Ответы к экзамену

1.

Зарождение управления проектами как самостоятельной сферы деятельности относят к 30-м годам XX века и связывают с разработкой специальных методов координации выполнения крупных проектов в СЩА: авиационных и нефтегазовых. В 1937 году в США была реализована первая разработка по матричной организации управления для осуществления сложных проектов в этих корпорациях.

Необходимость в самостоятельной дисциплине «Управление проектами» была осознана в развитых странах Запада с рыночной экономикой в 50-х гг. Это было вызвано массовым ростом масштабов проектов и тем, что понятие успешности проекта стало измеряться, в первую очередь, соответствием его окончательной стоимости объему выделенных средств, экономией и размерами прибыли. В 1956 г. была образована исследовательская группа для разработки методов и средств управления проектами.

2.

Организационный проект - пакет документов, содержащий необходимые сведения о целях и задачах, инвестиционных и других проектах и программах, предполагаемых экономическом, социальном и других результатах деятельности, а также иные сведения, необходимые для принятия решения о регистрации компании.

Формирование структуры управления обеспечивается в процессе организационного проектирования - ведущего метода формальной организации целостных систем. Продуктами организационного проектирования являются любые организационные нововведения структурного и процессного характера.

Организационное проектирование - это процесс нахождения соответствия между ключевыми элементами организации (структура, люди, задачи, системы решений и поощрений, неформальная организация и культура) и ее стратегией, который приводит к успеху. [15, c. 13]

Организационное проектирование должно учитывать не только изменение внутренних факторов, но состояние и развитие внешней среды организации. Структура организации носит ситуационный характер и модифицируется при изменении ситуации. Проектирование организации - постоянный поиск наиболее эффективных переменных. Факторы, которые оказывают влияние на этот процесс, по многочисленным исследованиям, проявляются ситуативно.

3.(?)

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ПРОЕКТ

- программа действий, мер по осуществлению конкретного, предметного социально-экономического замысла, например, по обновлению производства, освоению добычи полезных ископаемых, выпуску и продаже новых товаров.

4.

Социа́льный прое́кт — сконструированное инициатором проекта нововведение, целью которого является создание, модернизация или поддержание в изменившейся среде материальной или духовной ценности, которое имеет пространственно-временные и ресурсные границы, воздействие которого на людей считается положительным по своему социальному значению^[1].

Субъекты социального проектирования: отдельные личности, организации, трудовые коллективы, социальные институты, специально созданные проектные группы. Неотъемлемая черта субъекта проектирования — его социальная активность.

Объекты социального проектирования:

• человек как индивид общества со своими потребностями, интересами, ценностными ориентациями, установками, социальным статусом, ролями в системе отношений;

• разнообразные элементы и подсистемы социальной структуры общества (социальные группы, трудовые коллективы);

• разнообразные общественные отношения (управленческие, нравственные, политические, идеологические, семейно-бытовые, межличностные, эстетические).

Современное социальное проектирование — это один из самых эффективных способов развития гражданского общества. 

5.

Технический проект — совокупность конструкторских документов, которые должны содержать окончательные технические решения, дающие полное представление об устройстве разрабатываемого изделия, и исходные данные для разработки рабочей документации.

Технический проект после согласования и утверждения служит основанием для разработки рабочей конструкторской документации. Он составляется на основе утвержденных технического задания и эскизного проекта. Это наиболее важный этап проектирования.

На стадии разработки технического проекта должны приниматься окончательные решения. Технический проект должен охватывать как базовое изделие, так и его возможные размерные и конструктивные модификации.

6.

Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты.

Система определяется как комплекс некоторых элементов, находящихся во взаимодействии между собой и с внешней средой. Поэтому будет уместным дать следующее определение проекта как системы.

Проект — это совокупность определенных элементов (объектов материального и нематериального характера) и связей между ними, обеспечивающая достижение поставленных целей.

В рамках системного подхода к управлению проектами используются методы декомпозиции (выявление отдельных элементов) и структуризации (изучение взаимосвязей между элементами проекта, а также между проектом и внешней средой). С позиций системного подхода управление проектами представляет собой определение, установление, регулирование и развитие связей между элементами проекта, обеспечивающие достижение поставленных перед проектом целей. В более широком контексте, системный подход, системная методология, системное проектирование отражают реальный процесс интегрирования знаний и деятельности, науки и социальной практики в проектной культуре.

7.

