Организационная диаграмма

На слайдах PowerPoint можно размещать таблицы, диаграммы и другие объекты, разъясняющие содержание презентации. Иногда хорошо построенный график намного красноречивее нескольких десятков слов. В PowerPoint также доступны таблицы, которые полностью аналогичны таблицам Word . Диаграммы и графики были рассмотрены при изучении программ Word и Excel . В следующих упражнениях вы познакомитесь с еще одним типом объектов Microsoft Office — организационной диаграммой. Такая оргдиаграмма представляет собой блок-схему из связанных прямоугольников и может обрисовывать, например, структуру организации или генеалогическое древо семьи.

Примечание. Чтобы разместить на слайде PowerPoint таблицу или диаграмму, воспользуйтесь соответствующими авторазметками или командами Диаграмма (Chart) и Таблица (Table) меню Вставка.

Упражнение 6.

Добавление организационной диаграммы

Для добавления оргдиаграммы на слайд PowerPoint проще всего воспользоваться специальной авторазметкой.

1. С помощью клавиш [Page Up] и [Page Down] перейдите к седьмому слайду, имеющему заголовок Структура подразделения.

2. Выберите команду Формат  Разметка слайда (Format > Slide Layout). В области задач приложения в открывшемся окне Разметка слайда в разделе Применить разметку слайда (Apply Slide Layout) щелкните в группе Другие макеты на авторазметке Заголовок, схема или организационная диаграмма. На слайде появится местозаполпитель для вставки организационной диаграммы (Double Click To Add Org Chart).

Примечание. В предыдущих версиях Office для работы с организационными диаграммами требовался запуск специальной утилиты Microsoft Organization Chart. В Office XP функция построения организационных диаграмм встроена в PowerPoint XP.

3. Д важды щелкните на этом местозаполнителе. Откроется окно диалога Библиотека диаграмм (Diagram Gallery) с предлагаемыми типами диаграмм.

4. Выделите подходящий вариант, представляющий блок начальника и трех подчиненных, и щелкните на кнопке ОК. Диаграмма будет перенесена на слайд.

5. Щелкните на клетке верхнего уровня и введите текст: Суворов, нажмите клавишу [Enter] и введите: Директор.

6. Щ

   Рис. 2.8. Организационная диаграмма

   елкните на блоке первого подчиненного и введите его фамилию и должность, например, как показано на рис. 2.8.

7. Аналогичным образом введите текст для второго и третьего подчиненных.

8. Чтобы изменить уже введенный текст, щелкните на блоке и отредактируйте его. Исправив ошибки, щелкните за пределами блока.

9. Чтобы закончить редактирование организационной диаграммы, щелкните на слайде за ее пределами.

Упражнение 7.

Добавление и перемещение блоков

Любой объект презентации можно изменять. Чтобы добавить в оргдиаграмму, созданную в предыдущем упражнении, дополнительные блоки, выполните следующие шаги:

1. В слайде Структура подразделения презентации План щелкните на оргдиаграмме, чтобы сделать ее доступной редактированию. В оргдиаграмме различаются несколько типов блоков. Они представлены командами меню Добавить фигуру (Insert Shape) панели инструментов Организационная диаграмма, которые выполняют следующие действия:

• Подчиненный (Subordinate) — добавляет блок на уровень ниже выбранного;

• Сотрудник (Co-worker) — добавляет блок слева или справа от выбранного (в зависимости от выбранной кнопки) на том же уровне подчиненности;

• Помощник (Assistant) — присоединяет блок к линии сбоку, ниже выбранного блока.

Давайте добавим помощника директора и двух подчиненных в производственный отдел.

2. Выделите блок директора, щелкнув на нем.

3. Выберите в меню Добавить фигуру команду Помощник.

4. Щелкните на блоке начальника производственного отдела.

5. Выберите в меню Добавить фигуру команду Подчиненный. Повторите шаг 5, чтобы добавить в производственный отдел второго подчиненного.

6. Щелкайте на вновь добавленных блоках и вводите необходимую информацию о работниках компании.

П римечание. Чтобы удалить ненужный блок, следует выделить его щелчком, а затем нажать клавишу [Delete].

Блоки оргдиаграммы можно не только добавлять и удалять, но и перемещать, изменяя схему подчиненности. Пусть, например, отдел сбыта переподчинили производственному отделу. Давайте соответствующим образом изменим схему.

7. П

   Рис. 2.9. Добавление и перемещение блоков

   оместите указатель на блок начальника отдела сбыта, нажмите кнопку мыши и перетащите блок поверх блока начальника производственного отдела. Отпустите кнопку мыши. Измененная оргдиаграмма показана на рис. 2.9.

Упражнение 8.

Форматирование блоков

Оргдиаграмму, как и другие документы, можно форматировать, изменяя фон и рамки блоков, толщину соединительных линий и другие параметры с помощью кнопок панели инструментов Рисование.

1. Щелчком мыши выделите блок с фамилией Иванов.

2. Нажмите клавишу [Shift] и щелкните на блоках Сидоров и Петров, чтобы они тоже были выделены.

3. Щелкните на стрелке рядом с кнопкой - Цвет линий (Line Color) и выберите в открывшейся палитре красный цвет.

4. К сожалению, стандартная рамка слишком тонка, поэтому давайте сделаем ее немного потолще. Для этого щелкните на кнопке - Тип линии (Line Style) и выберите в палитре линий линию в 3 пт

5. Выберите в меню Выбрать (Select) панели инструментов Организационная диаграмма команду Все соединительные линии (All Connecting Lines).

6. Щелкните на кнопке Тип линии панели инструментов Рисование, в раскрывшейся палитре выберите линию в 4,5 пт. Теперь линии видны намного лучше. С помощью панели инструментов Рисование можно добавлять в оргдиаграмму дополнительные линии и прямоугольники, не вписывающиеся в иерархическую структуру блоков.

7. На панели инструментов Рисование в подменю Автофигуры  Соединительные линии (AutoShapes  Connecting Lines) щелкните вариант - Соединительная линия уступом.

8. Нажмите кнопку мыши на прямоугольнике главного инженера.

9. Переместите указатель на прямоугольник с фамилией Иванов и отпустите кнопку мыши. Появится вспомогательная линия, символизирующая членство Иванова в комиссии главного инженера.

10. В оргдиаграмму можно добавлять и дополнительные надписи. Щелкните на кнопке - Надпись панели Рисование.

11. Щелкните в левом верхнем углу диаграммы и, удерживая левую клавишу мыши, установите размер текстового блока. Введите текст: Проект.

12. Методом перетаскивания скорректируйте положение надписи на слайде.

13. Если полученная оргдиаграмма оказалась слишком маленькой, увеличьте ее, перетащив угловые маркеры рамки объекта, чтобы слайд стал примерно таким, как показано на рис. 2.10.