Вcтуп

Приймальна офісу - це центр роботи фірми, її серце. Самий талановитий і розумний керівник не зможе впоратися з роботою, якщо погано організованаробота приймальні. Головне ж особа в приймальні - це секретар. Все частішепосаду секретаря навіть об'єднують з посадою офіс-менеджера. Якість роботи приймальної прямо пов'язане з грамотною організацієювнутрішньофірмового простору в цілому і простору приймальні зокрема. Від того, де розташована приймальня, як вона оснащена, який дизайн і її нтер'єрів залежить і швидкість вирішення питань і загальне враження від фірмиу її клієнтів, замовників, партнерів по бізнесу. Сучасний офіс повинен відповідати вимогам до економічності, що особливо важливо при високих цінах на офісну площу, високою технічною оснащеності, органічного дизайну і безпеки з точки зору як захисту інформації, так і особистої безпеки співробітників фірми. Саме тому питання організації офісного простору зараз хвилюють всіх думаючих керівників. Тісний, темний, погано обладнаний «передбанник» перед кабінетом керівника відразу представить фірму в невигідному світлі перед можливими цінними клієнтами. Крім того, у приймальні чисто фізично має бути місце для розміщення відповідного устаткування робочого місця секретаря, для документів поточного діловодства, довідково-інформаційної літератури, рекламних видань, для необхідної конторської техніки і, звичайно, для відвідувачів фірми. Велике значення має раціональна організація робочого місця секретаря. Для цього спочатку треба уточнити та виявити основні функції секретаря, інформаційні зв'язки, розпорядок робочого дня, перелік матеріалів, які він повинен мати. Потім вибрати меблі, інвентар,технічні засоби, оргтехніку та канцелярські приналежності.

Планування робочого місця

Раціональний її варіант припускає розміщення 1СТВ і предметів праців межах зон, найбільш зручних виконання трудових процесів. Їх прийнято називати робочими зонами.

Робоча зона – простір на стаціонарному робочому місця вгоризонтальній або вертикальній площинах, у справах яких працівник, непереміщаючись, може виконувати роботу. Розрізняють нормальну та максимальну. Нормальна робоча зона в горизонтальній площині обмежуєтьсяуявної дугою, окреслює кінцями пальців правої і лівої рук,зігнутих у ліктьовому суглобі при вільно опущеному плечі. Така зоназаймає близько 1000 мм по фронту та 300 мм в глибину. Тут розташовуютьсянайбільш часто використовувані засоби і предмети праці та виконуєтьсяосновна робота. Максимальна робоча зона в горизонтальній площині обмежується уявної дугою, окреслює кінцями пальців повністю витягнутої руки людини. У цій зоні (працівник діє витягнутими руками) розташовуються засоби праці, що використовуються рідше. Взаімо перекриваемая при цьому площа (для двох рук) визначається близько 1500 мм по фронту та 500 мм в глибину. Зазвичай габарити столу приймаються дещо більшими, ніж максимальна зона досяжності. У вертикальній площині розрізняють п'ять зон: нижня незручна зона (до 750 мм від підлоги); нижня менш зручна (від 751 до 925 мм); зручна (від 925до 1675 мм); верхня у зручна (від 1675 до 1925 мм); верхня незручна (від 1925 мм і вище). Основна вимога до раціональної плануванні робочого місця, - забезпечити економію часу на пошук засобів і предметів праці іскорочення фізичних зусиль працівника. Для цього необхідно дотримуватися наступні правила: на робочій поверхні стола не повинно бути нічого зайвого; кожен предмет і засіб праці повинні мати своє місце, оскільки безладне розташування їх викликає зайві рухи і витрати часу. Узакордонній практиці використовується закон «вільного столу»: на столі може перебувати лише одна робота з необхідними для неї документами і засобами праці, все інше має бути усередині столу; канцелярські приналежності (олівці, ручки, скріпки тощо) слід зберігати в ящику столу зі спеціальними роздільниками; всі засоби комунікаційної техніки (телефон і ін) треба розташовувати ліворуч або на спеціальній підставці, щоб можна було користуватися ними лівою рукою, залишаючи праву вільною для роботи; документи, з якими працює секретар, містяться в зоні, що забезпечуєїх огляд, для оброблених документів доцільно мати спеціальні лотки або відділення у ящику; документи і засоби праці розташовуються так, щоб забезпечувалась найкраща послідовність виконання роботи; руху працівника повинні бути оптимальними, тобто більш короткими іекономними з позицій витрат часу і сил.