Форма, наименование и содержание документов могут отличаться в различных проектах и зависят от специфики проекта, договорных требований или требований организации, в рамках которой проект реализуется. Документами необходимо управлять в соответствии со следующими требованиями: - документы должны быть утверждены до их применения; - необходимо обеспечить анализ актуальности документов и их своевременное обновление по мере необходимости; - необходимо обеспечить наличие актуальных версий документов в местах их применения; - необходимо обеспечить сохранение документов в течение установленных сроков и возможность их восстановления; - необходимо обеспечить уровень конфиденциальности документов согласно требованиям заказчика и других заинтересованных сторон проекта; - необходимо обеспечить предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и соответствующую идентификацию устаревших документов, оставленных для определенных целей.

8.(?)

9.(?)

Жизненный цикл проекта — последовательность фаз проекта, задаваемая исходя из потребностей управления проектом.

 Жизненный цикл проекта имеет 5 групп процессов:

1. Инициализация

2. Планирование

3. Выполнение

4. Контроль и мониторинг

5. Завершение

10. (?)

11.

Внешними факторами являются:

политические — политическая стабильность; поддержка проекта правительством; национальные проявления; торговый баланс со странами-участниками; участие в союзах;

экономические — структура национального хозяйства; виды ответственности и имущественные права, в том числе на землю; тарифы и налоги; страховые гарантии; уровень инфляции и стабильность валюты; распространенность банковской системы; источники инвестиций и капитальных вложений; степень свободы предпринимательства и хозяйственной самостоятельности; распространенность рыночной инфраструктуры; уровень цен; состояние рынков: сбыта, инвестиций, средств производства, сырье и продуктов, рабочей силы и др.;

социальные — условия и уровень жизни; уровень образования; свобода перемещения в пределах страны и за границу; адекватность трудового законодательства общественным изменениям; запрет забастовок; здравоохранение и медицина; условия отдыха; общественные организации; средства массовой информации; отношение местного населения к проекту;

правовые — права человека; права предпринимательства; права собственности; законы и нормативные акты о предоставлении гарантий и льгот;

научно-технические — уровень развития фундаментальных и прикладных наук, информационных технологий и компьютеризации, промышленных и производственных технологий; состояние энергетических и транспортных систем; связь; коммуникации;

культурологические — уровень образованности; история; культурные традиции; религия; культурные нужды жизнеобеспечения; работа; отдых; спорт и др.; уровень требований к качеству результатов и условий работы;

природные и экологические — природно-климатические условия: температура, осадки, влажность, ветры, высота над уровнем моря, сейсмичность, ландшафт и топография и др.; природные ресурсы; расположение и связь с транспортными сетями; стандарты по качеству воздушного пространства, водных источников и грунтового покрытия; санитарные требования к окружающей среде; законодательство по защите окружающей среды; характеристика тенденций и состояния экологических систем: воздуха, воды, грунта;

инфраструктурные — средства транспорта, связи и коммуникаций, перевозка грузов; сети ЭВМ и информационные системы; энергообеспечение; коммунальные службы; сырье и услуги; сбытовая сеть, логистика, материально-техническое снабжение; промышленная инфраструктура; обслуживающие системы и др.

12.(?)

13.

Инициация (начальная стадия проекта) - начинается от появления идеи проекта и продолжается до принятия решения об участии или неучастии компании в этом проекте. Инициация (старт) проекта проходит через следующие стадии:

-Определение проблемы, которую необходимо решить, или возможности, реализация которой даст компании преимущество на рынке;

-Обозначение измеримого ожидаемого результата проекта;

-Анализ достижимости целей проекта;

-Принятие решения о старте/отмене проекта;

-Определение приоритетности проекта;

-Назначение менеджера проекта;

-Фиксация точки старта проекта.

Концепция проекта разрабатывается на основе анализа потребностей бизнеса. Главная функция документа - подтверждение и согласование единого видения целей, задач и результатов всеми участниками проекта. Концепция определяет, что и зачем делается в проекте. Концепция проекта это ключевой документ, который используется для принятия решений в ходе всего проекта, а также на фазе приемки - для подтверждения результата. Она содержит, как правило, следующие разделы:

-Название проекта

-Цели проекта

-Результаты проекта

-Допущения и ограничения

-Ключевые участники и заинтересованные стороны

-Ресурсы проекта

-Сроки

-Риски

-Критерии приемки

-Обоснование полезности проекта

Разработка концепции проекта имеет принципиальное значение для всех сторон, участвующих в проекте и для его успешного выполнения.

14. (?)

15.

Основная цель планирования - интеграция всех участников проекта для выполнения комплекса работ, которые обеспечивают достижение конечных результатов проекта.

