12. Объясните, как выполнить сохранение содержания рабочей книги?

Вновь созданную рабочую книгу необходимо записать в файл, которому следует присвоить логически связанное с содержанием данной книги название и поместить его в соответствующую папку. Сделать это можно несколькими способами:

- команда Файл / Сохранить или кнопка Сохранить на панели инструментов Стандартная;

- сочетание клавиш Ctrl + S.

- при первом сохранении нового файла Excel выводит диалоговое окно для уточнения параметров сохранения. Команда Файл/Сохранить как (клавиша F12) выводят то же диалоговое окно. Необходимо указать папку, в которую будет помещена рабочая книга и задать имя файла. По умолчанию файлу присваивается расширение *.xls.

Кроме того, можно сохранить рабочие книги в формате HTML – с расширением *.htm или *.html – для последующей публикации данных на web-страницах. Появилась, также, возможность сохранения файлов в виде web-архива с расширением *.mht или *.mhtml. Web-страница обычно представляется в виде HTML-файла и папки с вспомогательными файлами, а web-архив – это единый файл, с которым удобнее работать.

13. Опишите порядок настройки режима Автосохранение.

Команда Сервис / Параметры + вкладка Сохранение позволяет установить флажок Сохранять данные для автовосстановления каждые ХХХ минут (от 1 до 120). Задав соответствующую опцию можно поручить Excel заниматься сохранением рабочих книг автоматически.

Если в окне Excel одновременно открыто несколько документов, хранящихся в различных папках, и в это время приходится завершить сеанс, есть возможность запомнить имена открытых рабочих книг, размеры и расположение окон, в которые эти книги выведены. Команда Файл / Сохранить рабочую область позволяет задать имя и расположение файла, в котором будет храниться вся перечисленная информация. По умолчанию – это файл resume.xls. Для различных задач можно сохранить несколько таких файлов со своими именами resume*.xls. Очередной сеанс работы с Excel следует начать с вызова файла resume*.xls, соответствующего задаче, которую необходимо решать в данный момент – на экране будет полностью восстановлена картина, соответствующая решаемой задаче.

14. Объясните назначение форматирование листов рабочей книги.

Работа с таблицами может быть существенно облегчена благодаря грамотно выполненному форматированию листов Excel, позволяющему представить листы в удобном для чтения и понимания виде. Команда меню Формат позволяет решать задачи форматирования ячейки, строки, столбца и листа, а так же выбирать стиль оформления ячеек, выполнять авто- и условное форматирование.

15. Как настроить формат ячейки?

Работа с таблицами может быть существенно облегчена благодаря грамотно выполненному форматированию листов Excel, позволяющему представить листы в удобном для чтения и понимания виде. Команда меню Формат позволяет решать задачи форматирования ячейки, строки, столбца и листа, а так же выбирать стиль оформления ячеек, выполнять авто- и условное форматирование.

16. Перечислите форматы чисел, используемых в Excel и приведите примеры.

Правильная настройка формата чисел играет важную роль при вводе и обработке данных, так как одно и то же число, в зависимости от заданного формата ячейки может нести совершенно разную информацию. Excel поддерживает следующие форматы данных:

- Общий (General) – текст и числовые значения произвольного типа;

- Числовой (Number) – наиболее общий способ представления чисел;

- Денежный (Currency) –денежные величины;

- Финансовый (Accounting) – денежные величины с выравниванием по разде

лителю целой и дробной частей;

- Дата (Date) – дата или дата и время;

- Время (Time) – время или время и дата;

- Процентный (Percentage) – значение ячейки, умноженное на 100 с символом

«%» в конце;

- Дробный (Fraction) – рациональные дроби с числителем и знаменателем;

- Экспоненциальный (Scientific) – десятичные дробные числа;

- Текстовый (Text) – текстовые данные отображаются точно так же, как вводят-

ся и строки обрабатываются независимо от их содержимого;

- Дополнительный (Special) – формат для работы с базами данных и списками

адресов;

- Заказной (Custom) – формат, настраиваемый пользователем.

Важным свойством Excel является то, что даты хранятся как ряд последовательных номеров, что позволяет выполнять над ними вычисления. По умолчанию день 1 января 1900 года имеет номер 1, а 1 января 2008 - номер 39448, так как интервал в днях между этими датами составляет 39448.

Для выбора формата числа необходимо сделать активной соответствующую ячейку и выполнить команду Формат / Ячейки. Открывающееся окно диалога показано на рис. 10. Выбираем вкладку Число и задаем требующийся формат, с указанием типа и языка представления.

На рис. 10 показаны наиболее распространенные числовые форматы, при помощи которых представлено одно и то же число 34,4, а так же задан формат типа Дата для ячейки А16.

Рис. 10