1.2 Характеристика системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля на предприятии ооо "Балтстройсервис"
Информационной базой для составления общей схемы учетного процесса на предприятии послужили результаты интервьюирования управленческого звена ООО "Балтстройсервис".
Учетный процесс на предприятии полностью реализуется на платформе «1С:Предприятие 7.7.
Укрупненная схема учетного процесса представлена ниже на рисунке 1.2: Укрупненная схема учетного процесса на предприятии на 01.05.2008г.
Рисунок 1.2. Укрупненная схема учетного процесса на предприятии
Бухгалтерия производит учетные процедуры в рамках «1С:Предприятие» на основе поступающих первичных документов, а также распоряжений генерального директора по оплате счетов.
Менеджер по поставкам, технический директор по согласованию с генеральным директором, берет из кассы деньги и предоставляет заполненные авансовые отчеты бухгалтеру.
Технический директор готовят первичные документы по производственному процессу, в том числе и табель учета рабочего времени, и сдают их в бухгалтерию.
Генеральный директор заключает договора, дает распоряжения на подготовку смет, на закупку материалов, готовит авансовые отчеты.
Фактически на этапе заключения договора готовится смета по заказу. Однако затем учетный процесс ведется по факту осуществления затрат бухгалтером без привязки к смете.
В связи с малой численностью работников подразделения контроль за его деятельностью и конкретное исполнение обязанностей выполняется одним и тем же человеком (кроме производственной деятельности). Бухгалтер контролирует данные, поступающие от технического директора, начальника отдела по текущему содержанию пути, менеджера по поставкам, учредителя и директора. Начальник отдела по текущему содержанию пути и технический директор контролируют деятельность рабочих непосредственно на месте путем личного присутствия и оперативного управления. А деятельность бухгалтера фактически ни кем не контролируется.
Рассмотрим организацию системы внутреннего контроля.
С каждым материально-ответственным лицом подписывается договор о полной материальной ответственности.
Второй этап контроля – ежедневные отчеты в бухгалтерии, где контролируется правильность заполнения отчета-кассира, а также лимиты выдачи подотчетных сумм.
Еще один способ контроля – проведение внезапных инвентаризаций.
Проверка правильности ведения учета, выявление ошибок осуществляется, в основном, главным бухгалтером по итогам каждого месяца.
Помимо выше описанных процедур контроля организация прибегает к помощи аудиторской фирмы, которая консультирует главного бухгалтера по различным спорным вопросам, проверяет соответствие ведения бухгалтерского учета требованиям законодательства.
Итоги оценки системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля можно представить в форме вопросника, составляемого аудиторами при ознакомлении с вышеназванными системами организации.
Таблица 1. Оценка надежности систем бухгалтерского учета и контроля
|
Фактор |
Применяемые в ходе тестирования аудиторские процедуры |
Результат проверки |
Комментарии |
Оценка фактора |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Тест системы бухгалтерского учета | ||||
|
1. Форма бухгалтерского учета. |
Осмотр. |
Автоматизированная. |
Низкий риск наличия арифметических ошибок.
|
Высокая |
|
Наблюдение. | ||||
|
| ||||
|
2. Распределение обязанностей и полномочий между работниками бухгалтерской службы. |
Наблюдение. Просмотр Документов. |
Отсутствуют должностные инструкции. |
Возможно перепоручение выполнения отдельных операций, что увеличивает риск возникновения ошибки и обнаружения ответственного за ошибку. |
средняя |
|
3. Квалификация и опыт главного бухгалтера. |
Опрос. |
Высшее экономическое образование по специальности «бухгалтер»; опыт работы главным бухгалтером 2 года. |
Недостаточный опыт работы - возможны ошибки, хотя по всем основным вопросам бухгалтер консультируется с аудитором. |
средняя |
|
4.Организация подготовки, оборота и хранения документов. |
Опрос. Наблюдение. Просмотр Документов. |
Отсутствует приказ о документообороте предприятия. |
Возможность потери документов, поступления в бухгалтерию позднее установленного срока. |
низкая |
|
5. Учетная политика и основные принципы ведения бухгалтерского учета. |
Просмотр документов. Опрос. |
Приказ об учетной политике не обновлялся с 2006 года |
Все основные моменты ведения учета согласованы с аудиторами. |
низкая
|
|
6. Порядок отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. |
Наблюдение. Просмотр документов. |
О
Продолжение
таблицы 1 |
- |
высокая |
|
7. Ведение регистров бухгалтерского учета. |
Просмотр документов. Опрос. |
Регистры составляются автоматизированным способом; составляются не все регистры. |
Возможны ошибки в составлении тех или иных регистров. |
средняя |
|
8. Порядок составления бухгалтерской отчетности. |
Опрос. |
Отчетность составляется непосредственно главным бухгалтером. |
Возможно наличие арифметических ошибок. |
средняя |
|
9. Существует ли в организации архивная служба или лицо, ответственное за ведение архива. |
Опрос. Наблюдение. |
Нет отдельного, специально оборудованного помещения для хранения архивной документации; документы распределены по нескольким помещениям достаточно хаотично. |
Затруднен поиск документов при необходимости, высок риск потери документов. |
низкая |
|
Итоговая оценка надежности бухгалтерского учета. |
|
|
|
средняя |
|
Оценка надежности контрольной среды | ||||
|
10. Отношение руководства к бухгалтерскому учету и отчетности. |
Опрос. Наблюдение. |
Руководство в полной мере осознает важность процесса учета. |
|
высокая |
|
11. Выполнение рекомендаций аудиторов. |
Опрос. |
Проводится консультирование с аудиторами по всем важным вопросам, и их рекомендации четко выполняются. |
|
высокая |
|
12. Организационные уровни, санкционирующие операции. |
Опрос. Просмотр документов. |
Частично определены документально (приказы, распоряжения). |
По некоторым вопросам происходит наложение, что приводит к тому, что сложно определить ответственность. |
средняя |
|
13. Наличие должностных инструкций. |
Опрос. Просмотр документов. |
Разработаны не для всех работников. |
Не всегда четко разграничены полномочия и ответственность. |
средняя |
|
14. Наличие в организационной структуре кадровой службы. |
Опрос. Наблюдение. Просмотр документов. |
У
Окончание
таблицы 1 бухгалтером. |
Возможны упущения в учете кадров, так как нет одного сотрудника, ответственного за этот процесс. |
средняя |
|
15. Наличие системы обучения, повышения квалификации кадров. |
Опрос. |
Система обучения предусмотрена, в первую очередь для лиц, занимающихся торговым процессом; из работников бухгалтерии главный бухгалтер посещает семинары, консультации. |
Рекомендуется ввести систему повышения квалификации для остальных сотрудников Бухгалтерии. |
средняя |
|
16. Загруженность персонала бухгалтерии. |
Опрос. Наблюдение. |
Чрезмерная загруженность главного бухгалтера, загруженность остальных работников - периодическая. |
Зачастую загруженность бухгалтерии объясняется выполнением заданий директора и немецким руководством концерна. |
низкая |
|
17. Текучесть кадров. |
Опрос. |
Состав бухгалтерии за период, предшествующий проверяемому, неоднократно менялся. |
|
низкая |
|
18. Использование бухгалтерской отчетности для целей управления. |
Опрос. |
Используется, в основном, по директивам немецкого руководства. |
Рекомендуется расширить использование для целей самого предприятия. |
низкая |
|
Итоговая оценка надежности контрольной среды. |
|
|
|
средняя |