Запам'ятайте:

Із поданих визначень проекту випливає, що його треба розглядати не як окремий документ або комплекс документів, а як сукупність дій. Маючи в своїй основі конструкторські, технологічні, будівельні, економічні розробки, проектна стадія передбачає їх впровадження у життя. Але щоб здійснити ці наміри треба створити необхідні організаційні умови, які передбачають відносну відокремленість проекту від поточної діяльності фірми.

Крім організаційних умов, ефективне впровадження проекту передбачає застосування щодо нього відповідних методів керування. Щоб зрозуміти, якими вони потрібні бути, перш за все треба чітко розумітися на основних характеристиках проекту як об'єкту управління. Саме з'ясуванню даного, дуже важливого питання присвячений наступний параграф.

2.2 Основні характеристики проекту

В розроблених у діловому плані шляхах реалізації ділової ідеї можуть містяться досить багато напрямків: проведення маркетингові досліджень, придбання нового обладнання, ремонт орендованого приміщення, пошук дилерів на нових ринках збуту, тощо. Якщо всі вони будуть враховані до складу проектних робіт, то проектна група, який назначено за мету впровадження нововведення може бути перевантажена роботами, які безпосередньо не впливають на досягнення кінцевого результату - зробити усе, щоб ідея стала реальністю.

Наприклад, якщо в діловому плані, який присвячений випуску нового продукту на ринок, передбачені якісь маркетингові дії, то вони більшою мірою стосуються використанню продукту проекту, ніж його впровадження у життя. Робота з дилерами, рекламні акції, заходи виробничого менеджменту можуть бути дуже важливими з точки зори отримання прибутків від експлуатації результату проекту, але вони не вливають на безпосереднє створення продукту.

Але якщо ми ставимо за мету реалізацію ділової ідеї, нам треба передбачити зосередження зусиль саме на цьому. В такому разі нам, перед усім, треба визначитися, що безпосередньо сприяє досягненню мети, а що або використовує його результат або може виконуватися за рамками проектної групи. Чим менше задач щодо вирішення проблеми буде поставлено перед виконавцями проекту тим більше можливостей сконцентрувати їхню увагу саме на створенні продукту проекту, тим більше шансів успішного завершення проектної стадії життєвого циклу розвитку ділової ідеї.

Запам'ятайте:

Для створення умов щодо успішного виконання ділового проекту треба перед усі визначитися, що веде безпосередньо до мети, а що лише сприяє подальшому використанню результатів проекту. Треба чітко визначитись, що завданням проекту є саме створення чи матеріалізація продукту ділової ідеї. Усе інше, яким би важливим воно не було для досягнення кінцевої мети ділового плану - отриманню певного підприємницького успіху, треба залишити за границями проектних робіт. Тобто проект не повинен включати нічого зайвого, що безпосередньо не веде до появи на світ матеріалізованої ідеї проекту.

Тобто, перед усім, треба визначитися, що із запропонованих в діловому плані, відноситься до складу проектних робіт, а що ні. На рис. 2.3 видно, що всі напрямки реалізації ділової ідеї можна поділити на три групи. Це ті що:

• безпосередньо впливають на матеріалізацію ділової ідеї (закупівля відповідного обладнання, підготовка приміщення, придбання нематеріальних активі тощо);

• сприяють освоєнню продукту проекту у повсякденній підприємницькій діяльності (створення відповідних запасів сировини та матеріалів);

• забезпечують ефективну експлуатацію продукту проекту (реалізація запропонованої маркетингової стратегії, освоєння нових каналів збуту).

Для того щоб виділити роботи, які безпосередньо впливають на створення нововведення необхідно встановити чи відповідають вони характерним рисам проекту.

До характерних рис проекту, які відрізняють його від поточної діяльності фірми відносять:

• тимчасовість,

• унікальність,

• цільову спрямованість.

Тимчасовість означає, що кожний проект має певний початок і кінець. Звичайно, початком проекту є його схвалення інвесторами та, відповідно, відкриття фінансування проекту. Кінцем вважається час, коли цілі досягнуті, або коли стає зрозумілим подальша безперспективність продовження робіт. Тимчасовість не обов’язково означає короткочасність проекту; є приклади, коли деякі з них тривають кілька років. Проте в будь-якому разі проект через деякий час стає поточною роботою, що і означає його кінець. Далі йде етап експлуатації проекту, тобто отримання від нього комерційного результату.

Із характеристики тимчасовості випливає, що безпосередньо проект або проектна стадія впровадження бізнес-ідеї не досягає періоду окупності вкладених коштів, а тим паче отримання прибутків. Якщо роздивитися термін, який передбачений в діловому плані, щодо проекту, то його можна розділити на три періоди (рис. 2.4).

