Аккредитованное негосударственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Московский финансово-юридический университет мфюа
Институт дистанционного образования
Специальность «Таможенное дело»
Контрольная работа по дисциплине:
«Основы документооборота в таможенных органах»
Вопрос:
1. Как определяются сроки хранения дел?
2. Как оформляется номенклатура дел?
Выполнил студент(ка):
Проверил тьютор: Соколов С.М.
Итоговая оценка:
Замечания:
Москва 2013
Оглавление
Введение………………………………………………………………….3
1. Определение сроков хранения дел………………………………….4
2. Оформление номенклатуры дел…………………………………….6
Заключение………………………………………………………………11
Список используемых источников…………………………………….12
Введение
Номенклатура дел – это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами. Каждый документ в номенклатуре имеет свой срок хранения.
Главным документом, на который мы можем и должны опираться, является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Приказ Министерства культуры от 25 августа 2010г. №550). Он включает документы, которые образуются при документировании общих для всех управленческих функций, выполняемых всеми организациями независимо от их сферы деятельности, масштабов и формы собственности. Сроки хранения документов, указанные в данном перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Сроки хранения отдельных документов устанавливаются не только в специальных перечнях, но и в законодательных и подзаконных актах, состав которых не систематизирован и постоянно пополняется.
В данной контрольной работе рассмотрим определение сроков хранения дел. Во второй части работы рассмотрим оформление номенклатуры дел.
1. Определение сроков хранения дел
Вся совокупность документов, образующихся в деятельности таможенного органа, составляет его документальный фонд.
Согласно Приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. N 160 «О типовой Инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах», документы, образующиеся в деятельности таможенного органа, по срокам хранения подразделяются на:
- документы временного срока хранения (до 10 лет включительно),
- документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет),
- документы постоянного хранения.
Документы постоянного хранения, т.е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение, составляют архивный фонд таможенного органа, являющийся составной частью Архивного фонда Российской Федерации.
Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности; порядок экспертизы ценности документов определен в разделе 10 вышеуказанной Инструкции.
Экспертиза ценности документов представляет собой отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов в таможенном органе проводится на разных стадиях:
- на стадии делопроизводства - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив;
- в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности таможенного органа, должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем таможенного органа. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с соответствующим архивным учреждением.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях таможенного органа ответственными за делопроизводство совместно с ЭК под методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел таможенного органа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и неоформленные копии документов, черновики и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного архива.