16. Вводное совещание

Совещание ведёт руководитель группы по аудиту, который представляет аудиторов руководителям и специалистам проверяемых подразделений, объясняет цель аудита, делает краткий обзор области и критериев аудита, объясняет непонятные детали плана.

1. Представление группы

2. Поблагодарить за участие

3. Озвучить причины аудита и его масштаб

4. Критерии аудита

5. Определить: что, кем и когда будет делаться

6. Данные на выборочной проверке

7. Вся информация будет конфиденциальной

8. Как передадут результаты аудита

9. Несоответствия, их классификация

10. Статус документации СК

11. Проверить инструктированность сопровождающих лиц и готовность их

12. Сроки встреч и подробности

13. Инструктированность персонала об аудите

14. Наличие всего необходимого (питание, места работы и т.п.)

15. Предоставление плана предприятия, организации аудита

16. Заключительное собрание : сроки, детали, цель

17. Ответ на доп. вопросы

16. Важность и ценность внутреннего аудита в организации

При внутреннем аудите организация изучает свою собственную систему, процедуры и деятельность и определяет их адекватность или соответствие.

Внутренний аудит обеспечивает руководство организации информацией: об эффективности и продуктивности всей системы менеджмента, является ли их политика удовлетворительной или нет; и какие изменения нужны.

Значимость результатов внутренних аудитов также в том, что они дают полезную информацию независимым экспертам при проведении внешнего аудита (сертификации).

Основными преимуществами внутренних проверок перед внешними являются:

• знание внутренними аудиторами особенностей предприятия;

• отсутствие предубежденного отношения сотрудников проверяемых подразделений к внутренним аудиторам, которые не воспринимаются как посторонние для предприятия лица;

• отсутствие дефицита времени при аудите, ограничивающем возможности более детального изучения проверяемого подразделения;

• сравнительно незначительные затраты на проведение внутреннего аудита.

Современные системы качества должны действенно реагировать на изменения, внутренние и внешние. Внутренний аудит может гарантировать их реакцию на эти изменения, т. к. без постоянного наблюдения система менеджмента теряет свое значение, действенность и способность изменять организацию к лучшему.

Периодичность проведения аудитов устанавливается с учетом влияния проверок на ход работы в организации или результатов предыдущих аудитов. Следует четко представлять ожидаемый результат каждого обнаруженного несоответствия, чтобы правильно выбрать корректирующее действие.

Если аудиты выполняются должным образом, всякий аудит может служить мотивацией для персонала всех уровней и поможет создать и поддерживать настоящую среду качества. Правильная организация процесса внутреннего аудита помогает каждому работнику на своем месте определить, насколько верно он выполняет предписанные ему функции и свое взаимодействие в процессе.

Ценность внутреннего аудита зависит от того, как запланировано его проведение, как он осуществляется и каковы его результаты. Для этого в ходе аудита важно получить как можно больше данных, при этом необходимо тщательно выбирать области для проверок, определить приоритетные направления и сосредоточиться на них.

Внутренний аудит относится к принципиальным положениям стандартов на СМК. Он в первую очередь дает возможность определить, насколько обязательные и принятые по собственному усмотрению процедуры и запланированные мероприятия правильно составлены, выполняются и направлены на предупреждение отрицательных последствий. Значимость результатов внутренних аудитов также в том, что они могут быть использованы независимыми экспертами для оценки способности организации вскрывать существующие в ней несоответствия стандарту и находить возможность для непрерывного улучшения, используя стандарт ГОСТ Р ИСО 9004—2001.