№34. Деловой протокол (особенности организации проведения конференций, выставок, визитные карточки, подарки, сувениры)

Проведение конференций требует более детальной подготовки, включая и рассылку с разрывом в полтора—два месяца информационных писем. В них сообщается: в первом письме — о вероятной тематике, структуре и сроках конференции, а также о вероятном представительском взносе и стоимости проезда и пребывания на конференции.

Проведение выставок может быть связано и с проведением конференций или даже группы семинаров. В то же время организация выставки может быть и составным элементом проведения конференции. Как к конференциям, так, в особенности, к выставкам и ярмаркам должно быть подготовлено большое количество информационных материалов: общеин­формационные сведения об организации, ее возможностях, потенциале, репутации; рекламная информация первого уровня о продукции и возможных услугах, предлагаемых организацией; детальная информация о продукции фирмы, рассчитанная на специалистов и солидных квалифицированных потребителей.

Визитные карточки — лист не очень плотного картона обычно размером 5 х 9 см — являются важным средством, облегчающим деловое общение. На визитных карточках указываются фамилия, имя, отчество, место работы, адрес, должность, номера служебного телефона, факса, электронной почты. Текст визитной карточки печатается на родном языке, на английском языке и, возможно, на языке страны, в которой приходится бывать. Предпочтительно иметь набор карточек на разных языках (оборотная сторона карточки по возможности должна быть чистой, чтобы можно было делать заметки). Визитными карточками обмениваются при взаимном представлении. Они могут быть широко и разнообразно использованы, заменяя подчас длинные формальные письма. В этом случае карточка может быть послана партнеру, а в ее нижнем левом углу предпочтительно карандашом пишут первые буквы французских слов, например: поздравление Р.F. (пу фэт); поздравление с новым годом Р.F.N.A.; выражение соболезнования: Р.О; выражение благодарности Р.R..; представление Р.Р.; прощание Р.Р.С. и т.п.

Подарки и сувениры. Цветы дарят деловым партнерам в знак приветствия, по поводу знаменательного события, благодарности за участие в мероприятии и т.п. В принципе можно дарить любые цветы и в любом количестве (четном или нечетном). Совсем не обязательно дарить огромные букеты. Можно обойтись и маленьким букетиком, и одним красивым цветком. Но следует помнить, что в Германии огненно-красные розы воспринимаются как символ страстной любви и вряд ли могут рассматриваться как деловой подарок. В Латинской Америке красный цвет — символ крови и смерти, поэтому мексиканскому партнеру лучше дарить белые цветы, тогда как в Китае и Турции популярны букеты из цветов красного оттенка в сочетании с декоративной зеленью.

Выбор сувениров и подарков зависит от характера взаимоотношений. Хороший подарок — изделия художественных промыслов, художественные альбомы. Личные вещи (духи, галстуки, рубашки) дарят только очень близким людям.

Подарок не должен быть слишком дорогим, чтобы гость не чувствовал себя должником. Существуют правила хорошего тона при приеме подарков: надо поблагодарить дарящего, затем развернуть пакет, посмотреть, что в нем, и еще раз поблагодарить за внимание.