3. Побудуйте вступ.

У вступі формулюються питання, відповіді на яких дасть висновок. Вступ – це частина презентації, яка формує у слухачів перше враження про доповідача. Вступ покликаний висвітити мету вашої презентації і привернути увагу аудиторії, воно має бути коротким і інформативним. У вас не буде іншого випадку справити перше враження!

Найчастіше в стандартному вступі міститься вітання, представлення доповідача, домовленість про порядок проведення презентації і представлення теми презентації. Добре спрацьовує інтригуючий або несподіваний початок. Особливо це буде доречно, якщо треба розворушити аудиторію.

Вступ повинен відповісти на наступні питання:

• Чому саме ви збираєтеся говорити про це?

• Як довго продовжиться виступ?

• Яке відношення це має до аудиторії?

• Що представляє основна частина виступу?

4. Основна частина.

Основна частина – це наповнювач презентації (факти, цифри, докази, приклади, посилання і т.п.). Важливо продумати систему аргументації в основній частині презентації. Можуть згодитися стандартні заготовки типу:

• "результат досліджень показав..." (опис ситуації/аналізу/результату робіт...);

• "тому я пропоную..." (суть пропозиції);

• "в результаті ви отримаєте..." (результат/вигода, яку отримає аудиторія, прийнявши вашу пропозицію);

• "от як я можу це довести..." (характеристики продукту/ідеї, порівняння, статистика, посилання на авторитетні джерела...);

• "таким чином це доводить, що ви отримаєте/зможете..." (ще раз коротко про результат/вигоду для вашої аудиторії);

• "крім того, ви також зможете..." (перехід до наступного результату або висновку).

5. Додайте родзинку.

Щоб утримати увагу аудиторії, необхідно нею управляти. Пригадайте забавну історію, використовуйте жарт. Гумор – річ спонтанна, проте не зашкодять і деякі заготовки.

6. Розробіть демонстраційні засоби.

Пам'ятайте, що велику частину інформації і найбільш оперативно людина сприймає очима.

При підготовці наочних засобів корисно врахувати наступні рекомендації:

• У заголовках відображайте висновок з представленої на слайді інформації.

• Використовуйте слова, написані заголовними буквами, лише для коротких заголовків.

• Не поміщайте більше 5-6 рядків на слайді і 5-7 слів в рядку.

• Не використовуйте більше 2-3 кольорів на слайді.

• Контрастні кольори допомагають привернути увагу, підкреслити головне.

• Один і той же елемент на різних слайдах має бути одного кольору.

7. Забезпечте матеріал.

Не треба говорити за папірцем, але мати під рукою інформацію необхідно.

8. Пристосуйте презентацію до аудиторії.

Приводьте аргументи на прикладах, близьких аудиторії. У слухачів має створюватися відчуття, що ваша презентація підготовлена спеціально для них.

9. Продумайте свій зовнішній вигляд

Зовнішній вигляд доповідача повинен асоціюватися з тією соціальною групою, до якої аудиторія відноситься позитивно.

10. Репетируйте.

Жоден професійний актор не вийде на сцену без репетиції. Не вважайте, що ви підготовлені краще. Репетиція допоможе визволитися від занепокоєння і триматися впевненіше.

Є речі, які аудиторія ніколи не прощає: доповідач не підготовлений, не цікавий, не володіє надлишковим знанням по темі.

Проведення презентації

Дослідники університету Міннесоти (США) стверджують, що презентація, проведена стоячи з використанням демонстраційних засобів, підвищує вірогідність переконати аудиторію на 43%, тобто майже в півтора рази в порівнянні із звичайною розмовою "через стіл".

Цікавий також приклад дослідження, проведеного у Вартонськой школі бізнесу Пенсільванського університету. Доповідачі в двох аудиторіях намагалися переконати слухачів вкласти гроші в новий бізнес. У першій групі, де доповідач намагався переконати співбесідника, розмовляючи з ним через стіл, результати склали 58%. А там, де була проведена презентація, ефективність була 79%.

Засоби демонстрації можуть бути самі різні, але головний демонстраційний засіб – це доповідач.

Одну і ту ж презентацію, одні і ті ж слайди один прочитає так, що аудиторія слухатиме затамувавши подих, а іншій цю ж аудиторію занурить в летаргічний сон. Одній людині віритимуть, а іншій ні і так далі

Те, що залишиться в пам'яті слухачів після проведеної вами презентації, буде пов'язано не лише з вашими словами, але у великій мірі з вашими інтонаціями, а ще більше – з тим, що буде виражене невербальною мовою, тобто за допомогою жестів і міміки.

Згідно з дослідженням професора Каліфорнійського університету Альберта Мерабяна, із спільної дії презентації лише 7% визначається словами, які ви використовуєте, 38% тоном голосу і 55% – невербальним спілкуванням. Роль зовнішності доповідача, його поведінки, міміки і жестів дуже велика.

