а второй будет меняться.

=$R6*F3 – при копировании по вертикали (на разные строки) и первый, и второй сомножитель будет меняться, при копировании по горизонтали (на разные столбцы) будет меняться только второй сомножитель.

Если данным присвоены имена, то они в копиях не меняются, но в расчётах используются по-разному:

– имя обозначает одну ячейку – абсолютный адрес (все копии используют одно и то же значение из этой ячейки).

– Имя обозначает фрагмент одной строки (столбца) – смешанный адрес (копии, которые располагаются вдоль него, будут иметь тот же вид, что и оригинал, но каждая копия будет использовать в расчётах значение из "родной" строки (столбца). Если копии формулы расположены перпендикулярно данным, то все они будут использовать одно и то же значение из поименованного блока, которое расположено в их строке (столбце)).

После протяжки обязательно следует сделать трассировку на любой из копий и проверить, правильно ли она использует данные. Если нет – следует проверить расстановку абсолютных и относительных адресов в исходной формуле.

При обычном копировании на новое место копируется вся информация, связанная с ячейкой, и она заменяет то, что находилось в этих ячейках ранее. Если вместо команды Правка Вставить выполнить Правка Специальная вставка…, то можно:

• перенести на новое место только часть информации;

• новую информацию скомпоновать со старой арифметическими операциями;

• изменить ориентацию блоков (транспонирование).

Формулы массива (лаб. раб. Формулы массива и имена, Курсовая). Удобно использовать вместо копирования при заполнении таблицы по одному и тому же алгоритму, особенно когда алгоритм расчёта сложный. Порядок создания формулы массива:

1. Выделяют блок, в котором надо разместить результаты.

2. Вводят символ "=" и затем формулу для расчёта. При этом в качестве операндов указывают блоки данных, которые потребуются, для того, чтобы заполнить результатами весь выделенный под них блок (блоки операндов можно вводить в формулу, обводя их курсором выделения). Пример: =А1*А2:С10 . Помечать адреса символом "$" не нужно.

3. Заканчивают ввод тремя клавишами одновременно: <Shift+Ctrl+Enter>.

Весь выделенный для результатов блок заполняется одновременно, и формула в Строке формул заключается в фигурные скобки. Полученные результаты нельзя изменить по одиночке. Для корректировки формулы массива следует выделить весь блок результатов, щёлкнуть в Информационном поле по тексту формулы, исправить её и повторить ввод тремя клавишами.

Форматирование ячеек, оформление бланков (лаб. раб. Курсовая, Формат чисел). Все команды собраны в меню Формат Ячейки… Возможности вкладок:

• Число – округляет данные, в больших числах разбивает цифры на тройки, добавляет на экране стандартные и нестандартные подписи к данным.

– Выравнивание – вертикальное и горизонтальное выравнивание в пределах ячейки, перенос текстов с автоматическим увеличением высоты строки, объединение выделенных ячеек, ориентация текста в пределах ячейки.

– Шрифт – возможности такие же, как в Word.

– Граница – меню цвета, типов и положения линий, которые надо провести в выделенном заранее блоке.

– Вид – меню заливок.

– Защита – в учебной программе не рассматривается.

Если на рабочем листе уже есть ячейки, оформленные нужным образом, можно скопировать этот формат на новое место командами Правка Копировать, Правка Специальная вставка… параметр Вставить форматы или воспользоваться кнопкой Формат по образцу (кисточка) на панели инструментов Стандартная.

Нестандартные подписи к числу, которые выводятся только на экран и не мешают использовать число в расчётах, создаются так:

– выделяем блок чисел, подлежащих форматированию;

– форматируем цифры числа (например, стандартными параметрами на вкладке Число);

– вызываем команду Формат Ячейки…→ вкл. Число→ параметр Все форматы (нижняя трока);

– в поле Тип после имеющихся в нём символов вводим нужную для нас нестандартную подпись, заключив её в двойные кавычки;

– нажимаем <ОК>.

Условное форматирование (лаб. раб. Формат чисел, СамостЕсли). Применяется, если надо разные по значению или типу данные, попадающие в одну и ту же ячейку, оформлять по-разному.

Команда Формат Условное форматирование… запоминает от одного до трёх вариантов оформления одной и той же ячейки, которые надо использовать в зависимости от данных, которые в ней находятся. Индивидуальное составление условного формата позволяет запомнить до 4-х вариантов.

Основные шаблонные символы, применяемые при создании нестандартного формата (в примере используется число 123456,789):
Смысл символа	Шаблон	Отображение
, - разделитель целой и дробной частей числа
0 - заменяется цифрами числа. Если значащих цифр после запятой или в целой части не хватает, отображаются нули. Если в целой части цифр больше, чем заказано, отображаются все цифры	0,0000" тонна"	123456,7890 тонна
	00000000,0000" тонна"	00123456,7890 тонна
# - заменяется цифрами числа, но не учитывает начальные и конечные нули	#,####" тонна"	123456,789 тонна
	########,####" тонна"	123456,789 тонна
? - заменяется цифрами числа, но начальные и конечные нули заменяются пробелами. Это позволяет выравнивать числа в столбце	?,????" тонна"	123456,789 тонна
латинское Е+ или e+ - экспоненциальный формат, знак + перед положительными порядками выводится	000,0e+##" тонна"	123,5e+3 тонна
латинское Е- или e- - экспоненциальный формат, знак + перед положительными порядками не выводится	000,0e-##" тонна"	123,5e3 тонна
пробел между цифровыми шаблонами - вставляет пробел между цифрами числа	0 000,0" тонна"	123 456,8 тонна
пробел в конце цифрового шаблона - округляет число до тысяч, два пробела - до миллионов и т. д.	0,00 " тыс. руб."	123,46 тыс. руб.
	0,00 " млн. руб."	0,12 млн. руб.
_ - вместо следующено символа вставляет пробел, равный его ширине . Используется для выравнивания данных	#,_##	123456, 8
; - содержимое ячейки остаётся в памяти, может использоваться в расчётах, но на экране и на печати не отображается (в С18 находится ссылка на ячейку С17, значение которой скрыто форматом: поставьте курсор на С17 и увидите в информационном поле содержание С17)	;
		123456,789
* - повторяет символ, который стоит после него, столько раз, сколько нужно, чтобы заполнить всю ячейку (чтобы избежать подделывания данных за счёт приписывания цифр слева).	*х#,#	xxxxxxxxxx123456,8