Планирование представляет собой совокупность действий, которые предусматривают определение целей и параметров взаимодействия между роботами и организациями-участниками, распределение ресурсов и выбор других организационных, технологических и экономических решений, которые обеспечивают достижение поставленных в проекте целей. Традиционно в методологии управления проектами сформированная, в соответствии с фундаментальными уровнями управления, следующая система планов:

1. Концептуальный (Определяются цели, задачи проекта, рассматриваются альтернативные варианты действий по достижению намеченных результатов с оценкой отрицательных и положительных аспектов любого варианту, устанавливаются концептуальные направления реализации проекта, включая описание предметной области, укрупненной структуры работ, логики их развития, основные вехи, предшествующую оценку продолжительности, стоимости и потребности в ресурсах.)

2.Стратегический (Определяет:

* целевые этапы и основные этапы, которые характеризуются сроками введения объектов, производственных мощностей, объемами выпуска продукции;

* этапы проекта, которые характеризуются сроками завершения комплексов работ (нулевой цикл, монтаж каркасу и др.), сроками поставки продукции (оснащение), сроками подготовки фронта работ;

* кооперацию организаций исполнителей;

* потребности в материальных, технических и финансовых ресурсах с распределением по годам, кварталам)

3. тактический, который в свою очередь включает:

• текущий - уточняет сроки выполнения комплексов работ, потребности в ресурсах, устанавливает четкие границы между участками работ, за выполнение которых отвечают разные организации-исполнители, в разрезе года и квартала;

• оперативный - детализирует задача участникам на месяц, неделя, пору по комплексам работ.

3. Функциональный - Разрабатывается на каждый комплекс работ (подготовительные работы, проектно-исследовательские робот, поставка материалов т оснащение, строительство, пусковой период и освоение производственных мощностей) или на комплекс работ, которые выполняются одной организацией.

16.

Паспорт проекта - это специальное приложение, которое содержит общую характеристику проекта. В паспорте содержится список следующих участников или заинтересованных сторон проекта:

Заинтересованные стороны проекта – это лица, чьи интересы (коммерческие или социальные) прямо либо косвенно могут быть затронуты в ходе разработки, реализации и завершения проекта.

Заказчик (инициатор) – является пользователем результата проекта, заинтересованным в достижении основной цели проекта. Заказчиком может быть физическое лицо или группа лиц, а также юридическое лицо (коммерческая организации) часто являющееся собственником результата проекта. Например, заказчик, он же будущий собственник строящегося продуктового супермаркета.

Инвестор – осуществляет финансирование проекта и заинтересован в получении экономических «выгод». Инвесторами могут быть коммерческие банки, физические лица и т.д. Важно отметить, что заказчик тоже может быть инвестором.

Спонсор – способствует реализации проекта при помощи дополнительного финансирования, организаторской помощи, юридической поддержкой и т.д. Например, органы государственной власти, инвестиционные фонды и т.д.

Руководитель проекта (проект менеджер) – это участник проекта, которому делегированы особые полномочия по управлению деятельностью, направленной на достижение целей проекта.

Команда проекта – это совокупность действующих как единое целое участников проекта, которые обеспечивают под руководством проект менеджера достижение целей проекта.

Подрядчик (субподрядчик) – лицо, выполняющее определённые работы проекта на основании договора подряда. Например, строительная организация.

Поставщик – это лицо, поставляющее материалы, сырьё, полуфабрикаты, продукты или услуги для реализации работ проекта.

Потребитель – лицо, покупающее или использующее результат проектной деятельности (продукт). Например, покупатель квартиры в строящемся многоэтажном доме.

Могут быть выделены и другие заинтересованные стороны проекта: лицензиар, проектировщик и так далее.

17.

Важнейшим элементом планирования является разбиение проекта на отдельные задачи, подзадачи и действия с дальнейшей оценкой сроков, ресурсов и порядка их выполнения. Этот элемент планирования называют структурной декомпозицией работ (СДР, или WBS - Work Breakdown Structure). СДР – это иерархическая декомпозиция и организация деятельностей (задач, подзадач, действий), необходимых для удовлетворения целей проекта. Организация и уровень детализации деятельности будут способствовать оценке, распределению работ и дальнейшему управлению.

СДР помогает сделать цели проекта управляемыми. Хотя проект может состоять всего из нескольких сотен задач, но уже ими практически невозможно будет руководить, если они будут находиться в одной куче. СДР служит идее организации задач с целью упрощения работ по оцениванию, распределению, координированию и пересмотру.