Організація робочого місця секретаря з урахуванням вимог наукової організації праці до його плануванні та обслуговування, а також з урахуванням вимог і можливостей використання сучасної оргтехніки, до його устаткуванню й оснащенню є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності і якості праці, збереження працездатності протягом усього робочого дня, забезпечення дійсно корисного секретарського обслуговування. Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в установі. Оскільки секретар - "обличчя установи», то і йогоробоче місце повинне бути зразком правильної організації, показником високої культури праці. Адже від того, як виглядає робоче місце секретаря, нерідко судять про роботу всієї установи. Планування робочого місця секретаря повинна забезпечити максимальні зручності при виконанні покладених на нього обов'язків і в той же час відповідати вимогам економії площі приміщення: робоче місце секретаря в приймальні звичайно розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити всіх вхідних; в приміщенні приймальні повинні знаходитися тільки предмети, що вимагаються секретарю та іншим працівникам безпосередньо в процесі роботи; меблі для відвідувачів повинна знаходитися в зоні, добре проглядається секретарем, зручною для її розміщення. Велику частину робочого часу секретар працює сидячи, а цестомлює, тому він повинен мати можливість зручно витягнути ноги,вільно вставати, змінювати позу для письма, роботи на друкарській машині,читання. Робоче місце секретар - це, перш за все зручний і достатньо просторий робочий стіл. Фахівці рекомендують використовувати універсальний стіл, за яким можна працювати з документами, а також вести бесіду звідвідувачами. Для цих цілей краще всього підійде стіл, який безпосередньо перед тим, хто сидів людиною вже, ніж з боків. Така конструкція дозволяє мати достатньо місця на столі для розміщеннящо знаходяться в роботі документів і в той же час вести бесіду звідвідувачами. Його площину подумки ділять на два поля. У лівому крім поточної роботита пов'язаних з нею документів мають у своєму розпорядженні телефонне обладнання,настільну лампу, канцелярський прилад, лоток з вхідними документами. Направому полі столу розміщують лоток з виконаними документами та письмові приналежності. Тут же ставлять лоток з документами, які треба підшитиу справу. Всі знаряддя праці розміщують на площині столу в межах 160 х 160 см, що дозволяє взяти їх рукою, не встаючи. Кожному предмету виділяєтьсяпевне місце, ті чи інші предмети розташовуються комплексно (наприклад, ручки і блокноти для запису телефонних переговорів розміщують поруч з телефонними апаратами). Слід розділяти канцелярськ іприналежності, що мають різне призначення. Крім робочий стіл, краще використовувати окремий стіл для персонального комп'ютера. Такі робочі столи припускають зручне розміщення дисплея, клавіатури і процесора, а також сканера, принтера, модему та ін. При цьому стіл для ПК краще розміщувати таким чином, щоб екран дисплея був розгорнутий у протилежний від відвідувачів бік. Це дозволить захистити конфіденційну інформацію, яка може знаходиться на екрані дисплея в момент приходу несподіваного відвідувача. А тепер трохи загальних вимог до організації та обладнання робочихмісць з ПЕОМ. конструкція робочого столу повинна забезпечувати оптимальне розміщення наробочій поверхні використовуваного обладнання з урахуванням його кількості та конструктивних особливостей (розмір ПЕОМ, клавіатури тощо), характеру виконуваної роботи. Висота робочої поверхні має регулюватися в межах 680 - 800 мм; за відсутності такої можливості висота робочої поверхні столу повинна становити 725 мм. Робочий стіл повинен мати простір для ніг підставки, якескладає: висоту - не менше 500 мм, глибину на рівні колін - не менше 450 мм, на рівні витягнутої ноги - не менше 650 мм. Конструкція робочого стільця (крісла) повинна підтримувати раціональну робочу позу при роботі з ПЕОМ, дозволяє змінювати позу з метою зниження статистичного напруження м'язів шийно-плечової області і спини для попередження стомлення. Робочий стілець (крісло) повинен бути по'емно-поворотним і регульований по висоті та кутах нахилу сидіння і спинки, а також відстані спинки відпереднього краю сидіння. Поверхню сидіння, спинки та інших елементів стільця (крісла) повинна бути напівм'яке з нековзним, не електризується і повітропроникним покриттям, що забезпечує легким очищення від забруднень. Клавіатуру комп'ютера краще всього розташовувати на відстані 10 - 15 мм відкрай столу, тоді зап'ястя рук будуть спиратися на стіл. Бажано придбати спеціальну підкладку під зап'ястя, яка, як стверджуютьмедики, допоможе уникнути хвороби кісток. Для ефективного використання маніпулятора типу «миша» необхідний спеціальний «килимок» - планшет. Коврик-планшет повинен задовольняти основними критеріями: по-перше, добре триматися на поверхні столу, по -друге, матеріал верхній поверхні планшета повинен забезпечувати гарнезчеплення з кулькою, але не ускладнювати руху миші. Центр екрану монітора повинен знаходитися приблизно на рівні очей, авідстань між очима і площиною екрану становити не менше 40 - 50см. Бажано, щоб пряме сонячне світло не потрапляв на екран. По відношенню до сидить за столом, вікно, повинне бути ліворуч або спереду. Від яскравого світла слід захиститися щільними шторами на вікнах. Однакдивитися на екран монітора в повній темряві не рекомендується, необхіднийдодаткове джерело розсіяного світла (можна включити люстру,настільну лампу). Робочий стіл секретаря і стіл для ПК краще розташовувати ближче доприродним джерел освітлення, тому що секретарю доводиться за родом своїхобов'язків багато працювати з документами. Крісло для роботи секретаря повинно за розмірами відповідати робочомустолу. Краще всього використовувати крутяться крісло на коліщатках, висотуякого можна регулювати. Це дозволить секретарю швидко перемикатися відроботи з технікою до роботи з документами або з відвідувачами, тобто будевідповідати практичних завдань роботи секретаря. Тумби для столів, включаючи і викатним, мають комплект взаємозаміннихвисувних скриньок. Секретар повинен уміло використовувати ящики свого робочогостолу, надавши кожному з них визначені функції. Наприклад, виділяютьсяящики для паперу та канцелярського приладдя; робочих документів -довідників, каталогів та ін; папок з поточними документами і завершенимироботами; папок з контрольованими матеріалами; особистих речей. Всі службові документи в процесі роботи повинні лежати наступнимчином: що надійшли і необхідні постійно - на робочій площині столу;використовуються періодично - у висувних ящиках столу, на робочих площинахприставок і в шафах. Кожен рух документа з столу або в стіл маєбути проконтрольовано; всі відпрацьовані документи повинні знаходиться настрого визначеному місці, треба вміти за індексації визначати, в якомуящику або папці знаходиться потрібний документ; всі вкладаються в папкидокументи необхідно відразу ж індексувати відповідно до плану їхньоготимчасового зберігання.