Средства регистрации информации и создания документов

Возникающая в процессе функционирования того или иного объекта информация должна быть зарегистрирована (задокументирована). Для этого также могут быть использованы разнообразные средства. Несмотря на внедрение персональных компьютеров, в значительной части организаций документы готовятся с помощью пишущих машинок, правда при этом в большинстве случаев в качестве носителей используются типографическим способом изготовленные бланки. Практика управленческой деятельности требует, чтобы документы оформлялись в нескольких экземплярах. Для этого документы печатаются на пишущей машинке с использованием копировальной бумаги либо используются специальные бланки, тыльная сторона которых покрыта красящим слоем, либо документы размножаются с помощью копировально-множительных устройств.

К настоящему времени разработано и промышленно выпускается большое количество типов копировально-множительных устройств, различающихся принципами действия, функциональными возможностями и технико-эксплуатационными характеристиками, в настольном и стандартном исполнении.

Основными техническими характеристиками ксерокопировальных устройств являются: скорость копирования (копий/мин); максимальный размер оригинала и копии; возможность масштабирования (копии по отношению к оригиналу); наличие автоподатчика бумаги и возможность автоматической раскладки копий; гарантированный объем копирования (без замены картриджа).

Средства хранения информации

Для систематизации и хранения бумажных документов применяются разнообразные средства оргтехники.

В подразделениях, где ведется традиционная работа с бумажными документами, для их систематизации и хранения используются папки различной конструкции. Для удобства поиска документов внутри папки в ней могут быть лист-оглавление либо листы с ярлычками-индикаторами.

Для хранения самих папок используются картотеки, шкафы или стеллажи разной конструкции; для хранения машинных носителей информации (например, дискет) используются специальные коробки-футляры, ящики и другие простые средства. Идея создания автоматизированных информационных хранилищ (Data Warehouse) основывается на создании программно-аппаратных комплексов, призванных реализовать такие хранилища с единым общим видом всей совокупности данных, порождаемых в рамках хозяйственного объекта. В задачи такого хранилища входят функции систематического накопления разнообразных данных, их длительного хранения и быстрой выборки по различным вопросам. Основу подобных хранилищ составляют накопители большой емкости, специализированные процессоры и специальные программные средства. В случае особо высоких требований к надежности хранилищ данных (например, в банковских системах, спецслужбах) организуются так называемые Raid-технологии, т.е. технологии с одно- или многократным дублированием данных. Естественно, повышение надежности хранения сопровождается удорожанием стоимости хранения единицы информации.

Средства оперативной связи и передачи информации

Применяемые ныне внутриучрежденческие и межучрежденческие средства связи и передачи информации обеспечивают воспроизведение и пересылку сообщений в речевой, визуальной, звуковой, документированной и других формах. Среди наиболее распространенных средств этой группы – телефонные и факсимильные аппараты, пейджеры, видеоконтролирующие и записывающие установки и системы и др.

Самое массовое средство этой группы – телефон, обеспечивающий передачу речевых сообщений абонентами.

Наряду с проводными телефонными аппаратами лавинообразно увеличивается количество радиотелефонных аппаратов, когда абонент оказывается свободным в своих передвижениях, оставаясь при этом постоянно на связи.

Более экономичными по оплате за услуги связи, чем сотовые телефоны, являются пейджеры. Пейджеры реализуют функцию односторонней связи от центра к абоненту, позволяя передать абоненту краткое сообщение. Конструктивно пейджер представляет небольшое по размеру и легкое по весу радиоприемное устройство с памятью и жидкокристаллическим экраном для отображения поступающей на пейджер информации.

Особую группу устройств для передачи документированной информации составляют телефаксы, количество моделей которых весьма велико. После установления связи с другим устройством телефакс обеспечивает автоматическое сканирование с предварительно подготовленных и заложенных в автоподатчик бумажных документов. Наличие памяти позволяет сохранять информацию нескольких десятков листов для многократных передач различным абонентам, а также принимать входящую информацию при отсутствии бумаги в лотке. Телефаксы обеспечивают бесшумную черно-белую или цветную печать поступающей информации при высокой скорости печати.

При подключении к ПК многие модели телефакса работают как факс-модемы, сканеры и принтеры.