3.5 Правила ведения деловой переписки

Многим кажется, что нет ничего проще, чем написать обычное деловое письмо. Но на самом деле здесь существует масса правил и подводных камней.

Письмо - это прежде всего документ. Во многих случаях письмо гораздо эффективнее, чем телефонный звонок: большинство людей лучше воспринимают информацию визуально, а не на слух. Кроме того, к письму всегда можно вернуться и перечитать еще раз. Если говорить о традиционной деловой переписке, то ее можно разделить на официальную и личную. Личная - это, например, рекомендательные письма, благодарности, поздравления, соболезнования. Кроме того, письма бывают разными по содержанию: просьба, приглашение, запрос, гарантийное, сопроводительное, рекламное и т. п. Любой из этих документов можно отправить обычной почтой, по факсу, электронной почте и т. д.

Для деловой переписки неличного характера стандартным считается обращение "Уважаемый", которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой - просто по имени. Если вы знаете партнера лично, можете обратиться так: "Уважаемый Андрей Петрович", не знаете - "Уважаемый господин Смирнов". Кстати, в обращении к человеку слово "господин" сокращать до "г-н" нельзя. И ни в коем случае нельзя писать "Уважаемый господин Смирнов А. П.". Либо "Андрей Петрович", либо "господин Смирнов". Верх невежливости - перевирать фамилию лица, которому адресовано письмо.

Информация, изложенная в документе, должна быть объективной, полной и достоверной. Если вы хотите, чтобы вас запомнили, чтобы составилось хорошее впечатление, письмо должно легко читаться и эстетично выглядеть. Неровные строчки, вписывания от руки смотрятся неряшливо - в этом случае письмо надо перепечатать. Следите за интервалами, пробелами, сокращениями. Обращайте внимание на то, чтобы терминология была понятна деловому партнеру. Кроме того, деловое письмо всегда нейтрально. Оно должно демонстрировать уважение к партнеру, даже если вы напоминаете ему о просроченном долге.

Изучив правила ведения деловой переписки в России и Японии, я могу сделать вывод, что во всем мире существуют общие, строго установленные правила ведения деловой переписки, и различий в отношении деловой переписки нет.

3.6 Дресс-код для оффициальных мироприятий и в деловой среде.

В нашей стране, как и во всем мире, помимо общения, принято говорить на общем языке дресс-кода. Это один из символических языков общения, знание которого указывает на заинтересованность в контакте и умение договариваться.

У нас весьма популярен нестандартный дресс-код, то есть не принятый в международной практике, а придуманный организаторами события, например Total Black (в черном с ног до головы). Помимо указаний на форму одежды, на пригласительных карточках вы можете найти другие важные условные знаки, такие как: S.t. (sine tempore)— точно, вовремя, без опоздания; C.t. (cum tempore) — с опозданием не более чем на четверть часа; RSVP (Reponse S'il Vous Plait) — просьба ответить. Игнорирование последнего является самым большим нарушением светского этикета.

Если вас зовут на презентацию, бал или прием, вне зависимости от того, собираетесь вы присутствовать или нет, прежде всего, позвоните или напишите ответ. Ваш ответ должен быть доставлен не позже кануна торжества. Если в приглашении не указано «На два лица» и отдельно не оговорено желательное присутствие супруги, являться лучше без сопровождения. Деловые мероприятия также не предполагают присутствие супруги, если только она не является участницей бизнеса. Как правило, спутницу необходимо приводить на увеселительные светские мероприятия – балы, благотворительные вечера, концерты, ужины.

В одежде японцев очень ощутимы стремление к унификации, желание не выделяться, свойственные национальному характеру, а также традиции корпоративной «командной» этики, где все едины. Стиль костюма и внешнего вида в японском деловом мире весьма консервативен. Вероятно, соответствие определенным правилам в одежде распознается как принадлежность к тому же самому деловому сообществу, кругу людей, с которыми «можно иметь дело». При контакте с японскими бизнесменами костюм и галстук обязательны, однако галстук может быть и самой радикальной расцветки, если костюм строгий — это не вызовет особого удивления. Одежда должна быть чистой, особенно ботинки. В самой Японии 99% сотрудников компаний ходят на работу в черных лакированных ботинках. Учитывая тот факт, что в доме японцы ходят без обуви, ей придается также церемониальный смысл защиты и чистоты помыслов. Однако, если чистая одежда на вас немного помята, в Японии это не вызовет осуждения — значит, вы «горите на работе».