Добавление в документы цифровой подписи или строки подписи

Добавление цифровой подписи в документ гарантирует его подлинность, целостность и определяет происхождение документа. В документ Office Word 2007 можно либо добавить невидимую цифровую подпись, либо вставить строку подписи Microsoft Office для наглядного представления наличия цифровой подписи в документе.

Возможность ввода в документы Office цифровых подписей посредством строк подписи позволяет компаниям использовать безбумажные процедуры подписи контрактов и других соглашений. В отличие от подписей на бумаге цифровые подписи представляют точную запись. Такую подпись можно проверить в будущем.

Преобразование документов Word в формат PDF или XPS.

Office Word 2007 поддерживает экспорт файлов в следующие форматы:

• PDF (Portable Document Format)   PDF - это электронный формат с постоянной разметкой, который сохраняет форматирование документа и допускает совместное использование файла. Формат PDF гарантирует, что при просмотре файла в интерактивном режиме и при его печати будет сохранен исходный формат и данные файла нельзя будет легко изменить. Формат PDF также полезен при печати документов в типографии.

• XPS (XML Paper Specification)   XPS - это электронный формат, который сохраняет форматирование документа и допускает совместное использование файла. Формат XPS гарантирует, что при просмотре файла в интерактивном режиме и при его печати будет сохранен исходный формат и данные файла нельзя будет легко изменить.

Мгновенное обнаружение документов, содержащих внедренные макросы.

В Office Word 2007 применяется специальный формат файлов (с расширением DOCM) для документов, содержащих внедренные макросы, что позволяет немедленно определить, можно ли выполнить внедренные макросы при загрузке такого файла.

Защита окончательной версии документа от изменений

Перед предоставлением окончательной версии документа в совместное пользование с помощью команды Пометить как окончательный можно задать для документа атрибут «только чтение» и затем передать его коллегам. Когда документ помечен как окончательный, команды ввода данных, редактирования и маркеры исправлений отключены и пользователи, просматривающие документ, не могут изменить его даже случайно. Команда Пометить как окончательный не относится к средствам безопасности. Любой пользователь может изменять документ, помеченный как окончательный, отключив параметр Пометить как окончательный.

Документы без границ.

В наши дни подключение компьютеров к сетям распространено как никогда раньше, и все больше файлов передается с одного компьютера на другой. В таких условиях требуются дополнительные усилия для того, чтобы файлы занимали меньше места, были устойчивы к повреждениям и совместимы с различными платформами. Исходя из этих потребностей, поддержка формата XML в системе Microsoft Office вышла на принципиально новый уровень. Новый формат, основанный на XML, обеспечивает такой способ сохранения файлов Office Word 2007, при котором они невелики по размеру, менее уязвимы и хорошо интегрированы с информационными системами и внешними источниками данных.

Уменьшение размера файлов и улучшенное восстановление после повреждения.

Новый формат XML, примененный в Word, является сжатым, сегментированным файловым форматом. Он позволяет резко уменьшить размеры файлов и легко восстанавливать их в случае повреждения.

Документы и деловая информация

Документы создаются для передачи важных деловых данных. Автоматизация процесса такой передачи позволяет экономить время и снизить вероятности ошибок. Использовать новые, позволяющие поддерживать связь с сервером, возможности по управлению документами и данными - значит создавать динамичные, автоматически обновляемые документы

Управление свойствами документа в области сведений о документе

Область сведений о документе упрощает просмотр и изменение свойств документа во время работы над ним в приложении Word. Область сведений о документе отображается в верхней части документа Word. Эту область можно использовать для просмотра и изменения как стандартных свойств документов Microsoft Office, так и свойств файлов, сохраненных на сервере управления документами. В последнем случае обновленные свойства будут сохранены непосредственно на сервере.

В частности, можно использовать сервер, который отслеживает этапы редактирования документа. Чтобы по завершении работы с документом изменить этап редактирования документа (черновой - окончательный), надо открыть область сведений о документе. Когда пользователь сохраняет документ на сервере, там же обновляются и данные сведения.

Если шаблоны документов хранятся в библиотеке на сервере Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, можно включить в библиотеку пользовательские свойства и таким образом сохранить информацию о шаблонах. Например, если потребуется систематизировать документы в библиотеке по категориям, достаточно будет задать свойство «Категория». При помощи области сведений о документе можно редактировать подобные свойства непосредственно в среде Word.

Восстановление после сбоев в работе компьютера.

Выпуск 2007 системы Microsoft Office содержит улучшенные средства восстановления работы в случае неполадок в программе Office Word 2007.

Центр диагностики Office

Центр диагностики Microsoft Office представляет собой серию диагностических тестов, которые помогают установить причину сбоя в работе компьютера. Диагностические тесты помогают решить проблему и определить способы устранения других неполадок. Центр диагностики Microsoft Office заменяют следующие функции Microsoft Office 2003: «Найти и восстановить» и «Восстановление приложений Microsoft Office».

Восстановление программ.

Office Word 2007 обладает улучшенными возможностями, позволяющими избежать потери данных при непредвиденном завершении работы программы. По возможности приложение Word пытается восстановить некоторые аспекты состояния программы после повторного запуска.

Допустим, пользователь работает одновременно над несколькими файлами. Каждый файл открыт в отдельном окне, при этом в каждом окне отображаются различные данные. Возникает сбой в программе Word. После перезапуска Word открывает файлы и восстанавливает вид окон, который был перед сбоем.

Изменение и установка полей строницы.

Поля строницы представляют собой пустое пространство по краям страниц. Как правило, текст и графические элементы вставляются в область печати, ограниченную полями строницы. Однако некоторые элементы можно разместить на полях - например, верхние и нижние колонтитулы и номера страниц.

Параметры полей строницы.

В приложении Microsoft Word задать параметры строницы можно несколькими способами. Можно использовать поля строницы, установленные по умолчанию, или задать собственные.

• Выделение дополнительного пространства строницы под переплет.  Для этого используется поле переплета, которое можно установить у бокового или верхнего края строницы. Поле переплета гарантирует сохранность текста при брошюровке документа.

• Установка полей для четных и нечетных страниц.  Для задания параметров четных и нечетных страниц в документах с двусторонней печатью, например, в книгах или журналах, используются зеркальные поля. В данном случае поля левой строницы являются зеркальным отражением полей правой строницы (т. е. для страниц устанавливаются одинаковые внутренние и внешние поля).

Примичание.  Поля переплета можно задать и для документа с зеркальными полями, если в этом документе требуется выделить дополнительное пространство для переплета.

• Добавление брошюры.  В диалоговом окне Параметры строницы выберите пункт Брошюра. Этот тип параметров строницы позволяет печатать меню, приглашения, программы мероприятий и другие типы документов, оформляемые в виде брошюры.

Определив документ, как брошюру, с ним можно работать, как с любым другим документом, вставляя текст, рисунки и иные элементы.