Лабораторная работа №5 «межтабличные связи»

В СУБД Access реализована возможность хранить в одном файле БД все необходимые объекты, относящиеся к пользовательской задаче. Чаще всего причиной размещения данных в двух и более таблицах в одной БД является дублирование данных (наличие в таблице повто­ряющихся фрагментов). Для того чтобы сэкономить место на диске и в памяти, была разработана процедура нормализации, которая позволи­ла исключить дублирование. В настоящее время подавляющее боль­шинство пользователей не сталкивается с необходимостью экономии места на диске и нормализация выполняется ради соблюдения другого принципа: данные должны быть организованы таким образом, чтобы в случае их редактирования каждое исправление или дополнение дела­лось только в одном месте БД. Еще одна важная причина разнесения информации по таблицам — необходимость группировки данных по их содержанию. Каждая таблица должна отвечать определенной тематике. Еще причина — принцип модульности, который предполагает, что БД должна быть разбита на несколько унифицированных блоков, которые можно модернизировать и заменять по отдельности, а таблицы, подго­товленные для одной БД, можно было бы использовать и в других.

Мастер подстановок

Мастер подстановок позволяет создать связь между таблицами. Он предназначен для создания поля, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоян­ных значений или значений из другой таблицы. Рассмотрим пример. Откройте Вашу БД Студенты. Создайте в этой БД новую таблицу с именем Учебное заведение, в ней единственное поле. Назовите его Учебное заведение. Введите в эту таблицу данные: школа, колледж, училище, другое (можете добавить еще что-нибудь). Сохраните табли­цу, закройте ее. Добавьте новое поле в Вашу таблицу Студенты. В это поле будем вводить данные о том, какое учебное заведение закончил студент. Откройте в режиме конструктора таблицу Студенты, тип дан­ных нового поля определите как Мастер подстановок. Раскроется окно

в этом окне выберите столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса, щелкните. Нажмите кнопку Далее. Раскроется окно

в этом окне выберите Учебное заведение, щелкните. Нажмите кнопку Далее, раскроется окно

в левой части этого окна надо выбрать поле Учебное заведение и щелкнуть левой кнопкой. Затем щелкнуть по кнопке — поле Учебное заведение переместится в правую часть окна (можно сделать то же самое, щелкнув по полю Учебное заведение дважды, оно пере­местится в правую часть окна). Если окажется, что Вы ошиблись, можно вернуться назад, нажав на кнопку , которая станет активной как только в правой части появится название какого-то поля. Нажмите на кнопку Далее, раскроется окно

Нажмите кнопку Далее. На следующем шаге нажмите кнопку Готово. Войдите в режим таблицы в таблице Студенты. Щелкните кнопкой мыши в ячейке поля Учебное заведение, раскроется список, в котором Вы выберите заведение, которое закончил тот или иной студент. Таким образом можно облегчить себе работу, когда вводимые данные повто­ряются.

Войдите в режим конструктора таблицы Студенты, обратите вни­мание на свойства поля Учебное заведение. Откройте вкладку Подста­новка, сейчас она заполнена. Пока мы не будем останавливаться на этом.