Розділ 6. Робота з базами даних в Excel

Базою даних (БД) в Excel ми будемо називати ЕТ, організовану за певними правилами. БД в Excel розташовується на одному аркуші. Основними операціями в ній є операції сортування (упорядкування і фільтрації (відбір даних за різними критеріями).

6.1. Основні поняття й правила створення бд

Записи – рядки в БД. Між записами в БД не може бути порожніх рядків.

Поля - стовпці в БД. Всі комірки стовпця повинні мати однотипні дані (текстові, числові та ін.) і однаковий формат.

Ім'я поля – унікальний заголовок поля (наприклад, Прізвище або Місто). Заголовок БД – перший рядок БД. Після заголовку не може бути порожнього рядка. Наведемо приклад фрагменту БД.

Рис. 6.1 - Фрагмент БД

Форми в БД

БД може вводитися із клавіатури, як звичайна таблиця, так і за допомогою форм. Форма викликається командами меню Дані, Форма і являє собою бланк, за допомогою якого можна редагувати й доповнювати записи, виконувати пошук записів у БД за заданим критерієм (рис. 7.2).

Номер першого запису

Додавання запису

Вилучення запису

Повернення до запису

Вперед до запису

Пошук запису за критеріем

Вихід з форми.

Сортування записів у бд за критеріями

Записи в БД можна сортувати за значеннями комірок одного або декількох полів за зростанням або спаданням.

Порядок сортування:

1. Помістити курсор у будь-якій комірці БД і виконати команди меню Дані, Сортування. З'являється вікно Сортування діапазону.

2. Обрати необхідне поле для сортування.

3. Обрати перемикач - за зростанням або спаданням.

4. Клацнути кнопку ОК.

Примітка. Сортування по декількох полях виконується з використанням додаткових пунктів вікна Сортування діапазона.

6.2. Застосування команди Автофільтр Команда Автофільтр виконує відбір записів за критеріями одного поля.

Порядок фільтрації:

1. Помістити курсор миші в будь-яку комірку БД.

2. Виконати в меню команду Дані, обрати Фільтр і клацнути Автофільтр. Після цього в кожному стовпці БД з'являються кнопки для розкриття списків з ознаками відбору.

3. О

   

   Рис. 6.3.

   брати поле для критерію фільтрації (наприклад, поле Рік народження ) і клацнути кнопку розкриття. Розкривається список, у якому обрати критерій (наприклад, 1980 ). На екрані залишаться всі записи із критерієм 1980 .

4. Для повернення до вихідної таблиці (у режимі фільтрації) виконати команди: Дані, Фільтр, Відобразити все.

5. Вихід з режиму Автофільтр – виконати повторно команди Дані, Фільтр, Автофільтр .

Додаткові пункти списку, що розкривається, команди Автофільтр : Всі, Перші 10 ,…:( мал. 7.3)

1. Пункт Все – дозволяє скасувати фільтрацію по даному стовпцю .

2. Пункт Перші 10 – викликає діалогове вікно, за допомогою якого можна вивести задану кількість записів з найбільшим (або найменшим) значенням критерію по даному полю.

3. Пункт Умови – викликаємо діалогове вікно, в якому можемо встановити вибірку записів з використанням логічних функцій И , а також ИЛИ.

6.3. Застосування команди Розширений фільтр

Команда Розширений фільтр дозволяє виконати відбір записів за критеріями декількох стовпців. Запишемо загальні положення застосування команди Розширений фільтр:

1. Перед БД створити таблицю умов відбору, що складається зі скопійованого заголовка БД і необхідної кількості рядків, у яких записати умови відбору. В умови відбору може входити кілька умов, що накладаються на стовпці. Помістити курсор миші в будь-яку комірку БД.

2. Виконати команди Дані, Фільтр, Розширений фільтр. Використовувати діалогове вікно Розширений фільтр для вказування вихідного діапазону БД, діапазону умов і куди виводити результати відбору.

3. Вихід з режиму Розширений фільтр – команди Дані, Фільтр, Відобразити все.

Приклад. Нижче представлена підготовлена частина БД із діапазоном умов :

Рис. 6.4 - БД і умови відбору розширеного фільтра

Рис. 6.6 - Результати фільтрації по команді Розширений фільтр