Информационные системы организационно-экономического управления

Главным условием обеспечения максимальной экономической эффективности от внедрения информационных технологий в сферу оргуправления является соблюдение принципа системного подхода, обеспечивающего учет всего многообразия факторов, влияющих на реализацию информационных технологий. Воплощением этого принципа является создание информационной системы (ИС) объекта управления.

Информационная система объекта (фирмы, корпорации и т.п.) представляет собой комплекс взаимосвязанных компонентов, характеризующих различные стороны информационной деятельности объекта в процессе реализации функций управления в рамках его организационно-управленческой структуры.

Существует много критериев классификации информационных систем. До недавнего времени их было принято делить лишь по степени автоматизации функций на следующие:

• информационно-справочные (фактографические);

• информационно-советующие (документальные);

• информационно-управляющие.

Такое деление, представлявшееся вначале как отражение возрастания степени автоматизации информационных процессов, в настоящее время воспринимается несколько упрощенным, так как:

• в основу функционирования современных информационно-справочных систем могут быть заложены принципы ассоциативного поиска с использованием семантических карт (т.е. включающие атрибуты систем искусственного интеллекта). Главным фактором, объединяющим такие системы с элементарными фактографическими системами, служит то, что они обеспечивают выдачу только имеющейся информации;

• информационно-советующие системы в отличие от информационно-справочных на основе имеющейся информации формируют одно или несколько вариантов возможных решений, а окончательный выбор остается за человеком-пользователем. По сложности автоматизируемых процессов диапазон таких систем крайне широк: от решения элементарных задач прямого счета и многовариантных оптимизационных задач до экспертных систем;

• информационно-управляющие системы, в целом предполагающие наивысший уровень автоматизации, наоборот, могут использовать довольно простые в реализации алгоритмы (например, автоматическое уведомление поставщиков, плательщиков, дебиторов и т.п. путем сопоставления текущей даты и всех фактических поступлений на текущий момент времени с запланированными на этот момент).

Фундаментальная классификация информационных систем в сфере оргуправления может быть дополнена классификацией:

по способу автоматизации органов управления:

• в виде автономных АРМов специалистов управления;

• в виде автономных локальных сетей, объединяющих функционально взаимосвязанные АРМы управленцев;

• в виде единой (корпоративной) сети организации, включая ее головные структуры и территориально удаленные филиалы;

по видам автоматизируемых управленческих функций:

• функциональные (автоматизирующие бухгалтерские, кадровые, плановые и т.п. функции управления, т.е. отражающие специфику предметной области);

• административные (автоматизирующие делопроизводство, документооборот и т.п., т.е. практически не зависящие от предметной области);

• комплексные (охватывающие все виды управленческой деятельности);

по уровню специализации:

• общеуправленческие;

• специализированные;

• адаптивные универсальные;

по характеру взаимосвязи с внешней информационной средой:

• закрытые (независимые, автономные – без автоматизированного взаимодействия с внешними информационными системами, например с Интернетом);

• открытые (с выходом в общедоступные информационные системы, например через Интернет);

• экстрасистемы (полноценно функционально взаимодействующие с определенным кругом внешних информационных систем – экстрасети).

За относительно короткий срок существования информационные системы на базе компьютерных технологий претерпели радикальные изменения.

Офисная деятельность в системах организационно-экономического управления

В последние десятилетия в России при решении вопросов автоматизации организационно-экономического управления активно используется термин «офис».

Учитывая, что офис прежде всего вырабатывает решения, имеющие ценность для клиента, офис – это информационное предприятие (часто пользующееся правом юридического лица), преобразующее информационные ресурсы в информационные продукты.

Использование компьютерной и иной организационной техники в офисе прошло несколько этапов: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Традиционный офис – это сравнительно небольшой коллектив людей с достаточно широким кругом обязанностей.

Типовой состав рабочих операций в таком офисе включает подготовку материалов, печать, выверку документов, работу с почтой, ведение карточек, поиск информации, поддержание информационных фондов, выполнение расчетов, ведение деловых разговоров по телефону, работу за терминалом.

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, более жестким распределением функций среди сотрудников. В этом случае суть автоматизации заключается в формировании и поддержании крупных информационных фондов, их систематизации, производстве выборок данных и проч.

Электронный офис есть реализация концепции всестороннего использования в офисной деятельности компьютерных средств и средств связи при развитии традиций предшествующих форм деятельности. К основным функциям и средствам электронного офиса относятся: прием документов, их контроль и оформление; обеспечение доступа к документам без их дублирования на бумаге; дистанционная и совместная работа служащих над документом, электронная почта; персональная обработка данных; составление документов и их размножение; обмен информацией между базами данных; автоматизация контроля за документоведением; организация электронного документооборота; информационная поддержка принятия решения; работа с автоматизированными информационными системами; участие в совещаниях, используя средства удаленного доступа, и др.

Электронный офис благодаря электронной почте, ПК и компьютерным сетям увеличивает возможность прямого взаимодействия людей, не требуя при этом их физического нахождения в одном помещении.

Анализ базовых задач, решаемых специалистами в процессе экономической деятельности офисов, показывает, что их основные информационные потребности могут быть удовлетворены с помощью имеющихся типовых функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных средств. К ним относятся программные средства текстовой, табличной и графической обработки информации, персональные компьютеры и средства оперативного размножения документации, средства электронных коммуникаций для взаимодействия между различными типами ЭВМ и сетями.

Организационно-технические и периферийные средства информационных систем

Средства сбора первичной информации

Любая информационная система должна иметь адекватные средства сбора (получения) первичных данных, точно отражающих состояние предметной области и протекающие в ней процессы.

Несмотря на разнообразие выполняемых операций и многообразие исходных данных, информационная система объекта должна на основе регистрации происходящих событий (фактов, процессов) и последующего преобразования характеризующих их данных позволяет принимать управленческие решения, направленные на выполнение поставленных перед любым объектом задач. При осуществлении всякой хозяйственной или административной операции необходимо зафиксировать свойства, присущие объекту, с (над) которым совершается действие. Во-первых, объект должен быть идентифицирован (однозначно определен среди множества любых других объектов); во-вторых, измерен (определен количественно); в-третьих, определен во времени; в-четвертых, отмечен дополнительными специфическими параметрами.

Необходимо, чтобы процессы получения первичных данных:

• обеспечивали своевременное, адекватное хозяйственной деятельности получение этих данных;

• характеризовались минимально возможной трудоемкостью;

• обеспечивали сбор точных и достоверных данных;

• чтобы стоимостные затраты на их реализацию были минимальными либо соотносительными с полученным за счет использования тех или иных приемов и средств экономическим эффектом.

Получение первичных данных в любой реальной информационной системе неразрывно связано с их регистрацией (фиксацией) на носителе, в той или иной физической среде.

Номенклатура средств сбора переменной первичной информации включает большое их разнообразие в зависимости от степени автоматизации реализуемых функций, подсчета затраченного времени, количества изготавливаемой продукции, подсчета совершающихся процессов, объема расходуемых материалов, простоя в работе оборудования и многого другого. К таким средствам относятся мерная тара, весы, часы, счетчики, измерительные приборы, регистраторы, сигнальные устройства и др.

В качестве комплексных средств сбора и регистрации первичных данных могут использоваться специализированные автоматизированные системы сбора информации и персональные компьютеры.