Команды для работы с электронной таблицей как с базой данных

При работе с большими таблицами иногда требуется найти нужную строку (столбец) или произвести сортировку таблицы. Для реализации таких задач в состав табличного процессора входит группа команд для работы с электронной таблицей как с базой данных. Единственным требованием, которому должны удовлетворять обрабатываемые с помощью таких команд таблицы, является однородность всех входящих в нее строк. Пункт меню Данные.

Типовыми операциями, которые выполняют данные команды, являются поиск определенных строк и сортировка строк.

Сортировка строк таблицы производится по значениям выбранного пользователем столбца, независимо от содержащегося в нем вида данных и осуществляется из меню Данные – Сортировка (для сортировки по одному полю э.т. достаточно установить курсор в это поле и нажать кнопку По убыванию или По возрастанию на панели инструментов Стандартная). По заданному порядку сортировки текстовые данные сортируются по алфавиту или в обратном алфавиту порядке, а числовые данные — в порядке убывания или возрастания. При этом пользователь должен указать "блок сортировки", включающий все сортируемые строки, и "последовательность полей сортировки". Последняя определяет начальное поле, по значениям которого будет отсортирована исходная таблица на первом этапе сортировки, вторичное поле, по значениям которого будут отсортированы строки, имеющие одинаковые значения в первичном поле, на втором этапе сортировки, и последующие поля сортировки. Таким образом, сортировка выполняется одновременно по нескольким полям сортировки.

Для поиска определенных строк таблицы пользователь задает критерий (условие) поиска. Такие условия называются фильтром. Критерий поиска определяет точное значение определенного поля или полей или указывает некоторый диапазон, в котором эти значения находятся. Для построения сложных критериев, сочетающих в себе требования, предъявляемые к нескольким полям, используются логические операторы "ИЛИ" и "И". Задание сложных критериев ограничивает область поиска.

Работа с пунктами меню Данные - Фильтр - Автофильтр, Данные - Фильтр - Расширенный фильтр.

Для поиска данных при помощи Автофильтра необходимо:

1. Щелкнуть по ячейке таблицы, либо выделить диапазон ячеек.

2. Выбрать пункт меню Данные – Фильтр – Автофильтр, справа от названия каждого столбца появится кнопка

3. Щелчок по кнопке раскрывает список: Все, Первые 10…, Условие (Пункт Все – служит для отмены критериев фильтрации и возвращает все исходные данные; Пункт Условие – предлагает задать условие для фильтрации данных в открывающемся диалоговом окне)

Для работы с Расширенным фильтром, пользователь в дополнение к исходным данным должен создать, так называемую, таблицу условий. В таблицу условий копируются названия полей исходной таблицы, по которым будет происходить фильтрации данных и напротив этих полей задаются условия для поиска и выборки данных. Затем выбирается пункт меню Данные – Фильтр – Расширенный фильтр и в появившемся диалоговом окне указываются Исходный диапазон, Диапазон условий и, если пользователь хочет разместить полученные в результате фильтрации данные на новом месте, то адрес ячейки, куда будут вставлены отфильтрованные данные.

Помимо рассмотренных типовых операций табличный процессор может иметь ряд специальных, например автоматическое подведение итогов по выделенным группам данных, создание сводных таблиц, консолидацию данных и др. (Рассмотрим позже)

Меню Сервис

Группа команд (мы условно назвали ее "сервис") предназначена для предоставления дополнительных возможностей опытным пользователям. Эти возможности связаны с созданием макросов, объединением электронных таблиц или их частей, установкой защиты, экспортом и импортом данных из других и в другие программные среды, подключением дополнительных математических инструментов и т. п.

Макросы.

Макрос — это записанная последовательность команд или действий пользователя на клавиатуре. Табличные процессоры позволяют создавать собственные макросы и тем самым автоматизировать часто повторяющиеся рабочие операции. Дня записи макроса используются специальные языки макропрограммирования. Так, в электронной таблице Excel 5.0 используются языки Excel 4.0 и Visual Basic. Макросы, написанные на этих языках, сохраняются и обрабатываются на отдельных листах в рабочей книге. Наиболее простой способ создания макроса — применение макрорекордера, содержащегося в некоторых электронных таблицах; он преобразует последовательность выбираемых пользователем действий на клавиатуре в код языка макропрограммирования. Однако использование макрорекордера имеет свои ограничения. Так, если пользователь создает программу, содержащую циклы, точки ветвления и другие сложные элементы программирования, ему придется самому написать (и отладить) программу на языке, встроенном в среду табличного процессора. Существуют специальные команды для записи, проигрывания и отладки макросов.