Контроль за исполнением

Все обращения граждан подлежат обязательному контролю.

Сроки исполнения этих документов зависят от сложности, поставленных в них вопросов. Документы, не требующие дополнительного изучения и проверки должны исполняться безотлагательно, но не позднее 15 дней с момента поступления. Если же для обоснованного ответа требуется дополнительная информация, проверки и т.п., то допускается исполнение до 30 дней с обязательным сообщением об этом заявителю.

Для разрешения жалоб военнослужащих и членов их семей установлены более жёсткие сроки:

- в центральных органах власти и управления - до 15 дней;

-в местных органах власти, на предприятиях и в учреждениях - безотлагательно, или не позднее 7 дней.

Если в письмах граждан есть требование сообщить о результатах заявления или жалобы, то они берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на жалобах и заявлениях проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К". Если на жалобу или заявление даётся промежуточный ответ, то с контроля их не снимают. Контрольная картотека по обращениям граждан строится так же, как и контрольно-сроковая картотека на любые документы.

Все передвижения контролируемых документов отмечаются на карточке с указанием исполнителя и даты передачи ему документа. Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения, о чём делается запись в карточке. Распоряжение о снятии с контроля даёт лицо, принявшее по данному документу решение.

Контроль может осуществляться и с помощью компьютера.

Информационно-справочная работа

Второй экземпляр регистрационно-контрольной карточки ставится в справочную картотеку, которая строится по алфавиту фамилий заявителей. Все справки выдаются по записям в карточках.

Как положительный, так и отрицательный ответы по обращению гражданина выдаются только в письменном виде с подробным обоснованием принятого решения.

Служба ДОУ обязана анализировать данную категорию документов. Аналитические обзоры (сколько было обращений, количество положительных и отрицательных решений, всё ли выполнено в срок) раз в месяц или квартал передаются руководству.

Работа с исполненными документами

На каждом документе после окончательного решения и исполнения делается надпись "В дело" и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

После завершения исполнения обращения граждан вместе с экземпляром карточка возвращают службе ДОУ для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещено.

Служба ДОУ формирует их в дела отдельно от общей переписки. В дело вместе с обращением подшивается копия ответа и все другие документы, относящиеся к этому вопросу. Внутри дела документы по обращениям располагаются по алфавиту фамилий заявителей. Коллективные письма формируются в отдельное дело. Обращения по вопросам работы организаций и по личным вопросам формируются в отдельные дела. В дела формируются только исполненные документы.

Законченные дела с обращениями граждан хранятся в учреждениях для справочных целей. Ответственность за их сохранность несут руководители.

Сроки хранения определяются по "Перечням…". Дела постоянного срока хранения хранятся сначала в архиве учреждения, а затем в гос.архивах.