З точки зору формування кінцевих фінансових результатів, весь термін виконання ділового плану можна поділити на два відрізка: період витрат та період доходності. В першому здійснюються інвестиційні, інші початкові витрати та деякі операційні витрати (наприклад, у створювання запасів, оплати всіх поточних витрат до початку реалізації продукту проекту тощо). Завершується він тоді коли створюється продукт і починається його реалізація. З цього часу проект починає приносити доходи.

В свою чергу період доходності розподіляється на період окупності, тобто час доки доходи від реалізації продукту проекту не перевищать видатки витратного періоду, та період прибутковості, коли засновники проекту отримують від нього певні дивіденді.

З точки зору функцій, які виконуються організацією, період реалізації ділового плану підрозділяється на проектну та експлуатаційну стадії. Перша співпадає із періодом витрат, а друга - із періодом доходності. Тобто проектна стадія завершується тоді, коли продукт проекту реально створюється.

Тимчасовість проекту є однією із відзнак його від поточної діяльності фірми. Проекти припиняються, коли поставлені діловим планом цілі досягнуті, а поточні роботи мають циклічний характер, тобто вони тривають доки фірма займається підприємницькою діяльністю.

Наступною ознакою проекту є унікальність. Тобто проект є таким, доки роботи із його реалізації відрізняються від того, що здійснюється фірмою в своїй поточній діяльності. Наприклад, коли реалізується проект, який присвячений випуску нового продукту на ринок, він може включати дії, які в звичайних умовах фірмою не здійснюються. Так процеси виробництва пробної партії значно відрізняються від серійного виробництва; для налагодження виробництва потрібно змінити якісний склад основних засобів, що також не є специфікою виробничої діяльності тощо.

Тобто унікальність є наступною характерною рисою проекту, яка полягає в тому, що здійснення будь-якого нововведення передбачає необхідність проведення специфічних дій, які у звичайних умовах не є профільними для організації. Після закінчення проектних робіт виробництво нового продукту стає повсякденністю або втрачає ознаки унікальності. А це, в свою чергу, означає, завершення проекту.

Ознака унікальності має велике значення для окреслення кола проектних робіт. Як буде показано нижче, для успіху проекту велике значення має визначення складу проекту. Тобто він повинен враховувати із всього комплексу робіт, які обґрунтовані в діловому плані, саме унікальні та приділити їм особливу увагу. Необхідність врахування даної ознаки пояснюється тим, що саме унікальні процеси можуть породжувати майбутні проблеми для безпосередніх виконавців проекту.

Терміновість та унікальність проекту формують єдиний проектний цикл, тобто проект не є циклічним процесом, що також відрізняє його від звичайної діяльності.

Цільова спрямованість проекту означає, що коло задач, які вирішуються в ході реалізації проекту, строго окреслено тими з них, які безпосередньо ведуть до мети проекту. Іншими словами, всі функції, якими важливими вони не були б, але які безпосередньо не визначають термінів виконання проекту, залишаються зовні проектного середовища.

Наприклад, у бізнес-плані створення і виходу на ринок нового продукту може бути обґрунтовано багато напрямів, які необхідно здійснити для його виконання. По усім з них розраховуються кошториси витрат, визначаються відповідальні виконавці та керівники, розраховуються терміни здійснення робіт. Але не всі вони обов’язково входять до змісту проекту. У більшості випадків до складу проекту не потрапляють маркетингові роботи, роботи з фінансового менеджменту тощо. Вони обов’язково виконуються, але не у складі проекту, а поточної діяльності, частіше за все, замовника проекту.

Крім того цільова спрямованість допомагає більш точно встановити часові рамки проекту.

Таким чином, метою проекту не може бути, наприклад, отримання певного прибутку. Така ціль не є конкретною тому що конкретних факторів його отримання може бути дуже багато: обсяг продажу у відповідному розмірі, ціна, собівартість та інші. Більше того, як було вказано вище, прибуток формується в результаті експлуатації або використання продукту проекту, а не при його створенні. Проект освоєння нового продукту завершується, коли на склад поступає його перша партія. Саме це є конкретною метою проекту. Після цього робота входе у звичайний режим із застосуванням звичайних методів просування продукту на ринок, подальшої модернізації, сервісного обслуговування, тощо. Тобто все те, що робиться персоналом фірми стосовно інших продуктів.

Підводячи підсумок, треба відзначити, що успішна реалізація проекту багато в чому залежить від формування змісту проекту. До його складу повинні входити тільки ті дії, що безпосередньо ведуть до створення продукту проекту та відповідають означеним характеристикам проекту. Все інше необхідно вирішувати в ході поточної діяльності материнської компанії (рис. 2.5).

Така постановка роботи допомагає відповідальним виконавцям проекту зосередитися на питаннях, які визначають майбутні результати проекту, виконанні його у планові терміни та у відповідності із встановленим кошторисом.