Якщо ви не захоплені темою своєї доповіді, краще взагалі не виступати. Неможливо переконати аудиторію в тому, в що не вірите самі (рис. 1). Ентузіазм означає не менше, ніж аргументи.

Мал. 1.  Неможливо переконати аудиторію в тому, в що не вірите самі

Наскільки цікава буде ваша презентація слухачам? Корисно оцінити цінність вашого виступу в термінах вартості згаяного ними часу. Чим більше аудиторія, тим вище має бути цінність вашої інформації для слухачів. Задайтеся простим питанням: "Якби вхід на презентацію був платним, скільки чоловік було б присутніх у залі?"

Будь-яку презентацію треба починати з усвідомлення її мети.

Дуже важливо налагодити контакт з аудиторією. Пам'ятайте, коли ви дивитеся в очі вашим глядачам, це забезпечує увагу. Підтримуйте візуальний контакт з аудиторією, відстежуючи увагу слухачів. Не відвертайтеся від аудиторії більш ніж на 45 градусів.

Не менш важлива мова презентації – використовуйте термінологію, органічну для даної аудиторії. Якщо звучатимуть спеціальні терміни, обумовте їх на початку виступу. Звертайтеся до інтересів аудиторії, використовуючи більше займенників "ви, вам, ваше...". Прагніть говорити, артикулюючи кожне слово, не проковтуючи закінчення слів і фраз. Для поліпшення дикції виділяйте останні склади слів і слова у фразах.

Взаємодія з аудиторією, відповіді на питання

Якщо поведінка вашої аудиторії погоджувальна, постарайтеся залучити слухачів в дискусію, ставлячи відкриті питання, звертаючись до їх досвіду. Якщо дозволяє об'єм аудиторії, зверніться до когось особисто. Якщо вас уважно слухають, відзначте це, виразіть подяку.

Якщо ставлення в аудиторії недоброзичливе, конфліктне, підкреслюйте свою пошану до слухачів, визнайте їх право на власну думку, підводьте аудиторію до потрібних вам висновків за допомогою заздалегідь підготовлених питань, відповідь на яких очевидна.

Контролюйте ситуацію. Не дозволяйте питанням перетворюватися на довгі монологи. Якщо промовець оспорює приведені вами факти в агресивній манері і переходить на підвищений тон, попросіть його представитися і після цього дайте можливість висловити свої міркування. При цьому постарайтеся зняти агресивність його тону, перефразувавши його питання. Погодьтеся з критикою в тій частині, де є "раціональне" зерно. Розбийте довге питання на ряд простих і дайте на них відповідь з фактами, звертаючись до всієї аудиторії, а не особисто до опонента.

Пам'ятайте, що стриманість, ввічливість і підкреслена пошана до себе і аудиторії – краща аргументація в разі некоректної поведінки ваших опонентів.

Мультімедіа-презентації та їхні переваги

Мультімедіа-презентація – це ефективний спосіб представлення інформації про ваші товари і послуги, програмні продукти, що розробляються, або пропоновані технології, яка вдало поєднує в собі функції довідника, буклету, каталогу і проспекту, разом узятих.

Мультімедіа-презентація може містити текст, графіку, звуковий і дикторський супровід, відеофрагменти і анімацію, а головне – може бути інтерактивною (керуватися доповідачем). Крім того, презентація за наявності доступу до Мережі може бути логічно пов'язана з Web-ресурсом і оперативно доповнюватися свіжою інформацією з сайту компанії.

Презентації можуть бути розміщені в Мережі, поширюватися по електронній пошті, на компакт-дисках (CD-ROM), використовуватися як додаток до товару і т.п. Рекламна презентація може демонструватися на виставках, в офісах, в торгівельних залах магазинів. Компакт-диск може бути оформлений як подарункове видання, з розповіддю про історію і досягнення компанії. У представницьких цілях може використовуватися компакт-диск, виконаний у вигляді візитної картки (VISIT-ROM).

Електронні презентації часто складають основу ділових нарад – вони допомагають ілюструвати інформаційні повідомлення і направляти хід дискусій і зрештою – приймати правильні рішення. Вони можуть використовуватися в публічних виступах на виставках, конференціях семінарах і т.п.

Створення презентації переважно охоплює чотири основні етапи (мал. 2).

Мал. 2.  Основні етапи створення презентації

Спочатку необхідно спланувати загальний вид презентації, при цьому програма повинна нагадати, які етапи доцільно включити в створення презентації вибраного типу. Потім варто відредагувати тексти презентації і помістити малюнки. На даному етапі програма має надати зручні засоби редагування текстів і малюнків. Крім того, сучасні презентації повинні надавати змогу використовувати спеціальні ефекти, що визначають тип демонстрації. Поява кожного нового слайду може супроводжуватися тим або іншим анімаційним ефектом. Наприклад, слайд може розчинятися на екрані, "вилітати" з нього або навіть розпадатися на частини.

Природно, програма має забезпечувати виведення презентації на друк. Найпоширенішим сьогодні засобом створення презентацій є програма PowerPoint, що входить в офісний пакет MS Office.