Документальное оформление ремонта и реконструкции

Расходы на ремонт и реконструкцию, как и другие расходы, признаваемые в целях налогообложения прибыли, должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Отметим, что гл. 25 НК РФ не содержит перечня документов, которыми подтверждаются данные затраты. Поэтому это могут быть любые первичные учетные документы о совершении хозяйственной операции (ремонта или реконструкции), соответствующие требованиям п. 1 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Рассмотрим, какими именно документами можно подтвердить расходы на ремонт и реконструкцию.

Документы, подтверждающие выполненный ремонт

Ремонт основного средства должен быть оформлен документами, обосновывающими необходимость выполнения таких работ и факт их осуществления. Обязательность проведения ремонтных работ можно подтвердить дефектной ведомостью, которая составляется непосредственно перед началом ремонта. Напомним, что данную ведомость организация обязана составлять только при создании резерва на ремонт основных средств. Основание - п. 69 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н (далее - Методические указания). Однако ее желательно иметь и в других случаях, поскольку именно этот документ подтверждает, что у данного основного средства имеются повреждения и неисправности, которые следует незамедлительно устранить. Наличие дефектной ведомости является дополнительным аргументом обоснованности и экономической оправданности расходов на ремонт и доказательством того, что в отношении данного объекта будет проводиться ремонт, а не реконструкция.

Примечание. Наличие дефектной ведомости или заключения эксперта о недостатках, которые нужно устранить, позволяет с большей вероятностью доказать правомерность отнесения произведенных затрат к расходам на ремонт (Постановления Президиума ВАС РФ от 17.08.1999 N 1965/99, ФАС Дальневосточного округа от 24.05.2010 N Ф03-3353/2010 по делу N А37-2221/2009, ФАС Поволжского округа от 21.09.2009 по делу N А55-20239/2008, ФАС Уральского округа от 28.11.2006 по делу N А47-17401/05 и ФАС Западно-Сибирского округа от 05.10.2005 N Ф04-6994/2005(15567-А46-33)).

Унифицированной формы дефектной ведомости нет. Поэтому она составляется по форме, разработанной и утвержденной организацией самостоятельно с учетом требований ст. 9 Закона N 129-ФЗ. В случае ремонта оборудования за основу можно взять форму N ОС-16 "Акт о выявленных дефектах оборудования", утвержденную Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

Примечание. При необходимости сложного и дорогостоящего ремонта для составления дефектной ведомости целесообразно соответствующим приказом руководителя создать комиссию из всех необходимых специалистов, включая технических.

Пример 3. Фасад офисного здания, принадлежащего ООО "Стандарт", требует капитального ремонта. Для выявления дефектов и повреждений, которые необходимо устранить в процессе ремонта, приказом руководителя организации была создана комиссия в составе начальника административно-хозяйственного отдела, главного инженера и техника. По результатам осмотра фасада составлена дефектная ведомость.

Образец дефектной ведомости приведен на рисунке.

Образец дефектной ведомости

Общество с ограниченной ответственностью "Стандарт"

Дефектная ведомость N 1

от 17.01.2011

Наименование объекта основных средств: фасад офисного здания ООО "Стандарт"

Место нахождения объекта: г. Москва, ул. Жемчужная, д. 25

В процессе осмотра фасада офисного здания выявлены следующие дефекты и повреждения, требующие капитального ремонта:

N п/п	Выявленные дефекты и повреждения	Объем дефектов и повреждений	Необходимые для устранения работы	Сроки устранения
1	Трещины и повреждения штукатурки наружных прямолинейных откосов по камню и бетону	50 кв. м	Ремонт штукатурки наружных прямолинейных откосов по камню и бетону цементно- известковым раствором с земли и лесов	I квартал 2011 г.
			Окраска акриловыми красками откосов с огрунтовкой	I квартал 2011 г.
2	Трещины штукатурки и краски фасада здания	780 кв. м	Перетирка штукатурки фасада с расчисткой старой краски	I квартал 2011 г.
		570 кв. м	Ремонт штукатурки гладкого фасада здания по камню и бетону с земли и лесов цементно-известковым раствором площадью отдельных мест до 5 кв. м толщиной слоя до 30 мм	I квартал 2011 г.
3	Трещины бетона карнизных плит	2,5 куб. м	Восстановление защитного слоя бетона карнизных плит	I квартал 2011 г.
4	Повреждения фундаментных и подоконных отливов, настенных желобов	870 пог. м	Замена фундаментальных и подоконных отливов, настенных желобов на оцинкованный металл с цветным покрытием (пластизол)	I квартал 2011 г.

Начальник административно-хозяйственного отдела Панов В.А. Панов

Главный инженер Васильев В.В. Васильев

Техник Игнатьев С.Ю. Игнатьев

Рисунок

Кроме дефектной ведомости, организация должна иметь приказ руководителя о проведении ремонта. В нем нужно указать исполнителей ремонтных работ (собственными силами, то есть хозяйственным способом, или с привлечением подрядных организаций), состав комиссии по организации ремонта и приемки из ремонта объекта основных средств, сроки проведения ремонта, ответственных лиц за подготовку объекта к ремонту, за организацию и проведение ремонта, а также обеспечение безопасности при проведении ремонтных работ и пуск объекта в эксплуатацию.

При проведении ремонта подрядным способом необходимо заключить договор подряда на проведение ремонтных работ со специализированной организацией и утвердить проектно-сметную документацию.

Если ремонт будет проводиться хозяйственным способом, то подтверждающими могут быть такие документы, как смета расходов на ремонт, план и график проведения ремонта. В этих документах следует указать наименование ремонтируемых объектов, подробный перечень и объемы работ (по видам), перечень и количество материалов, необходимых для ремонта. Кроме того, к подтверждающим документам относятся накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (по форме N ОС-2), счета и товарные накладные от поставщиков материалов, использованных для ремонта, накладные на отпуск материалов для ремонта, лимитно-заборные карты, требования-накладные на передачу материальных ценностей, расчетно-платежные ведомости на выплату зарплаты работникам, проводившим ремонт, бухгалтерские справки и др.

После окончания ремонта (независимо от того, выполнен он хозяйственным или подрядным способом) нужно заполнить форму N ОС-3 "Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств". В нем отражаются виды ремонтных работ и их стоимость.

Обратите внимание: выполненные ремонтные работы нельзя оформлять унифицированными формами N КС-2 <1> "Акт о приемке выполненных работ" и N КС-3 <1> "Справка о стоимости выполненных работ и затрат", так как они применяются при выполнении работ по реконструкции объектов основных средств.

--------------------------------

<1> Данные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100.

Помимо акта по форме N ОС-3, данные о выполненных работах нужно отразить в разд. 6 "Затраты на ремонт" инвентарной карточки учета объекта основных средств по форме N ОС-6. Во всех документах, подтверждающих подготовку, организацию и проведение ремонта, необходимо использовать формулировки, позволяющие однозначно квалифицировать выполненные работы как ремонтные. В связи с этим в названных документах нельзя использовать термин "реконструкция" или ссылку на него.

Примечание. Первичные документы по учету основных средств (включая формы N N ОС-2, ОС-3 и ОС-6) утверждены Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.