Скрытие таблицы
Если Вы долго работали над созданием базы данных, а потом с Вашей базой будут работать люди, которые могут испортить что-нибудь (например, из-за недостаточного умения), Вам нужно принять меры предосторожности. Например, можно сделать так, что человек, открыв БД, не увидит там ни одной таблицы, Для этого их можно сделать скрытыми. Для скрытия таблицы (или другого объекта БД) надо в строке меню выбрать Вид, в раскрывшемся меню выбрать Свойства (либо щелкнуть правой кнопкой и в контекстном меню выбрать Свойства), раскроется окно:
В этом окне надо установить флажок Скрытый. Если после этого значок таблицы не исчез из окна базы данных, надо в строке меню выбрать Сервис, в меню выбрать Параметры, выбрать вкладку Вид, снять там флажок Скрытые объекты. Если Вы захотите увидеть скрытый объект (например, Вы решили поработать с чьей-то БД, открыли ее и не нашли ни одной таблицы, хотя думаете, что они там есть), надо строке меню выбрать Сервис, в меню выбрать Параметры, выбрать вкладку Вид, снять там флажок Скрытые объекты. Сделайте скрытой таблицу Студенты. Не забудьте сделать ее видимой.
Фильтрация данных в таблице.
Фильтр по выделенному. Этот фильтр наиболее простой.
Выделив информацию в таблице данных, Вы задаете критерий фильтрации.
Допустим, Вы хотите вывести на экран только сведения о студентах мужчинах (например, военкомат требует такие списки от деканата). Как это быстро сделать? В такой ситуации удобно использовать фильтр по выделенному. Раскройте таблицу Студенты, в поле Пол выберите М, выделите, щелкните правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите Фильтр по выделенному. Перед Вами на экране сведения только о мужчинах. Можно применять фильтр к отфильтрованной уже таблице. Записи, которые Вы видите в фильтре, можно отсортировать. Для того чтобы снова увидеть на экране всю таблицу, щелкните правой кнопкой мыши, выберите команду Удалить фильтр.
Исключение записей из фильтра. Вы можете фильтровать записи с помощью исключения данных, т.е. на экране будут только те записи, которые не были выбраны. Рассмотрим снова тот же пример. Выделите теперь в поле Пол Ж, щелкните правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите Исключить выделенное. Результат должен быть тем же - на экране останутся только сведения о студентах-мальчиках.
Команда Изменить фильтр. Данный фильтр является наиболее мощным средством фильтрации. Раскройте таблицу Студенты, на панели инструментов найдите кнопку Изменить фильтр щелкните по ней. Раскроется окно:
В верхней части окна установки фильтра расположены все поля текущей таблицы, в нижней части окна находятся ярлычки "Найти" и "Или". Щелкните по ячейке, находящейся в поле Пол, появится кнопка со стрелкой, щелкните по ней. Выберите в раскрывшемся меню нужную строку, щелкните. Нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов. Для того чтобы теперь снова увидеть всю таблицу, нажмите кнопку Удалить фильтр. Если ни одна из записей не удовлетворяет заданному критерию, то строка таблицы остается пустой, никаких сообщений при этом программа не выводит. Можно фильтровать таблицу по нескольким полям одновременно (критерий И). Создайте в таблице Студенты поле задолженности, заполните его самостоятельно (числовое поле со значениями 0, 1, 2...). Отфильтруйте теперь студенток без задолженностей. Результат покажите преподавателю. Удалите фильтр. Можно использовать критерий ИЛИ, то есть требовать, чтобы выполнялось хотя бы одно из условий. Допустим, Вы хотите из таблицы выбрать или студенток, или тех, кто закончил сессию без задолженностей. Нажмите кнопку изменить фильтр, в раскрывшемся окне выберите в поле Пол Ж, затем щелкните по ярлычку Или внизу таблицы, раскроется новое окно, в нем в поле Задолженности выберите 0. Нажмите кнопку Применить фильтр.
В тех случаях, когда условие фильтрации должно быть сформулировано достаточно сложно, применяется расширенный фильтр. Пусть, например, деканат хочет из Вашей базы отобрать студентов, у которых больше одной задолженности. В строке меню выберите Записи, в раскрывшемся меню выберите Фильтр, а затем Расширенный фильтр. Раскроется окно:
Выберите поле Задолженности, в строке Условие отбора: напишите >1, щелкните правой кнопкой мыши по свободному месту, выберите команду Применить фильтр. Результат перед Вами. Не забудьте удалить фильтр.
Представим теперь в деканат данные о студентах, у которых больше или одна задолженность. Снова Записи, Фильтр, Расширенный фильтр. Щелкните правой кнопкой по свободному месту, выберите Очистить бланк. Выберите снова поле Задолженности, в поле Условие отбора напишите >=1, снова применить фильтр. Можно также отсортировать задолжников, например, по убыванию. Повторите все действия, щелкните в строке Сортировка, выберите в списке По убыванию. Примените фильтр. Выведите теперь на экран список мальчиков, у которых не менее одной задолженности. Пользуйтесь для справки окном, представленным далее. Результат покажите преподавателю.
Выведем на экран список студентов, родившихся после 1 сентября 1979 г. Для этого в окне Расширенного фильтра в строке Поле выберите Дата рождения, в строке Условие отбора введите >01.09.79. Примените фильтр. Выберите самостоятельно теперь тех, кто родился между 01.09.79 и 01.01.80 .