На деятельностях, определенных в СДР базируются планы проекта, включая:

• Календарный план-график проекта

• План распределение ресурсов

• Бюджетный план

• План управления качеством

• План управления рисками

18.

Под сетевым планированием и управлением (СПУ) принято понимать графическое изображение комплекса взаимосвязанных проектных работ, отражающее их логическую последовательность, взаимозависимость и планируемую продолжительность с целью его использования в оперативном управлении ходом работ при реализации проекта.

Сетевое планирование и управление основывается на (разработанных практически одновременно и независимо друг от друга) двух методах: методе критического пути МКП (СРМ— Critical Path Method) и методе оценки и пересмотра планов ПЕРТ (.PERT — Program Evaluation and Review Technique).

Планирование и управление в системах СПУ осуществляется с помощью сетевого графика (плана, модели).

Сетевой график (план, модель, сеть) — графическое изображение комплекса взаимосвязанных проектных работ (технологических операций), выполняемых в определенной последовательности.

19.

Календарное планирование в управлении проектами – это ключевой и важный процесс, результатом которого является утвержденный руководством  компании календарный план проекта (часто его называют еще планом-графиком, календарным графиком, планом управления проектом). Цель календарного планирования – получить точное и полное расписание проекта с учетом работ, их длительностей, необходимых ресурсов, которое служит основой для исполнения проекта.

Календарное планирование включает в себя:

• планирование содержания (scope) проекта и построение СДР - структурной декомпозиции работ, или WBS (Work Breakdown Structure)

• определение последовательности работ и построение сетевого графика;

• планирование сроков, длительностей и логических связей работ и построение диаграммы Ганта;

• определение потребности в ресурсах (люди, машины и механизмы, материалы и т.д.) и составление ресурсного плана проекта;

• расчет затрат и трудозатрат по проекту.

20. (?)

21.

Управление изменениями – это процесс анализа предложенных изменений в проекте, будь то изменение результата проекта (конечного продукта), бюджета, длительности, требований к качеству, состава участников и проч. Также в процесс управления изменениями входит составление запросов на изменение, их утверждение и исполнение, а также работа комитета по изменениям.

Таким образом, если в силу каких-то обстоятельств (например, наступили предусмотренные или непредусмотренные риски) возникает необходимость что-то изменить, необходимо это изменение оценить, ознакомить с ним всех заинтересованных лиц и команду проекта и утвердить его, то есть учесть в плане проекта, документации и т.д.

22.

Обеспечение качества – комплекс управленческих мероприятий, носящих систематический характер и направленных на обеспечение всеми участниками проекта требуемых характеристик качества.

Полномочия и ответственность отдельных лиц и организаций, осуществляющих деятельность, влияющую на качество проекта, должны быть четко установлены и закреплены документально в рамках специальной программы обеспечения качества проекта. В ней находит отражение стратегия обеспечения качества проекта. 

23.(?)

24.

Содержание проекта предъявляет требования по оптимальной организационной структуре проекта с точки зрения внутреннего организационного устройства, т.е., с точки зрения разделения труда. Под «вертикальным» разделением труда понимается не традиционное рассмотрение организации по уровням иерархии, а разделение труда в зависимости от участия в процессах принятия решений и в процессах управления. Под «горизонтальным» разделением труда понимается структура деятельности сотрудников организации в зависимости от их участия в горизонтальных, технологических процессах выполнения работ.

В зависимости от содержания проекта его организационная структура может быть отнесена к одному из следующих типов:

· вертикальная (функционально-административная, дивизиональная);

· горизонтальная (проектно-целевая);

· матричная (смешанная).

Функциональная организационная структура – это классический тип иерархической организационной структуры предприятия. На предприятиях с таким типом организационной структуры управление по проектам практически не используется.

Проектно-целевая структура возникает тогда, когда вся деятельность организации концентрируется на выполнении определенного проекта. При этом все другие структурные обслуживающие образования либо отсутствуют, либо имеют вспомогательное значение. Проектные структуры обычно имеют четкую границу с «материнской» организацией и взаимодействуют с ней только на самом высоком уровне либо функционируют автономно от структур участников проекта.

Матричная организационная структура является комбинацией функциональной и проектно-целевой структур и может принимать разнообразные формы. Матричные организационные структуры обычно различаются по полноте полномочий руководителя проекта, по количеству вовлекаемых в проектную деятельность организационных ресурсов, существованию и роли постоянного штата по управлению проекта.

25.

