33

Министерство образования и науки Российской Федерации

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Тюменский государственный нефтегазовый университет»

Отделение электросвязи

К

УРСОВАЯ РАБОТА

на тему

«формирование дел и подготовка к сдаче в ведомственный архив организации. порядок передачи дел»

ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»

Студент Персидская Е.В.__________________ «___»_________ 20__г

^{подпись дата}

Группа ДОУт-10(11)-2

Специальность 034702.51 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Руководитель Киселева Е.П._________________ «___» ________ 20___г

^{подпись дата}

2011

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………….3

1.ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ……………………5

1.1.Формирование дел…………………………………………………………….5

1.2.Оформление дел…………………………………………………………...…..9

1.3.Обработка дел по личному составу…………………………..……………13

1.4.Составление описей…………………………………………………….……15

2.ПОРЯДОК И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ………………………………………..19

2.1.Порядок передачи дел в архив……………………………………………..19

2.2.Передача дел в архив………………………………………………………..20

2.3.Сдача дел в архив организации……………………………………………21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………………...25

ВВЕДЕНИЕ

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с их номенклатурой. В него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку, при этом запрещается группировать в них черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства — службой делопроизводства организации, при децентрализованном — как структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство), так и службой делопроизводства организации.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие документы— по датам поступления, исходящие документы— по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д. Все дела в зависимости от срока хранения делятся на следующие категории: — дела постоянного хранения; — дела временного хранения со сроком хранения свыше 10 лет; — дела временного хранения со сроком хранения до 10 лет включительно. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет включительно передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Дела хранятся в службе делопроизводства (при использовании в организации централизованной формы работы с документами) или в структурных подразделениях (при децентрализованной или смешанной формах) по месту их формирования в дела. В небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе документационного обеспечения.