Помимо системы взаимоотношений участников и содержания проекта, на его организационную структуру накладывает определенные требования внешнее окружение. Чем оно динамичнее, тем более гибкой и адаптивной должна быть организационная структура проекта. Чем стабильнее и прогнозируемее внешняя среда, тем эффективнее в применении «жесткие», механистические, бюрократические организации.

Любая организационная структура может быть реализована в различных по возможности адаптации вариантах. Здесь все зависит от степени регламентированности деятельности сотрудников, т.е., количества и детальности существующих правил и процедур выполнения работ, а также той степени, в которой сотрудники придерживаются этого документированного порядка. Это свойство можно обозначить как «уровень структуризации». В принципе, может существовать функциональная структура, которая по уровню структуризации значительно ниже, чем матричная структура, имеющая высокий уровень формализации внутренней деятельности.

Таким образом, по степени структуризации организационные структуры можно разделить на механистические и органистические.

26.

Фаза завершения проекта включает проведение эксплуатационных испытаний, сдачу проекта и закрытие контракта. Завершение проекта может наступить в результате выполнения всех работ по проекту, либо в результате решения о прекращении работы по незавершенному проекту.

1 этап - проведение эксплуатационных испытаний.

Цель проведения эксплуатационных испытаний - получение точных данных, характеризующих уровень результатов, достигнутых в результате выполнения работ по проекту. в ходе эксплуатационных испытаний выявляются фактические эксплуатационные характеристики работы оборудования, которые подтверждают или опровергают правильность выбранной технологии.

2 этап - сдача проекта и закрытие контракта.

Основные мероприятия по закрытию контракта:

· проверка финансовой отчетности;

· паспортизация;

· выявление невыполненных обязательств;

· завершение невыполненных обязательств;

· гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

27.

Эффективное управление проектами непосредственно связано с уровнем квалификации его участников: управляющий проектом, команда проекта, вспомогательные единицы. Управление проектами - это работа группы людей, максимально сконцентрированных на достижение цели проекта.

Количество и состав участников проекта варьируются от одного до нескольких сотен и тысяч в зависимости от сложности и масштабности проекта.

28. (?)

29.

Управляющий (менеджер) проекта — главная фигура в процессе управления проектом. Управляющий — ответственный за управление проектом и результаты его осуществления.

Управляющий проектом обычно выполняет следующие функции:

• формирует команду проекта;

• разрабатывает план проекта и обеспечивает достижение требуемых результатов;

• разрешает межличностные конфликты;

• разрешает вопросы распределения ресурсов на всех уровнях организации;

• проводит переговоры;

• устанавливает все необходимые коммуникационные связи;

• формирует интегрированную систему контроля изменений в проекте;

• расставляет приоритеты;

• участвует в подборе, подготовке и мотивации персонала;

• формирует благоприятную атмосферу в команде.

Для успешной работы управляющий проектом должен соответствовать некоторым требованиям, например: уметь взаимодействовать со специалистами различного уровня, профиля и квалификации; понимать основные цели проекта; иметь поддержку высшего руководства; обеспечивать надежную информационную поддержку проекта; разбираться в людях и быть, по возможности, гибким в отношении всех аспектов проекта.

30.

Команда проекта — временная группа специалистов, создаваемая на период выполнения проекта. Основная задача этой группы — обеспечение достижения целей проекта. Создается целевым образом на период осуществления проекта. Включает также всех внешних исполнителей и консультантов.

Команда управления проектом — члены команды проекта, которые непосредственно вовлечены в управление проектом, включая представителей некоторых участников проекта и технический персонал. В небольших проектах эта команда может включать в себя практически всех членов команды проекта.

Главная задача команды управления проектом — осуществление функций управления проектом для эффективного достижения целей проекта. Команды проекта могут существовать на разных уровнях организации: совет директоров, группы менеджеров, занимающихся планированием или реорганизацией, проектные группы.

31.

Руководство — это лишь часть управленческой деятельности, причем именно та ее часть, - в которой различные управленческие вопросы решаются воздействием на подчиненных.

Различение понятий «руководство» и «лидерство» связано с существованием в любой организации двух типов отношений — формальных и неформальных. Лидерство — это процесс воздействия на людей, порожденный системой неформальных отношений, а руководство подразумевает в первую очередь наличие четко структурированных формальных (официальных) отношений, через которые оно и реализуется. Роль руководителя как бы предзадана формальной структурой, его функции, как правило, четко определены, право на применение санкций не оспаривается и т. д. Лидерство, напротив, формируется спонтанно, стихийно, на уровне полуосознанных психологических предпочтений.